Peppol-tjenesteleverandør

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) er en standardisert nettverksinfrastruktur som gjør det mulig for organisasjoner å utveksle elektroniske forretningsdokumenter på tvers av landegrenser og systemer.

Peppol ble opprinnelig utviklet for å forenkle europeiske offentlige anskaffelser, men løsningen utviklet seg til et globalt rammeverk for trygg og standardisert utveksling av forretningsdokumenter.

Dokumentutveksling gjennom Peppol gjennomføres ved hjelp av standardiserte formater og protokoller. Alle deltakere følger de samme tekniske spesifikasjonene, noe som sikrer interoperabilitet uavhengig av de underliggende systemene som bedrifter bruker internt. Denne standardiseringen eliminerer behovet for tilpassede integreringer mellom handelspartnere, noe som fører til betydelig lavere implementeringskostnader og redusert kompleksitet.

Peppol løser flere viktige utfordringer for utveksling av elektroniske dokumenter. Ordningen løser utfordringer med inkompatible formater, gjør det enklere å overholde regelverk på tvers av landegrenser og skaper et skalerbart nettverk der én tilkobling gir tilgang til alle deltakerne i nettverket. Nettverket støtter ulike dokumenttyper, inkludert fakturaer, bestillinger, kataloger og fraktinformasjon.

Offentlige myndigheter over hele verden krever i stadig større grad e-faktura, og derfor har Peppol blitt en viktig mekanisme for compliance. Mange land aner kjenner og krever tilkobling til Peppol som en del av forskriftene for e-faktura, noe som gjør det til en strategisk komponent for den globale infrastrukturen for utveksling av forretningsdokumenter.

I takt med at globale forskrifter for e-faktura og compliance utvikles oppstår det forskjellige modeller for kontinuerlig transaksjonskontroll for å knytte sammen bedrifter, tjenesteleverandører og skattemyndigheter. Disse rammeverkene definerer hvordan dokumenter skal flyte mellom partene, og hvem som skal ta seg av de ulike oppgavene for validering og rapportering.

Fire hjørner-modellen

Peppols fire hjørner-modell definerer et standardisert rammeverk for utveksling av elektroniske dokumenter mellom bedrifter.

I denne modellen gjelder følgende:

Hjørne én representerer avsenderen (for eksempel en leverandør).

Hjørne to er avsenderens leverandør av tilgangspunkt.

Hjørne tre er mottakerens leverandør av tilgangspunkt.

Hjørne fire er mottakeren (for eksempel en kunde).

Når en bedrift sender et elektronisk dokument, går det fra hjørne én til hjørne fire via hjørne to og tre. Leverandørene av tilgangspunkt tar seg av alt det tekniske i forbindelse med overføring av dokumenter, inkludert validering av format, sikkerhetsprotokoller og ruting. Dette eliminerer behovet for direkte teknisk integrasjon mellom handelspartnere.

Fem hjørner-modellen

Fem hjørner-modellen utvider standardrammeverket ved å legge til et femte hjørne, som vanligvis representerer en offentlig myndighet eller skattemyndighet. I denne modellen gjelder følgende:

Hjørnene én til fire er som beskrevet over, og hjørne fem er tilsynsmyndigheten som får kopier av relevante dokumenter.

Denne modellen er spesielt viktig i land som implementerer CTC-er, der skattemyndighetene krever oversikt i sanntid eller tilnærmet sanntid over forretningstransaksjoner. Peppol-tjenesteleverandører sikrer at kopier i riktig format av dokumenter overføres til tilsynsmyndighetene, samtidig som de opprettholder business-to-business-flyten.

Derfor er disse modellene viktige

Det er flere grunner til at disse modellene er viktige:

1. De muliggjør interoperabilitet på tvers av ulike systemer og organisasjoner uten behov for tilpassede punkt-til-punkt-tilkoblinger.
2. De fordeler ansvar på en tydelig måte mellom deltakerne, og tjenesteleverandørene tar seg av tekniske kompleksiteter.
3. De sikrer en skalerbar tilnærming til compliance i takt med at myndighetskravene utvikles i forskjellige land.
4. De reduserer implementeringskostnadene ved å tillate at bedrifter kobler seg til én gang for å nå mange handelspartnere.
5. De ivaretar dokumentenes integritet og sikkerhet gjennom hele overføringsprosessen.

I tråd med at e-faktura blir obligatorisk i stadig flere land har disse standardiserte modellene blitt den beste strukturen for effektiv og compliant utveksling av forretningsdokumenter.

Peppol er ikke universelt obligatorisk for alle bedrifter, men bruken blir i stadig større grad påkrevd av styresmakter over hele verden (se vårt Regulatory Atlas for oversikt over relevante forskrifter i hvert land).

