Peppol-Serviceanbieter

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) ist eine standardisierte Netzinfrastruktur, die Unternehmen und Organisationen den länder- und systemübergreifend Austausch von Geschäftsdokumenten ermöglicht.

Aus einen System, das ursprünglich zur Vereinfachung des öffentlichen Auftragswesens in Europa konzipiert war, hat sich Peppol zu einem globalen Rahmen für den sicheren, standardisierten Austausch von Geschäftsdokumenten entwickelt.

Der Dokumentenaustausch über Peppol wird durch standardisierte Formate und Protokolle erleichtert. Für alle Teilnehmer gelten dieselben technischen Vorgaben. So ist die Interoperabilität gewährleitet – unabhängig von den Systemen, die die Unternehmen intern nutzen. Kundenspezifische Integrationen zwischen einzelnen Handelspartnern sind durch diese Standardisierung nicht mehr nötig, was die Implementierungskosten und die Komplexität erheblich reduziert.

Peppol nimmt eine ganze Reihe von zentralen Herausforderungen beim Austausch von E-Dokumenten auf. So bietet das System eine Lösung für Probleme mit inkompatiblen Formaten, vereinfacht die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften in verschiedenen Ländern und schafft ein skalierbares Netzwerk, bei dem der einmalige Anschluss den Zugang zu allen Netzwerkteilnehmern ermöglicht. Das Netzwerk unterstützt verschiedene Dokumenttypen wie Rechnungen, Bestellungen, Kataloge und Lieferscheine.

Da die elektronische Rechnungsstellung in vielen Ländern weltweit zunehmend vorgeschrieben wird, hat sich Peppol zu einem wichtigen Compliance-System entwickelt. In zahlreichen Rechtssystemen ist die Peppol-Konnektivität als Teil der E-Invoicing-Vorschriften anerkannt oder vorgegeben. So wird sie zu einem strategischen Bestandteil der Infrastruktur für den globalen Austausch von Geschäftsdokumenten.

Mit der Weiterentwicklung der weltweiten E-Invoicing- und Compliance-Vorschriften entstehen verschiedene Modelle zur kontinuierlichen Transaktionskontrolle (CTC), um die Verbindung zwischen Unternehmen, Dienstleistern und Steuerbehörden herzustellen. Diese Rahmen regeln den Fluss der Dokumente zwischen den verschiedenen Parteien und legen die Verantwortlichkeiten für verschiedene Aspekte der Validierung und Berichterstattung fest.

Das 4-Ecken-Modell

Das 4-Ecken-Modell von Peppol schafft einen standardisierten Rahmen für den Austausch von E-Dokumenten zwischen Unternehmen.

Die Funktionsweise des Modells:

Ecke 1 steht für den Absender (z. B. einen Lieferanten)

Ecke 2 ist der Anbieter für den Zugangspunkt des Absenders

Ecke 3 ist der Anbieter für den Zugangspunkt des Empfängers

Ecke 4 steht für den Empfänger (beispielsweise einen Käufer)

Wenn ein Unternehmen ein E-Dokument versendet, wird es von Ecke 1 über die Ecken 2 und 3 zu Ecke 4 weitergeleitet. Die Anbieter der Zugangspunkte übernehmen alle technischen Aspekte der Dokumentenübertragung, einschließlich Formatvalidierung, Sicherheitsprotokolle und Routing. Eine direkte technische Integration zwischen den Handelspartnern ist damit nicht mehr nötig.

Das 5-Ecken-Modell

Das 5-Ecken-Modell erweitert den Standardrahmen um eine fünfte Ecke, in der Regel eine staatliche Plattform oder die Steuerbehörde. Die Funktionsweise des Modells:

Die Funktion der Ecken 1–4 bleibt wie oben beschrieben. Ecke 5 ist die Regulierungsbehörde, die Kopien der relevanten Dokumente erhält.

