E-Invoicing-Compliance

Durch die Compliance für die elektronische Rechnungsstellung wird sichergestellt, dass die ein- und/oder ausgehenden Rechnungen Ihres Unternehmens den rechtlichen, technischen und steuerlichen Standards der Länder entsprechen, in denen Sie tätig sind.

Die Einhaltung der Vorschriften ist unerlässlich, um Bußgelder und Betriebsunterbrechungen zu vermeiden und eine reibungslose Rechnungsbearbeitung zu gewährleisten.

Die Nichteinhaltung kann zu erheblichen Verzögerungen bei der Abwicklung von Transaktionen führen und Ihre Beziehungen zu Kunden und Lieferanten beeinträchtigen. Compliance hilft Ihrem Unternehmen, auf dem globalen Markt sicher und effizient zu agieren.

Bei den Digital Reporting Requirements (DRRs) handelt es sich um behördliche Vorschriften, die von Steuerbehörden und Regierungsstellen erlassen werden und Unternehmen dazu verpflichten, Finanz- und Steuerdaten in bestimmten digitalen Formaten einzureichen. Diese Anforderungen zielen darauf ab, die steuerliche Compliance zu verbessern, die Genauigkeit und Aktualität der Finanzberichterstattung zu erhöhen und die Prüfungsprozesse zu optimieren. 

DRRs umfassen in der Regel die elektronische Übermittlung detaillierter Finanzinformationen, einschließlich Transaktionsdaten, unter Verwendung standardisierter digitaler Formate und spezifischer Dateistrukturen. 

Durch die Einführung von DRRs können Steuerbehörden Daten effizienter analysieren, Steuerhinterziehung reduzieren und den Verwaltungsaufwand für Unternehmen und Behörden minimieren. Diese digitalen Berichtssysteme erfordern häufig detailliertere Daten als herkömmliche Steuererklärungen und können regelmäßige Einreichungen erfordern, z. B. monatlich, vierteljährlich oder jährlich. 

In dem Maße, in dem Regierungen in aller Welt zu digitalen Steuerverwaltungsstrategien übergehen, sind DRRs zu einem entscheidenden Element für die Modernisierung der Finanzberichterstattung und die Gewährleistung größerer Transparenz in Geschäftsprozessen geworden.

Continuous Transaction Controls (CTCs) sind Mechanismen, die es den Steuerbehörden ermöglichen, Transaktionsdaten in Echtzeit oder nahezu in Echtzeit zu erhalten, um die Compliance zu überprüfen.

CTCs wirken sich auf die Geschäftstätigkeit aus, indem sie einen zusätzlichen Schritt zur steuerlichen Compliance in den Transaktionsprozess einführen, der manchmal eine Vorabgenehmigung vor dem Rechnungsabschluss umfassen kann. Lesen Sie unseren Blogartikel, um mehr über die verschiedenen Arten von CTC-Modellen zu erfahren, die weltweit eingesetzt werden.

CTCs bieten Vorteile, wie z. B. eine erhöhte Transparenz, können aber auch zu Verzögerungen führen, wenn Ihre Systeme nicht für Echtzeitberichte optimiert sind. Eine automatisierte Compliance-Lösung wie unsere kann Ihnen dabei helfen, diese Anforderungen nahtlos zu erfüllen.

Die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) und CTCs sind beides Mechanismen zur Verwaltung von Transaktionsdaten, dienen jedoch unterschiedlichen Zwecken und funktionieren auf unterschiedliche Weise:

• Elektronische Rechnungsstellung bezieht sich auf die digitale Erstellung, Übertragung und Verarbeitung von Rechnungen zwischen Käufern und Lieferanten. Die Hauptziele bestehen darin, die Rechnungsprozesse zu optimieren, die Datengenauigkeit zu verbessern, den Papierverbrauch zu reduzieren und die Effizienz zu steigern. Die elektronische Rechnungsstellung ist in der Regel eine Anforderung an die Unternehmen, standardisierte digitale Rechnungsformate zu verwenden, die die automatische Verarbeitung und Verwaltung von Rechnungen über Grenzen hinweg erleichtern.
• Kontinuierliche Transaktionskontrollen (CTCs) gehen noch einen Schritt weiter, indem sie die Steuerbehörden direkt in den Transaktionsprozess einbeziehen. Mit CTCs erhalten die Steuerbehörden Transaktionsdaten in Echtzeit oder nahezu in Echtzeit, wobei häufig eine Vorabgenehmigung der Rechnung erforderlich ist, bevor sie den Empfänger erreicht. CTCs ermöglichen es den Regierungen, die Einhaltung der Steuervorschriften kontinuierlich zu überwachen, Betrug zu minimieren und eine genaue Steuerberichterstattung zu gewährleisten.

