Dostawca usług Peppol

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) to ustandaryzowana infrastruktura sieciowa, która umożliwia organizacjom wymianę elektronicznych dokumentów biznesowych niezależnie od granic czy stosowanych systemów informatycznych.

Początkowo Peppol został stworzony z myślą o usprawnieniu europejskich zamówień publicznych, jednak z biegiem czasu ewoluował w globalną platformę, która zapewnia bezpieczną i jednolitą wymianę dokumentów biznesowych na całym świecie.

Kluczową rolę w funkcjonowaniu Peppol odgrywają ujednolicone formaty i protokoły komunikacyjne. Wszyscy uczestnicy przestrzegają tych samych specyfikacji technicznych, co zapewnia interoperacyjność niezależnie od stosowanych wewnętrznie systemów. Taka standaryzacja eliminuje potrzebę tworzenia indywidualnych integracji pomiędzy partnerami handlowymi, znacząco zmniejszając koszty wdrożenia oraz złożoność procesu.

Peppol skutecznie odpowiada na najważniejsze wyzwania związane z elektroniczną wymianą dokumentów. Zapewnia kompatybilność formatów, ułatwia spełnianie wymogów regulacyjnych w różnych jurysdykcjach i tworzy skalowalną sieć, w której jedno połączenie otwiera dostęp do wszystkich uczestników sieci. W ramach sieci Peppol można wymieniać szeroką gamę dokumentów, takich jak faktury, zamówienia, katalogi czy powiadomienia o wysyłce.

Wraz z rosnącą liczbą państw wprowadzających obowiązkowe e-fakturowanie, Peppol staje się istotnym mechanizmem zapewniającym zgodność z przepisami. Wiele krajów uznaje, a nawet wymaga korzystania z Peppol w ramach regulacji dotyczących e-fakturowania, czyniąc go strategicznym komponentem globalnej infrastruktury wymiany dokumentów biznesowych.

Wraz z rozwojem globalnych regulacji dotyczących e-fakturowania i zgodności podatkowej pojawiają się różne modele ciągłej kontroli transakcji (CTC, Continuous Transaction Controls), które mają na celu połączenie przedsiębiorstw, dostawców usług oraz organów podatkowych. Ramy te określają, w jaki sposób dokumenty przepływają między uczestnikami oraz kto odpowiada za poszczególne aspekty walidacji oraz raportowania.

Model 4-corner (4-stronny)

Model Peppol 4-stronny ustanawia ustandaryzowaną strukturę wymiany elektronicznych dokumentów pomiędzy przedsiębiorstwami.

W tym modelu:

Strona 1 reprezentuje nadawcę (np. dostawcę)

Strona 2 to dostawca punktu dostępowego nadawcy

Strona 3 to dostawca punktu dostępowego odbiorcy

Strona 4 reprezentuje odbiorcę (np. nabywcę)

Gdy firma wysyła dokument elektroniczny, przechodzi on od Strony 1 do Strony 4 przez Strony 2 i 3. Dostawcy punktów dostępowych obsługują wszystkie techniczne aspekty transmisji dokumentów, w tym walidację formatu, protokoły bezpieczeństwa i routing. Dzięki temu nie ma potrzeby tworzenia bezpośrednich, indywidualnych integracji technicznych pomiędzy partnerami handlowymi.

Model 5-corner (5-stronny)

Model 5-stronny rozszerza standardowe ramy poprzez dodanie piątej Strony, zwykle reprezentującej organ rządowy lub administrację podatkową. W tym modelu Strony 1-4 działają jak opisano powyżej, natomiast Strona 5 jest organem regulacyjnym, który otrzymuje kopie odpowiednich dokumentów.

Model ten ma szczególne znaczenie w krajach wdrażających systemy CTC, w których organy podatkowe wymagają wglądu w transakcje biznesowe w czasie rzeczywistym lub zbliżonym do rzeczywistego. Dostawcy usług Peppol dbają o to, by poprawnie sformatowane kopie dokumentów trafiały do organu regulacyjnego, przy jednoczesnym zachowaniu płynności wymiany między przedsiębiorstwami.

Znaczenie tych modeli

Opisane modele są istotne z kilku powodów:

1. Umożliwiają interoperacyjność pomiędzy różnymi systemami i organizacjami bez konieczności tworzenia indywidualnych połączeń punkt-punkt.
2. Wyraźnie rozdzielają odpowiedzialność pomiędzy uczestników, powierzając kwestie techniczne wyspecjalizowanym dostawcom usług.
3. Zapewniają skalowalne podejście do zgodności ze zmieniającymi się wymogami regulacyjnymi w wielu jurysdykcjach.
4. Zmniejszają koszty wdrożenia, umożliwiając firmom nawiązanie jednej integracji dla obsługi wielu partnerów.
5. Zapewniają integralność i bezpieczeństwo dokumentów w całym procesie transmisji.