Dieses Modell ist besonders wichtig für Länder, die CTCs einführen, da die Steuerbehörden die Sichtbarkeit von Geschäftstransaktionen in Echtzeit oder Fast-Echtzeit benötigen. Die Peppol-Serviceanbieter stellen sicher, dass ordnungsgemäß formatierte Kopien von Dokumenten an die Regulierungsbehörde übermittelt werden, ohne dass die B2B-Abläufe unterbrochen werden.

Warum diese Modelle wichtig sind

Diese Modelle sind aus mehreren Gründen wichtig:

1. Sie ermöglichen die Interoperabilität verschiedener Systeme und Organisationen, ohne dass individuelle Punkt-zu-Punkt-Verbindungen erforderlich sind.
2. Sie legen die Verantwortlichkeiten der Beteiligten klar fest, wobei die Serviceanbieter für die komplexen technischen Einzelheiten zuständig sind.
3. Sie bieten einen skalierbaren Ansatz für die Compliance mit veränderlichen gesetzlichen Anforderungen in verschiedenen Rechtssystemen.
4. Sie senken die Implementierungskosten, da die Unternehmen viele Handelspartner über eine einzige Verbindung erreichen können.
5. Sie gewährleisten die Integrität und Sicherheit der Dokumente im gesamten Übertragungsprozess.

Da sich die elektronische Rechnungsstellung in immer mehr Ländern durchsetzt, haben sich diese standardisierten Modelle zu bewährten Strukturen für einen effizienten, rechtskonformen Austausch von Geschäftsdokumenten entwickelt.

Pagero fungiert als Serviceanbieter. Wir ermöglichen Unternehmen, sich an das Peppol-Netzwerk anzubinden und daran teilzunehmen. Pagero übernimmt die technischen Aspekte der Dokumentenübertragung, darunter die Formatvalidierung, die Sicherheitsprotokolle und die Weiterleitung zwischen den Handelspartnern.

Im Peppol-Ökosystem zeichnet sich Pagero durch die umfassende Akkreditierung in allen Peppol-Ländern weltweit aus. Wir verfolgen die regulatorischen Entwicklungen aufmerksam, sodass wir bei der Ankündigung neuer Peppol-basierter CTC-Modelle, wie beispielsweise in Frankreich und Singapur, auf die Beantragung und den Erhalt der Zulassung durch die lokalen Peppol-Behörden gut vorbereitet sind.

Pagero bietet nicht nur technische Konnektivität. Durch unsere Mitgliedschaft in wichtigen Leitungsorganisationen gestaltet wir die Entwicklung und Verwaltung des Peppol-Netzes auch aktiv mit. Durch diese Beteiligung können wir die Interessen von Unternehmen und unseren Kunden in Diskussionen über Netzstandards, Strategien und künftige Entwicklungen vertreten.

Wir beteiligen uns kontinuierlich an Pilotprojekten und technischen Arbeitsgruppen, um die praktische Umsetzung neuer Standards zu unterstützen. So stellen wir sicher, dass unsere Lösungen nicht nur den Vorgaben entsprechen, sondern auch für tatsächliche geschäftliche Anforderungen optimiert sind, bevor die Vorschriften in Kraft treten.

Peppol ist nicht für alle Unternehmen verpflichtend. Die Einführung wird aber zunehmend von Regierungen in der ganzen Welt gefordert (eine Aufschlüsselung der relevanten Vorschriften nach einzelnen Ländern ist in unserem Regulatory Atlas zu finden).

In vielen europäischen Ländern wie Frankreich oder Deutschland und in skandinavischen Ländern wie Schweden ist Peppol für Business-to-Government-Transaktionen (B2G) bereits Pflicht oder wird es in absehbarer Zeit sein. Frankreich und Deutschland führen beispielsweise ab 2025 schrittweise Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich ein, die sich an den allgemeinen Digitalisierungszielen der EU orientieren.

