E-faktureringsresan – så lyckas (eller misslyckas) företag med omställningen

Inför nya e-fakturamandat väljer många organisationer att vänta – tills det är för sent. Resultatet blir panikåtgärder, tillfälliga lösningar och processer som inte håller i längden. Alternativet? Att ta ett medvetet strategiskt avstamp.

Det handlar inte om att skjuta upp – utan om att förbereda sig rätt. Det innebär att utse en tydlig ägare till förändringen och att samla viktiga nyckelpersoner från hela verksamheten: ekonomi, skatt, IT, inköp och kund- och leverantörsreskontra.

Som vår playbook visar är det just de företag som engagerar tvärfunktionella team och ser över både nuläge och framtida behov som lyckas bäst.

“Digital transformation – oavsett vad du vill förändra – kräver rätt ledarskap. Utan det fungerar det inte”, säger Anderson.

I det strategiska avstampet gäller det att ställa de grundläggande frågorna:
– Var ska verksamheten vara om fem år?
– Hur kommer e-fakturalandskapet att förändras i våra marknader?
– Kan nya krav på efterlevnad bli en drivkraft för positiv förändring?

When organizations face e-invoicing mandates, there's often a temptation to simply bolt new compliance solutions onto existing systems. Anderson cautions against this approach: 

När e-fakturamandat rullar in är det lätt att välja snabba lösningar – att “skruva på” ännu ett system ovanpå det befintliga. Men det är en fälla, varnar Anderson:

“Jag gillar inte idén med påbyggnadslösningar. Först kommer en, sen en till – och plötsligt fungerar inget som det ska. Datat hamnar i olika system, och helheten blir svår att få grepp om.”

Vår playbook visar tydligt att företag som försöker lappa och laga sina befintliga system ofta fastnar i just den situationen – och går miste om de automatiseringsvinster de egentligen eftersträvar.

Ibland krävs det en mer genomgripande förändring. Som Anderson uttrycker det:

“Ibland måste man bara riva av plåstret.”

Det kan innebära att system behöver omkonfigureras – eller ersättas helt – för att klara den nya verkligheten.

“Automatisering är något du bör ha. Men efterlevnad? Det är ett måste. Det är 2025 – om din automationslösning eller ditt ERP inte klarar av att uppfylla lagkraven, då är det inte rätt verktyg för dig.”

När e-fakturamandat införs i olika länder väljer många företag att lösa kraven lokalt – ett land i taget, med olika leverantörer och lösningar. Men det skapar ett lapptäcke av system som snabbt blir ohanterligt.

“Att investera i en global lösning har stora fördelar”, förklarar Anderson.
“Det är enklare att hantera en kontakt än hundra – särskilt när nya mandat tillkommer i olika delar av världen.”

Fragmenteringen stannar inte vid leverantörshanteringen:
– Data isoleras
– Överblicken försvagas
– Strategiska insikter uteblir
– Och varje integration blir en ny potentiell felkälla

Istället bör företag tänka långsiktigt och centralt. En sammanhållen e-fakturalösning som stödjer flera jurisdiktioner ger inte bara effektivitet – utan också strategiska möjligheter:

“När all data finns samlad på ett ställe kan du börja använda den. Du kan analysera den, dra slutsatser och skapa värde. Du går från att bara följa lagen till att faktiskt vinna på den.”

En av de viktigaste insikterna Anderson lyfter fram är hur vi väljer att se på förändringen. Mandaten behöver inte ses som tunga krav – de kan bli startskottet för något bättre:

“Tidigare behövde du ta fram ett business case, konkurrera om budget och övertyga hela organisationen. Nu måste du ändå förändra – så använd det som en hävstång.”

Det här perspektivet är centralt i vår playbook: E-faktura handlar inte bara om efterlevnad – det är en möjlighet att förbättra hela affären.

När e-fakturamandat fortsätter att spridas globalt står företag inför ett vägval:
Ska de se förändringen som ett problem – eller som ett tillfälle att modernisera?

Som Anderson sammanfattar:

“För många företag är e-faktura det perfekta tillfället att ta klivet in i framtiden. Inte bara för att klara lagkraven – utan för att förbättra sina egna processer på riktigt.”