Wraz z rosnącą liczbą krajów wprowadzających obowiązkowe e-fakturowanie, opisane modele stają się podstawowymi strukturami do sprawnej i zgodnej z przepisami wymiany dokumentów biznesowych.

Pagero to nie tylko dostawca usług – to zaufany partner, który otwiera przed przedsiębiorstwami świat międzynarodowej wymiany dokumentów poprzez sieć Peppol. Dbamy o wszystkie techniczne szczegóły, począwszy od walidacji formatów, przez wdrażanie najwyższych standardów bezpieczeństwa, aż po sprawny routing dokumentów pomiędzy partnerami handlowymi.

Tym, co wyróżnia Pagero w ekosystemie Peppol, jest nasza kompleksowa akredytacja we wszystkich jurysdykcjach Peppol na całym świecie. Uważnie śledzimy zmiany w przepisach, i, gdy tylko pojawiają się nowe modele CTC oparte na Peppol, jak choćby we Francji czy Singapurze, natychmiast podejmujemy kroki, by uzyskać akredytację od lokalnych władz.

Jednak nasza rola nie kończy się na zapewnianiu technicznej łączności. Jesteśmy aktywnym uczestnikiem rozwoju i zarządzania siecią Peppol, zasiadając w zarządach kluczowych organizacji, które kształtują jej przyszłość. Dzięki temu reprezentujemy interesy przedsiębiorstw i naszych klientów podczas dyskusji o standardach, politykach oraz kierunkach rozwoju całej sieci.

Regularnie uczestniczymy w projektach pilotażowych i grupach roboczych, pomagając definiować praktyczne wdrożenia nowych standardów. Dzięki temu oferowane przez nas rozwiązania są nie tylko w pełni zgodne z aktualnymi przepisami, ale przede wszystkim dostosowane do realnych potrzeb biznesowych – często jeszcze zanim nowe regulacje zaczną obowiązywać.

Peppol nie jest powszechnie obowiązkowy dla wszystkich firm, jednak coraz więcej rządów wprowadza wymóg jego stosowania (szczegółowe informacje na temat obowiązujących przepisów w poszczególnych krajach można znaleźć w naszym Regulatory Atlas).

W wielu krajach europejskich, takich jak Francja, Niemcy, Szwecja czy państwa nordyckie, Peppol jest teraz jest wymagany lub staje się obowiązkowy dla transakcji między przedsiębiorstwami a administracją publiczną (B2G). Przykładem są Francja i Niemcy, które od 2025 roku etapowo wdrażają obowiązkowe e-fakturowanie również w relacjach B2B, wpisując się w szeroki program cyfryzacji prowadzony przez Unię Europejską.

W regionie Azji i Pacyfiku również obserwuje się rosnące zainteresowanie siecią Peppol — m.in. w Singapurze, Malezji i Wietnamie. Malezja wprowadza obowiązek pełnego e-fakturowania (w tym przez Peppol) dla wszystkich firm począwszy od lipca 2025 roku. Podobny kierunek obrała Arabia Saudyjska, rozszerzając wymogi dotyczące e-fakturowania opartego na Peppol również na mniejsze przedsiębiorstwa.

Warto podkreślić, że wymóg stosowania Peppol często zależy od branży. Firmy dostarczające towary lub świadczące usługi dla sektora publicznego są zazwyczaj zobligowane do korzystania z Peppol w celu zapewnienia standaryzowanej, bezpiecznej i efektywnej wymiany dokumentów. Duże przedsiębiorstwa są często pierwszymi adresatami tego obowiązku, po czym przychodzi kolej na średnie i małe firmy.

W niektórych jurysdykcjach Peppol jest również wymagany w rozliczeniach celnych i handlu międzynarodowym. Choć obecnie nie wszędzie jest obligatoryjny w transakcjach prywatnych, coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na jego wdrożenie z własnej inicjatywy, dostrzegając korzyści płynące z automatyzacji procesów, redukcji błędów i pełnej interoperacyjności między różnymi systemami oraz krajami.

Tak, Pagero zapewnia kompleksowe wsparcie w zakresie zgodności z regulacjami Peppol na całym świecie. Jako certyfikowany dostawca usług Peppol, posiadający akredytacje we wszystkich kluczowych jurysdykcjach, dbamy o to, aby nasze rozwiązania były zawsze w pełni dostosowane do lokalnych wymagań, niezależnie od regionu, w którym działasz.