Im asiatisch-pazifischen Raum setzen Länder wie Singapur, Malaysia und Vietnam ebenfalls auf Peppol, wobei Malaysia die vollständige Umstellung auf elektronische Rechnungsstellung (einschließlich Peppol) für alle Unternehmen bis Juli 2025 vorschreibt. In entsprechender Weise weitet Saudi-Arabien seine auf Peppol basierenden E-Invoicing-Anforderungen auf kleinere Unternehmen aus.

Ob Peppol verpflichtend ist, hängt häufig von der Branche ab. Für Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen an den öffentlichen Sektor liefern, ist die Nutzung von Peppol in der Regel Pflicht, um einen standardisierten, sicheren und effizienten Dokumentenaustausch zu gewährleisten. Große Unternehmen sind oft die ersten, die von dieser Verpflichtung betroffen sind, gefolgt von mittelständischen und kleinen Unternehmen.

In einigen Rechtssystemen ist Peppol auch für die zollbezogenen Rechnungsstellung und den grenzüberschreitenden Handel erforderlich. Auch wenn Peppol noch nicht für alle Transaktionen in der Privatwirtschaft verpflichtend ist, führen viele Unternehmen Peppol freiwillig ein. Denn das System bietet Vorteile: Es erleichtert die Automatisierung, reduziert Fehler und ermöglicht Interoperabilität über Systeme und Grenzen hinweg.

Ja, Pagero bietet umfassende Unterstützung der Peppol-Compliance über Ländergrenzen hinweg. Als Peppol-zertifizierter Serviceanbieter, der in allen relevanten Rechtssystemen weltweit akkreditiert ist, erfüllen wir die spezifischen Peppol-Anforderungen, die in den einzelnen Regionen gelten.

Die Peppol-Vorschriften und technischen Vorgaben können von Land zu Land und von Region zu Region unterschiedlich sein, da die lokalen Behörden oft länderspezifische Erweiterungen oder Anforderungen einführen. Die Berücksichtigung dieser Unterschiede stellt international tätige Unternehmen vor große Herausforderungen. Diese Herausforderungen bewältigt Pagero durch folgende Funktionen:

• Aufrechterhaltung aktueller Zertifizierungen in allen Peppol-Ländern, in denen wir tätig sind
• Implementierung und Unterstützung aller erforderlichen Dokumentenformate und Geschäftsprozesse
• Automatische Validierung von Dokumenten gemäß den länderspezifischen Peppol-Anforderungen
• Sicherstellen der ordnungsgemäßen Weiterleitung über die richtigen Peppol-Kanäle ausgehend vom Standort des Empfängers
• Überwachung von Änderungen der Rechtsvorschriften in den verschiedenen Rechtsordnungen und entsprechende Aktualisierung unserer Systeme

Durch unsere aktive Teilnahme an den Leitungsorganisationen Peppol haben wir frühzeitig einen Einblick in bevorstehende regulatorische Änderungen. So können wir Aktualisierungen an unserer Plattform durchführen, bevor neue Vorgaben in Kraft treten, und unseren Kunden kontinuierliche Compliance gewährleisten.

Durch die Zusammenarbeit mit Pagero müssen in mehreren Ländern tätige Unternehmen nicht mehr verschiedene Peppol-Verbindungen verwalten oder die Änderungen regionaler Anforderungen verfolgen. Über eine einzige Verbindung bieten wir einen rechtskonformen Zugang zum gesamten Peppol-Netzwerk, unabhängig vom Standort Ihrer Handelspartner.