I mange europeiske land, for eksempel Frankrike, Tyskland, Sverige og de nordiske landene, er Peppol allerede obligatorisk eller blir obligatorisk for business-to-government-transaksjoner (B2G). For eksempel implementerer Frankrike og Tyskland fasede mandater for B2B-e-faktura fra og med 2025, i tråd med EUs bredere digitaliseringsmål.

I Asia-Stillehavsregionen implementerer land som Singapore, Malaysia og Vietnam også Peppol. Malaysia krever full e-faktura (inkludert Peppol) for alle virksomheter innen juli 2025. På samme måte utvider Saudi-Arabia sine Peppol-baserte krav til e-faktura for å inkludere mindre bedrifter.

Kravet om å bruke Peppol avhenger ofte av bransjen. Bedrifter som leverer varer eller tjenester til offentlig sektor, er vanligvis pålagt å bruke Peppol for å sikre standardisert, trygg og effektiv utveksling av dokumenter. Store bedrifter er ofte de første som omfattes av slike krav, etterfulgt av mellomstore og små bedrifter.

I enkelte land er Peppol også påkrevd for tollrelatert fakturering og handel på tvers av landegrenser. Selv om Peppol kanskje ikke er obligatorisk for alle transaksjoner i privat sektor, tar mange bedrifter i bruk løsningen frivillig på grunn av fordelene med automatisering, færre feil og interoperabilitet på tvers av systemer og grenser.

Ja, Pagero tilbyr omfattende støtte for Peppol-compliance på tvers av landegrenser. Som en Peppol-sertifisert tjenesteleverandør som er akkreditert i alle relevante land over hele verden, opprettholder vi full compliance av de spesifikke Peppol-kravene i hver region.

Peppol-forskrifter og tekniske spesifikasjoner kan variere mellom land og regioner, og lokale myndigheter implementerer ofte landsspesifikke tillegg eller krav. For bedrifter som har internasjonal virksomhet, kan det være krevende å holde oversikten over disse forskjellene. Pagero løser disse utfordringene ved å

• Sikre oppdaterte sertifiseringer i alle Peppol-land der vi har virksomhet
• Implementere og støtte alle nødvendige dokumentformater og forretningsprosesser
• Automatisk validere dokumenter basert på landsspesifikke Peppol-krav
• Sikre riktig ruting gjennom de korrekte Peppol-kanalene basert på hvor mottakeren er
• Ølge med på endringer i regelverket på tvers av landegrenser, og oppdatere systemene våre i henhold til dem

Vår aktive deltakelse i styringen av Peppol gir oss tidlig innsikt i kommende endringer i regelverket. Det gjør at vi kan implementere oppdateringer for plattformen vår før nye krav trer i kraft, slik at vi sikrer kontinuerlig compliance for kundene våre.

For bedrifter som har virksomhet i flere land, vil et samarbeid med Pagero eliminere behovet for å administrere forskjellige Peppol-tilkoblinger eller holde seg oppdatert på endringer i regionale krav. Med én tilkobling får du compliant tilgang til hele Peppol-nettverket, uavhengig av hvor handelspartnerne dine er.

Prosessen for å implementere Peppol med Pagero er enkel og designet for å koble deg til raskt og effektivt. Dette kan du forvente:

1. Innledende oppsett – Vi kobler deg til Pageros tilgangspunkt, som er din gateway til Peppol-nettverket.
2. Registrering – Vi registrerer organisasjonen din i riktig Service Metadata Publisher (SMP) basert på hvor du er (for eksempel Galaxy, ELMA for Norge eller andre landsspesifikke SMP-er).
3. Dokumentkonfigurasjon – Vi hjelper deg med å spesifisere hvilke dokumenttyper du vil sende og motta (fakturaer, bestillinger, råd om forsendelser og så videre).
4. Testing – Før vi går live, gjennomfører vi grundig testing i det separate testmiljøet for Peppol for å sikre at alt fungerer som det skal.
5. Igangkjøring – Når testingen er fullført, kan du utveksle dokumenter med alle Peppol-tilkoblede organisasjoner uten å inngå avtaler først.

Gjennom hele prosessen gir teamet vårt veiledning og støtte for å sikre en problemfri implementering som oppfyller alle tekniske krav og krav til compliance.

En Peppol-ID er din unike identifikator i Peppol-nettverket, og den lar andre deltakere finne deg og utveksle dokumenter med deg.

Når du samarbeider med Pagero

• Tar vi oss av registreringsprosessen for deg i det aktuelle SMP-registeret (Service Metadata Publisher).
• Blir Peppol-ID-en vanligvis basert på organisasjonens eksisterende identifikatorer, for eksempel organisasjonsnummer med et landsprefiks
• Registrerer vi hvilke dokumenttyper du kan motta (fakturaer, bestillinger og så videre)
• Og du er registrert, blir Peppol-ID-en din synlig i SML (Service Metadata Locator), slik at du blir synlig for alle deltakerne i Peppol-nettverket

Pagero kan registrere deg i ulike SMP-er avhengig av hvor du er, inkludert vår egen SMP-tjeneste (Tickstar) for kunder i Sverige og Nederland, ELMA for kunder i Norge, og andre landsspesifikke SMP-er etter behov.