Während sich die elektronische Rechnungsstellung hauptsächlich auf die Digitalisierung und Effizienzsteigerung der Rechnungsstellung zwischen Handelspartnern konzentriert, liegt der Schwerpunkt von CTCs auf der Echtzeitüberwachung durch staatliche Behörden. Viele Länder setzen beides ein, wobei die elektronische Rechnungsstellung als Grundlage dient und CTCs zur Verbesserung der steuerlichen Compliance und der Transparenz eingesetzt werden.

Die Anforderungen an das digitale Reporting (DRRs) and und das digitale Transaktions-Reporting (DCTR) liegen zwischen der elektronischen Rechnungsstellung und den CTCs, was die Beteiligung der Regierung und das Echtzeit-Reporting betrifft.

• DRRs bezieht sich auf die Verpflichtung, standardisierte digitale Berichte über Finanzdaten in der Regel in regelmäßigen Abständen (z. B. monatlich, vierteljährlich) an die Steuerbehörden zu übermitteln. Dies schließt die elektronische Einreichung ein, erfordert aber nicht unbedingt eine Berichterstattung in Echtzeit oder für jede einzelne Transaktion.
• DCTR ist eine häufigere und detailliertere Form der Berichterstattung, bei der Transaktionsdaten nahezu in Echtzeit oder in sehr kurzen Abständen an die Steuerbehörden übermittelt werden. DCTR ist detaillierter als DRRs, beinhaltet aber in der Regel nicht den Aspekt der Vorabgenehmigung von CTCs.

Viele Länder auf der ganzen Welt schreiben inzwischen die elektronische Rechnungsstellung vor, darunter Länder in der EU, Lateinamerika und Asien, und jedes Land hat seine eigenen technischen und rechtlichen Anforderungen. In unserem öffentlich zugänglichen Pagero Regulatory Atlas finden Sie eine länderspezifische Aufschlüsselung der Gesetze.

Diese Anforderungen können bestimmte Formate, Datenelemente, digitale Signaturen und Genehmigungsverfahren umfassen. In einigen Fällen müssen Rechnungen von der Steuerbehörde genehmigt werden, bevor sie an den Kunden gehen.

Die Strafen für die Nichteinhaltung sind von Land zu Land unterschiedlich, können aber Geldstrafen, Verzögerungen oder in schweren Fällen sogar die Aussetzung des Geschäftsbetriebs umfassen.

In einigen Ländern können gegen Unternehmen, die die Vorschriften nicht einhalten, hohe Geldstrafen verhängt werden, während in anderen Ländern Geschäftslizenzen eingeschränkt werden können.

Darüber hinaus kann die Nichteinhaltung von Vorschriften zu einer verstärkten Kontrolle durch die Steuerbehörden führen und Ihren Ruf und Ihre Beziehungen beeinträchtigen. Die Einhaltung der Vorschriften ist entscheidend, um sowohl Ihre Geschäftstätigkeit als auch Ihr Ansehen bei Kunden und Partnern zu schützen.

Die Lösung von Pagero automatisiert das CTC-Reporting, indem sie Transaktionsdaten nach Bedarf an die Steuerbehörden sendet und so sicherstellt, dass alle Transaktionen den Compliance-Standards entsprechen, bevor sie abgeschlossen werden.

Die Automatisierung vereinfacht einen ansonsten manuellen, zeitintensiven Prozess und hilft, Verzögerungen aufgrund von Nichteinhaltung zu vermeiden.

Unsere Lösung für die elektronische Rechnungsstellung ist darauf ausgelegt, Berichtsanforderungen in Echtzeit oder nahezu in Echtzeit zu erfüllen, damit die Transaktionen reibungslos ablaufen. Durch die Integration der CTC-Compliance in Ihre Arbeitsabläufe stellt Pagero sicher, dass Sie unter strengen Kontrollen reibungslos arbeiten können.

