Lösningen VAT in the Digital Age (ViDA)

Initiativet VAT in the Digital Age (ViDA) är ett förslag från den Europeiska kommissionen om att modernisera och förbättra EU:s momssystem. Detta initiativ syftar till att göra momssystemet mer företagsvänligt, motståndskraftigt mot bedrägerier och bättre anpassat till den digitala ekonomin.

Här är de viktigaste delarna av ViDA-initiativet:

1. Uppdaterade regler för plattformsekonomin: Plattformar som levererar tjänster som persontransport och korttidsboende kommer att ha ansvaret för att samla in och betala in moms när deras användare inte gör det. Detta säkerställer en enhetlig metod inom hela EU och förenklar regelefterlevnad för småföretag.
2. En enda momsregistrering: Förslaget bygger på den befintliga modellen OSS (One Stop Shop) och gör det möjligt för företag som säljer till konsumenter i ett annat EU-land att uppfylla sina momsskyldigheter via en onlineportal i ett EU-land.
3. Digital rapportering i realtid (DRR): Detta handlar om att införa digital rapportering i realtid för gränsöverskridande handel baserat på e-fakturering. Denna förändring syftar till att motarbeta momsbedrägerier och sänka företagens administrativa kostnader.

Dessa åtgärder är utformade för att hjälpa EU-länderna att samla in mer moms, motverka bedrägerier och göra momssystemet mer effektivt för företag – särskilt små och medelstora företag.

ViDA innebär flera tekniska förändringar för e-fakturering, vilka syftar till att modernisera och effektivisera momsprocesserna inom hela EU. Här är de viktigaste förändringarna:

1. Obligatorisk e-fakturering: Från och med juli 2030 kommer e-fakturering att bli obligatoriskt i samband med gränsöverskridande transaktioner business-to-business (B2B) och business-to-government (B2G) inom EU. E-fakturor måste utfärdas i ett standardiserat format (i allmänhet enligt EU-standarder som EN16931) och inom tio dagar efter leverans.

2. Digital rapportering i realtid: Införandet av digitala rapporteringskrav (DRR) kommer innebära att företag måste rapportera uppgifter om e-fakturering till skattemyndigheter i realtid. Detta syftar till att motverka momsbedrägerier och förbättra effektiviteten i skattesystemet.

3. Periodisk sammanställnings försvinner: Den periodiska sammanställningen, som företagen för närvarande använder för att rapportera gränsöverskridande försäljning, kommer att fasas ut. Istället kommer nödvändiga uppgifter att samlas in genom de nya systemen för e-fakturering och digital rapportering.

4. Samtrafik och standardisering: Initiativet främjar samtrafik och standardisering av system för e-fakturering inom EU:s medlemsländer, vilket gör det lättare för företag att följa momsreglerna oavsett var de är verksamma inom EU.

Ändringarna syftar till att öka transparensen, minska det administrativa arbetet och motverka momsbedrägeri på ett mer effektivt sätt.

Företag kommer behöva gå över till e-fakturering för gränsöverskridande transaktioner inom EU. Detta innebär att traditionella pappersfakturor inte längre kommer att vara nog, utan företag måste införa system och lösningar för e-fakturering som uppfyller EU-standarderna. 

Dessutom kommer införandet av krav på digitala rapporteringar i realtid att innebära att företag måste rapportera fakturauppgifter till skattemyndigheterna omgående. Detta kommer innebära att system för e-fakturering måste kunna integreras med myndigheternas plattformar.  

Vi driver ett öppet, globalt nätverk som gör det möjligt för företag att utbyta elektroniska fakturor och andra affärsdokument på ett säkert sätt och i enlighet med gällande regler. Detta nätverk är kopplat till olika statliga plattformar för e-dokument och bidrar till efterlevnad av bestämmelser för e-fakturering i över 80 länder. 

Vår teknik kan integreras med alla ERP-system, verktyg för fakturaflöde eller tekniska skattelösningar. Detta säkerställer att företag kan fortsätta sin verksamhet utan att behöva se över sina befintliga system. 

EU-baserade företag: Alla företag inom EU kommer att behöva uppfylla de nya kraven på e-fakturering och digital rapportering i realtid.

Företag utanför EU: Företag utanför EU som säljer varor eller tjänster till kunder inom EU kommer också att behöva följa ViDA-reglerna. Detta inkluderar användning av e-fakturering och efterlevnad av momsreglerna för gränsöverskridande transaktioner.