Mit Pagero lässt sich die Implementierung von Peppol unkompliziert realisieren. Der Prozess ist auf eine schnelle, effiziente Anbindung ausgelegt. Folgende Leistungen können Sie erwarten:

1. Ersteinrichtung – Wir verbinden Sie mit dem Zugangspunkt von Pagero, der Ihr Gateway zum Peppol-Netzwerk ist.
2. Registrierung – Wir registrieren Ihr Unternehmen bei dem für Ihren Standort geeigneten Service Metadata Publisher (SMP) (z. B. Galaxy, ELMA für Norwegen oder andere länderspezifische SMPs).
3. Dokumentenkonfiguration – Wir unterstützen Sie bei der Festlegung der Dokumententypen, die Sie senden und empfangen möchten (Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine usw.).
4. Testen – Vor der Inbetriebnahme führen wir gründliche Tests in der separaten Peppol-Testumgebung durch, um sicherzustellen, dass alles wie erwartet funktioniert.
5. Inbetriebnahme – Sobald die Tests abgeschlossen sind, können Sie Dokumente mit jeder an Peppol angeschlossenen Organisation austauschen, ohne dass vorherige Vereinbarungen erforderlich sind.

Unser Team berät und unterstützt Sie während des gesamten Prozesses. So ist eine reibungslose Implementierung gewährleistet, die alle technischen und gesetzlichen Anforderungen erfüllt.

Eine Peppol-ID ist Ihre eindeutige Kennung innerhalb des Peppol-Netzwerks. Sie ermöglicht anderen Teilnehmern, Sie zu finden und Dokumente mit Ihnen auszutauschen.

Bei einer Partnerschaft mit Pagero:

• Wir übernehmen für Sie die Registrierung im entsprechenden SMP-Register (Service Metadata Publisher).
• Ihre Peppol-ID basiert in der Regel auf den bestehenden Kennungen Ihrer Organisation, wie beispielsweise Ihrer Unternehmensregisternummer mit einem Länderpräfix.
• Wir erfassen, welche Arten von Dokumenten Sie empfangen können (Rechnungen, Bestellungen usw.).
• Sobald Sie registriert sind, wird Ihre Peppol-ID im SML (Service Metadata Locator) sichtbar, sodass Sie für alle Teilnehmer des Peppol-Netzwerks auffindbar sind.

Pagero kann Sie je nach Ihrem Standort ganz nach Bedarf in verschiedenen SMPs registrieren, darunter auch in unserem eigenen SMP-Dienst (Tickstar) für Kunden in Schweden und den Niederlanden, ELMA für norwegische Kunden oder andere länderspezifische SMPs.

Ja, die Peppol-Dienste von Pagero sind für eine nahtlose Integration in Ihre bestehenden Systeme konzipiert. Unsere Lösung:

• Stellt eine System-zu-System-Verbindung zwischen Ihrer ERP-/Buchhaltungssoftware und dem Peppol-Netzwerk her.
• Übernimmt die automatische Formatkonvertierung: Ihre eignen Formate werden in Peppol BIS-Standards umgewandelt und umgekehrt
• Berücksichtigt länderspezifische „Varianten“ des Peppol-Standards, um die Konformität in verschiedenen Märkten zu gewährleisten
• Ist mit allen wichtigen ERP- und Buchhaltungssystemen kompatibel

Diese Integration ermöglicht es Ihnen, in Ihrer gewohnten Umgebung weiterzuarbeiten und gleichzeitig alle Vorteile der Peppol-Konnektivität zu nutzen – die manuelle Bearbeitung entfällt.

Innerhalb des Peppol-Systems verfolgt Pagero einen umfassenden Ansatz für Sicherheit und Compliance:

• Sichere Übertragung – alle über den Peppol-Zugangspunkt von Pagero ausgetauschten Dokumente werden über sichere, verschlüsselte Verbindungen gemäß den strengen Sicherheitsprotokollen von Peppol übertragen.
• Konformitätsprüfung – vor der Übermittlung stellen wir sicher, dass alle Dokumente die erforderlichen Formatvorgaben erfüllen, darunter länderspezifische Anforderungen und örtliche Varianten des Peppol BIS-Formats.
• Einhaltung von Vorschriften – als zertifizierter Anbieter von Peppol-Zugangspunkten hält Pagero alle Peppol-Vorschriften und -Standards ein.
• Keine unzulässigen Validierungen – gemäß den Peppol-Vorgaben führen wir keine unzulässigen Validierungen (wie beispielsweise Referenzkontrollen) bei eingehenden Dokumenten durch und senden Dokumente, die nicht den Vorgaben entsprechen, nicht an die Absender zurück.
• Getrennte Testumgebung - wir verfügen über eine vollständig getrennte Testinfrastruktur. So stellen wir sicher, dass die Integrität der Produktionsdaten während der Implementierung oder der Tests nicht beeinträchtigt wird.