Die Compliance-Lösung für die elektronische Rechnungsstellung mit Pagero wurde entwickelt, um die Komplexität der Anforderungen in verschiedenen Ländern zu bewältigen und Aktualisierungen und Anpassungen zu automatisieren, wenn sich Vorschriften ändern.

Unser Regulatory Affairs Team überwacht kontinuierlich alle Gesetzesänderungen. Neue Spezifikationen werden dann in unser internes Format integriert, sodass Aktualisierungen ohne Auswirkungen auf Ihre Arbeitsabläufe möglich sind.  

Durch die Zentralisierung des Compliance-Managements können Sie mit Pagero die unterschiedlichen Anforderungen für verschiedene Länder an einem Ort verwalten. Die Lösung lässt sich auch in Ihre bestehenden Finanzsysteme integrieren, sodass die Einhaltung der Vorschriften nahtlos in Ihren Rechnungsstellungsprozess integriert werden kann. Mit Pagero reduzieren Sie den manuellen Aufwand und gewinnen die Gewissheit, dass Ihr Unternehmen überall, wo Sie tätig sind, die lokalen Vorschriften einhält.

Die Lösung für die elektronische Rechnungsstellung mit Pagero kann in jedes ERP-System integriert werden, sodass die Compliance ohne Unterbrechung der laufenden Prozesse gewährleistet ist. Unser flexibles Integrationsangebot geht jedoch weit über ERP hinaus. Wir verbinden uns mit jedem von Ihnen gewünschten Quellsystem, sei es Ihr CRM, Ihr Workflow, Ihre Steuertechnologie, Ihr Abrechnungssystem oder Ihre Middleware. 

Ja, die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung und CTCs beeinflussen die Prozesse der Kreditorenbuchhaltung. Unsere AP-Automation-Lösung wurde entwickelt, um Sie bei der reibungslosen Bewältigung dieser Änderungen zu unterstützen. In Ländern, in denen elektronische Rechnungsstellung und kontinuierliche Transaktionskontrollen (CTCs) eingesetzt werden, müssen Kreditorenbuchhaltungsabteilungen häufig zusätzliche Schritte durchführen, wie z. B. die Überprüfung eingehender Rechnungen auf Compliance vor der Verarbeitung und die Sicherstellung der Datengenauigkeit und der Einhaltung gesetzlicher Standards vor der Zahlung.

Unsere Compliance-Lösung für die elektronische Rechnungsstellung unterstützt diese Anforderungen durch eine direkte Integration in Ihre Systeme, sodass eingehende Rechnungen validiert, angereichert und vorgeprüft werden können, wenn dies aufgrund lokaler Vorschriften erforderlich ist. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Rechnungen den Vorschriften entsprechen, bevor sie in Ihren Arbeitsablauf integriert werden, wodurch das Risiko von Zahlungsverzögerungen, Strafen oder Fehlern verringert wird.

Durch die Automatisierung von Prüfungen und Datenvalidierung helfen wir Ihnen, Ihre AP-Prozesse effizient, genau und konform zu halten, damit Sie sich auf Ihre strategischen Aufgaben konzentrieren und gleichzeitig mit den sich ändernden regulatorischen Anforderungen Schritt halten können. Mit Pagero ist Ihr Team bestens auf die Anforderungen einer sich verändernden Compliance-Landschaft vorbereitet.

Die Lösung für die elektronische Rechnungsstellung unterstützt eine Vielzahl von Formaten und Standards, die eine nahtlose elektronische Rechnungsstellung in verschiedenen Branchen und Regionen ermöglichen. Eine Auswahl der unterstützten Formate umfasst:

• cXML: Ein weitverbreitetes Protokoll, das es Einkaufsorganisationen, Lieferanten, Dienstleistern und Zwischenhändlern ermöglicht, über eine einzige, standardisierte und offene Sprache zu kommunizieren.
• PEPPOL BIS: Ein Standard, der für die grenzüberschreitende öffentliche Beschaffung innerhalb der Europäischen Union entwickelt wurde, um die Interoperabilität und die Einhaltung der EU-Vorschriften zu gewährleisten.
• UBL 2.1: Die Universal Business Language, ein standardisiertes XML-Geschäftsdokumentenformat, das weltweit für den elektronischen Handel verwendet wird.
• Finvoice und TEAPPSXML: Nationale elektronische Rechnungsformate in Finnland, die dem europäischen Standard entsprechen.