Även om ViDA direkt påverkar företag som handlar med EU, är dess inflytande globalt eftersom det skapar ett prejudikat för digital momshantering. Andra regioner kan komma att vidta liknande åtgärder, vilket kan leda till att företag över hela världen förbättrar sina system för e-fakturering och momsrapportering. 

Rekommendationer för företag inom och utanför EU:

• Uppgradera system: Investera i programvara för e-fakturering som har stöd för rapportering i realtid och efterlevnad av EU-standarder.
• Säkerställ datakvalitet: Implementera processer för att säkerställa högkvalitativa och korrekta data.
• Håll dig informerad: Håll dig uppdaterad kring nya regler och bästa praxis för efterlevnad av momsreglerna.

Ja, initiativet VAT in the Digital Age (ViDA) kommer att kräva att företag uppdaterar sina datasäkerhetsprotokoll för att säkerställa uppfyllande av de nya kraven på e-fakturering och realtidsrapportering. Här är de viktigaste förändringarna och saker att tänka på:

Förbättrat dataskydd: ViDA kräver att företag vidtar robusta dataskyddsåtgärder för att skydda känslig finansiell information. Detta inkluderar användning av kryptering vid dataöverföring och lagring för att förhindra obehörig åtkomst

Efterlevnad av GDPR: Företag måste se till att deras datasäkerhetsrutiner uppfyller kraven i den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR). Detta inkluderar skydd av personuppgifter, säkerställande av dataminimering och transparenta databehandlingsaktiviteter.

Säker integration med myndighetsplattformar: Lösningar för e-fakturering måste på ett säkert sätt kunna ansluta till myndigheternas plattformar för realtidsrapportering. Detta kräver säkra API:er och protokoll för att säkerställa dataintegritet och sekretess under överföring.

Regelbundna säkerhetsrevisioner: I ViDA-dokumentationen rekommenderas det att regelbundna säkerhetsrevisioner och sårbarhetsanalyser genomförs för att identifiera och minska potentiella säkerhetsrisker i samband med e-fakturering och digital rapportering.

Som den första globala ViDA-klara leverantören har vi åtagit oss att hjälpa företag att få en smidig övergång till ViDA-efterlevnad med hjälp av våra robusta lösningar för e-fakturering och efterlevnad. Så här underlättar våra lösningar övergången:

Viktiga stödområden

1. Sömlös integration: Vår plattform kan integreras med alla ERP-system, vilket gör att du kan fortsätta använda din befintliga programvara och samtidigt uppfylla ViDA-kraven. Denna integration möjliggör ett smidigt utbyte av e-fakturor och andra affärsdokument.
2. Rapportering i realtid: Vi erbjuder stöd för digital rapportering i realtid, vilket är avgörande för efterlevnaden av de nya ViDA-kraven. Vår plattform säkerställer att dina fakturauppgifter överförs till skattemyndigheterna snabbt och korrekt.
3. Hantering av regelefterlevnad: Vi erbjuder omfattande stöd för regelefterlevnad och hjälper dig att navigera bland de komplexa regleringarna. Vår plattform är utformad för att uppfylla reglerna kring e-fakturering i över 80 länder, vilket säkerställer att du uppfyller både lokala krav och EU-krav.
4. Datasäkerhet: Vi fokuserar på robusta åtgärder för datasäkerhet, vilka inkluderar kryptering och säkra protokoll för dataöverföring. Detta garanterar att din känsliga finansiella information skyddas under e-faktureringsprocessen.
5. Automatisering: Vår plattform erbjuder automationslösningar för kundfakturering (AR) och leverantörsfakturor (AP), vilket minskar mängden manuell hantering, minimerar antalet fel och säkerställer att fakturor levereras i tid.

Fördelar för ditt företag

• • Effektivitet: Genom att automatisera faktureringsprocesserna och centralisera efterlevnadsstrategin förbättras drifteffektiviteten avsevärt.
  • Kostnadsbesparingar: Övergången till e-fakturering bidrar till minskade kostnader för pappersfakturor och manuell hantering.
  • Skalbarhet: Våra lösningar är skalbara, vilket gör dem lämpliga för företag av alla storlekar och inom alla branscher.

Genom att utnyttja våra lösningar för e-fakturering och regelefterlevnad kan du säkerställa en smidig övergång till ViDA-efterlevnad, förbättra din operativa effektivitet och upprätthålla robust datasäkerhet.