Unser Ansatz gewährleistet nicht nur, dass Ihr Dokumentenaustausch sicher ist, sondern auch alle relevanten Peppol-Vorschriften in den verschiedenen Rechtsordnungen erfüllt.

Der Peppol-Einstieg über Pagero ist ganz einfach:

1. Kontaktieren Sie unser Team – gemeinsam können wir Ihre spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen besprechen.
2. Geben Sie grundlegende Informationen an – wir benötigen Angaben zu Ihrem Unternehmen und zu den Dokumenttypen, die Sie über Peppol austauschen möchten.
3. Wählen Sie Ihre Integrationsmethode – Sie entscheiden, wie Sie Ihre Systeme mit dem Peppol-Zugangspunkt von Pagero verbinden möchten.
4. Überlassen Sie uns die Registrierung – ausgehend von Ihrem Standort registrieren wir Sie im entsprechenden SMP (Galaxy, ELMA für Norwegen oder andere länderspezifische SMPs).
5. Vollständige Tests – wir führen Sie durch die Tests in der Peppol-Testumgebung, um sicherzustellen, dass alles reibungslos funktioniert.

Wenn diese Schritte abgeschlossen sind, sind Sie bereit für den Austausch von Dokumenten mit jeder Organisation im Peppol-Netzwerk – Versand und Empfang. Nach der Registrierung erhalten Sie automatisch alle Dokumente, die Ihnen über Peppol zugesandt werden – vorherige Vereinbarungen mit Handelspartnern sind nicht erforderlich. Hierdurch lässt sich die Aufnahme neuer Verbindungen mühelos realisieren.

„Peppol-Zugangspunkt“ und „Peppol-Serviceanbieter“ bezeichnen im Grunde dieselben Unternehmen, spiegeln jedoch eine Weiterentwicklung wider, um die erweiterte Rolle, die diese Organisationen inzwischen im Peppol-Ökosystem spielen, besser zu erfassen.

Ursprünglich bezeichnete „Zugangspunkt“ das technische Gateway, das die Nutzer zum Dokumentenaustausch mit dem Peppol-Netzwerk verband. Dieser Begriff bezog sich in erster Linie auf den Aspekt der technischen Infrastruktur – den Verbindungspunkt, der Organisationen den Versand und Empfang von E-Dokumenten über Peppol ermöglicht.

Mit der Zeit wurde der Begriff „Serviceanbieter“ verstärkt verwendet, denn die betreffenden Unternehmen hatten ihr Dienstleistungsangebot über den reinen Netzwerkzugang hinaus wesentlich erweitert. Die heutigen Peppol-Serviceanbieter wie Pagero stellen ein Gesamtangebot bereit: von der technischen Konnektivität bis hin zur Dokumentenvalidierung, Formatkonvertierung, Konformitätsmanagement, SMP-Registrierung und Integration in Geschäftssysteme.

Mit dieser Änderung wird anerkannt, dass moderne Dienstleister End-to-End-Dienste und nicht nur einen Netzwerkzugang anbieten. Der Begriff spiegelt die Anerkennung dieser Unternehmen in regulatorischen Zusammenhängen besser wider und ist für Unternehmen, die einen Anbieter für die Anbindung an Peppol suchen, intuitiver verständlich.

Wenn Sie mit Pagero als Peppol-Serviceanbieter zusammenarbeiten, erhalten Sie umfassende Unterstützung, die Netzwerkkonnektivität, Dokumentenverarbeitung, Compliance-Management und die nahtlose Integration in Ihre bestehenden Systeme verbindet.