Ja, Pageros Peppol-tjenester er designet for å kunne integreres sømløst i systemene du allerede bruker. Løsningen vår

• Oppretter en system-til-system-tilkobling mellom ERP-/regnskapsprogramvaren og Peppol-nettverket
• Konverterer formater automatisk for å forvandle formatene du bruker, til Peppol BIS-standarder, og omvendt
• Er tilpasset landsspesifikke «dialekter» for Peppol-formatet for å sikre compliance på tvers av markeder
• Kan brukes med alle større ERP- og regnskapssystemer

Denne integrasjonen gjør at du kan fortsette å jobbe i miljøet du kjenner fra før, samtidig som du får alle fordelene med Peppol-tilkobling – uten behov for manuell behandling. 

Pagero har en omfattende tilnærming til sikkerhet og compliance innenfor Peppol-rammeverket:

• Sikker overføring – alle dokumenter som utveksles via Pageros Peppol-tilgangspunkt, bruker sikre og krypterte tilkoblinger i henhold til Peppols strenge sikkerhetsprotokoller.
• Validering av compliance – vi sikrer at alle dokumenter oppfyller de nødvendige spesifikasjonene for format før de overføres, inkludert landsspesifikke krav og «dialekter» i Peppol BIS-formatet.
• Overholdelse av regelverket – som en sertifisert leverandør av Peppol-tilgangspunkter, sikrer Pagero full compliance av alle Peppol-forskrifter og -standarder.
• Ingen uautoriserte valideringer – i tråd med Peppol-kravene utfører vi ikke uautoriserte valideringer (som referansekontroller) av innkommende dokumenter, og vi returnerer ikke dokumenter til avsendere av non-compliance-grunner.
• Separat testmiljø – vi har en helt separat infrastruktur for testing for å sikre at integriteten til produksjonsdata aldri kompromitteres under implementering eller testing.

Tilnærmingen vår sikrer at dokumentutvekslingen din ikke bare er sikker, men også fullstendig compliant med alle relevante Peppol-forskrifter på tvers av ulike land.

Det er enkelt å komme i gang med Peppol ved hjelp av Pagero.

1. Kontakt teamet vårt – ta kontakt for å diskutere dine behov og krav
2. Oppgi grunnleggende informasjon – vi trenger informasjon om organisasjonen din og hvilke dokumenttyper du vil utveksle via Peppol.
3. Velg integrasjonsmetode – bestem hvordan du vil koble systemene dine til Pageros Peppol-tilgangspunkt.
4. La oss ta oss av registreringen – vi registrerer deg i riktig SMP (Galaxy, ELMA for Norge eller andre landsspesifikke SMP-er) basert på hvor du er.
5. Fullstendig testing – vi veileder deg gjennom testing i Peppol-testmiljøet for å sikre at alt fungerer som det skal.

Når disse trinnene er fullført, er du klar til å sende og motta dokumenter med alle organisasjonene i Peppol-nettverket. Etter registrering vil du automatisk motta alle dokumenter som sendes til deg via Peppol – du trenger ikke å inngå avtaler med handelspartnere, noe som gjør det enkelt å onboarde nye kontakter.

Begrepene «Peppol-tilgangspunkt» og «Peppol-tjenesteleverandør» henviser i hovedsak til samme enhet, men uttrykkene gjenspeiler en utvikling i terminologien som på en bedre måte beskriver den utvidede rollen disse organisasjonene nå har i Peppol-økosystemet.

Opprinnelig beskrev «tilgangspunkt» den tekniske gatewayen som koblet brukerne til Peppol-nettverket for utveksling av dokumenter. Dette begrepet fokuserte i hovedsak på aspekter knyttet til den tekniske infrastrukturen – tilkoblingspunktet som lot organisajoner sende og motta elektroniske dokumenter via Peppol.

Over tid ble den foretrukne terminologien endret til «tjenesteleverandør», siden disse enhetene begynte å tilby mer omfattende tjenester i tillegg til grunnleggende nettverkstilgang. Dagens Peppol-tjenesteleverandører, for eksempel Pagero, håndterer alt fra teknisk tilkobling til dokumentvalidering, formatkonvertering, compliancestyring, SMP-registrering og integrasjon med forretningssystemer.

Denne terminologiendringen viser at moderne leverandører leverer ende-til-ende-tjenester i stedet for bare nettverkstilgang. Det samsvarer bedre med hvordan disse enhetene er anerkjent i forbindelse med regelverket, og det gjør det enklere å forstå for bedrifter som ønsker Peppol-tilkobling.

Når du velger Pagero som Peppol-tjenesteleverandør, får du omfattende støtte, som inkluderer nettverkstilkobling, dokumenthåndtering, compliancestyring og sømløs integrasjon med dine eksisterende systemer.