Aber das ist erst der Anfang. Kontaktieren Sie uns, um eine umfassende Übersicht der unterstützten Formate zu erhalten.

Bei Pagero stellen wir durch einen proaktiven und umfassenden Ansatz sicher, dass die länderspezifischen Compliance-Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung erfüllt werden:

• Direkte Zusammenarbeit mit örtlichen Behörden: Wir arbeiten aktiv mit Regierungsstellen und Aufsichtsbehörden zusammen, um genaue und aktuelle Informationen über die Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung zu erhalten.
• Laufende Aktualisierung der internen Formate: Unser Team überarbeitet regelmäßig unsere internen Systeme, um sie an die neuesten regulatorischen Anforderungen anzupassen und sicherzustellen, dass die Rechnungsprozesse unserer Kunden auch bei Änderungen der Vorschriften konform bleiben.
• Direkte Verbindungen zu Geschäftspartnern und Behörden: Das Pagero Network ermöglicht direkte Verbindungen zu anderen Unternehmen sowie zu staatlichen Portalen und Infrastrukturen. Unser internes zweistufiges Format führt Validierungen und Anreicherungen durch, um sicherzustellen, dass die über das Netzwerk gesendeten elektronischen Rechnungen den Anforderungen des Empfängers entsprechen, unabhängig davon, ob es sich um einen Geschäftspartner oder um eine Behörde handelt. Pagero unterstützt alle CTC-Modelle.

Dieser Ansatz ermöglicht es uns, eine zuverlässige, kontinuierlich konforme Lösung für die elektronische Rechnungsstellung anzubieten, die auf die spezifischen Anforderungen von über 80 Ländern zugeschnitten ist.

Unsere Lösung für die elektronische Rechnungsstellung ist auf Sicherheit und Zuverlässigkeit ausgelegt. Wir halten uns an strenge Datenschutzstandards einschließlich der Datenschutz-Grundverordnung. Zudem sind wir nach ISO 27001/27701 zertifiziert, was unser Engagement für ein erstklassiges Informationssicherheitsmanagement unter Beweis stellt.

Auf diese Weise stellen wir sicher, dass Ihre Rechnungsprozesse sicher, zuverlässig und in allen Rechtsordnungen konform sind.

Unser umfassendes Angebot an Ressourcen und kontinuierlicher Unterstützung stellt sicher, dass Ihr Unternehmen im Bereich elektronische Rechnungsstellung immer auf dem neuesten Stand ist:

• Regulatory Atlas: Unsere detaillierte, aktuelle Ressource bietet Informationen zu indirekten Steuern, kontinuierlichen Transaktionskontrollen (CTCs), elektronischen Rechnungen und E-Archive-Anforderungen weltweit.
• Compliance Monitor: Bleiben Sie auf dem Laufenden mit unseren monatlichen E-Mail-Updates zur elektronischen Rechnungsstellung und CTC-Entwicklungen weltweit und verpassen Sie keine regulatorischen Änderungen.
• Länderspezifische Compliance-Berichte: Fordern Sie detaillierte Berichte über bestimmte Märkte an, um ein klares Bild von den lokalen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung zu erhalten.
• Compliance-Warnungen: Erhalten Sie Echtzeit-Informationen über regulatorische Aktualisierungen in den Ländern, die Sie beobachten.
• Center of Excellence: Unser mehrsprachiges Expertenteam steht bereit, um Sie persönlich bei der elektronischen Rechnungsstellung und der CTCs-Compliance zu beraten und zu unterstützen.
• Webinare: Die Experten von Pagero und unser großes Partnernetzwerk tauschen Informationen über die neuesten regulatorischen Entwicklungen und Trends aus. 
• Integrierte Compliance: Wir integrieren Compliance-Anforderungen direkt in unsere Technologie und stellen so die nahtlose Einhaltung lokaler Vorschriften sicher.
• Compliance Library: Erhalten Sie einen umfassenden Überblick über die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung und die CTCs-Anforderungen, die von Regierungsbehörden festgelegt und von unseren eigenen Rechtsexperten interpretiert werden.

Diese Ressourcen und Dienstleistungen bieten kontinuierliche Unterstützung, damit Ihr Unternehmen stets konform und gut informiert ist.