Peppol to sieć globalna, ale jej przepisy i specyfikacje techniczne mogą się różnić w zależności od kraju czy regionu. Lokalne władze często wprowadzają własne rozszerzenia lub szczegółowe wymagania, co dla firm prowadzących międzynarodową działalność stanowi niemałe wyzwanie. Pagero skutecznie pomaga sprostać tym trudnościom, oferując:

• Aktualne certyfikacje we wszystkich jurysdykcjach Peppol, w których działamy
• Kompleksowe wdrożenie i obsługę wszystkich wymaganych formatów dokumentów oraz procesów biznesowych
• Automatyczną walidację dokumentów pod kątem wymagań obowiązujących w danym kraju
• Właściwe kierowanie dokumentów przez odpowiednie kanały Peppol, zależnie od lokalizacji odbiorcy
• Stałe monitorowanie zmian regulacyjnych i bieżącą aktualizację naszych systemów.

Nasze zaangażowanie w rozwój i zarządzanie siecią Peppol pozwala nam z wyprzedzeniem śledzić nadchodzące zmiany regulacyjne. Dzięki temu możemy wdrażać niezbędne aktualizacje na naszej platformie, jeszcze zanim nowe przepisy wejdą w życie, gwarantując naszym klientom ciągłą zgodność z obowiązującymi wymaganiami.

Dla firm działających w różnych krajach współpraca z Pagero to przede wszystkim wygoda i bezpieczeństwo – nie musisz już samodzielnie zarządzać wieloma połączeniami Peppol ani śledzić zmieniających się wymagań w poszczególnych regionach. Wystarczy jedno połączenie z Pagero, by uzyskać zgodny z przepisami dostęp do całej sieci Peppol, bez względu na to, gdzie znajdują się Twoi partnerzy biznesowi.

Proces wdrożenia Peppol z Pagero został zaprojektowany tak, by w sposób szybki, przejrzysty i komfortowy wprowadzić Twoją firmę do międzynarodowej sieci wymiany dokumentów. Oto jak krok po kroku przebiega ta współpraca:

1. Wstępna konfiguracja – połączymy Twoją organizację z punktem dostępowym Pagero, który stanie się Twoją bramą do sieci Peppol.
2. Rejestracja – zarejestrujemy Twoją organizację w odpowiednim rejestrze Service Metadata Publisher (SMP), właściwym dla Twojej lokalizacji (np. Galaxy, ELMA dla Norwegii lub inne rejestry krajowe).
3. Konfiguracja dokumentów – wspólnie ustalimy, jakie typy dokumentów będą przesyłane i odbierane – mogą to być faktury, zamówienia, powiadomienia o wysyłce i wiele innych.
4. Testowanie – przed uruchomieniem przeprowadzimy szczegółowe testy w dedykowanym środowisku testowym Peppol, aby mieć pewność, że wszystkie procesy przebiegają prawidłowo.
5. Uruchomienie produkcyjne – po pozytywnym zakończeniu testów możesz swobodnie wymieniać dokumenty z każdą organizacją w sieci Peppol – bez konieczności podpisywania indywidualnych umów z partnerami.

Na każdym etapie nasi specjaliści służą wsparciem i doradztwem, dbając o to, by wdrożenie przebiegło sprawnie i spełniało wszelkie wymogi techniczne oraz regulacyjne.

Peppol ID to Twój unikalny identyfikator w sieci Peppol, dzięki któremu inni uczestnicy mogą łatwo odnaleźć Twoją firmę i bezpiecznie wymieniać z Tobą dokumenty elektroniczne.

Gdy jesteś partnerem Pagero:

• Obsługujemy proces rejestracji Twojej firmy w odpowiednim rejestrze SMP (Service Metadata Publisher).
• Twój Peppol ID opiera się zazwyczaj na już istniejących identyfikatorach organizacji, takich jak numer rejestracyjny firmy z prefiksem kraju.
• Rejestrujemy typy dokumentów, które chcesz otrzymywać (faktury, zamówienia, powiadomienia o wysyłce, itp.).
• Po zakończeniu rejestracji Twój Peppol ID staje się widoczny w centralnym katalogu SML (Service Metadata Locator), co sprawia, że jesteś dostępny dla wszystkich uczestników sieci Peppol.

Pagero umożliwia rejestrację w różnych rejestrach SMP – od naszego własnego Tickstar (dla klientów ze Szwecji i Holandii), przez ELMA dla norweskich firm, po inne krajowe rejestry, w zależności od specyfiki Twojego biznesu i rynku, na którym działasz.

Tak, usługa Pagero w zakresie Peppol została stworzona z myślą o płynnej integracji z Twoimi dotychczasowymi systemami. Nasze rozwiązanie:

• Umożliwia bezpośrednie połączenie systemu ERP lub programu księgowego z siecią Peppol,
• Automatycznie konwertuje formaty dokumentów, przekształcając je z natywnych formatów Twojego systemu do standardów Peppol BIS i odwrotnie,
• Obsługuje specyficzne dla poszczególnych krajów „dialekty” formatu Peppol, zapewniając zgodność niezależnie od rynku,
• Współpracuje ze wszystkimi czołowymi systemami ERP i księgowymi.

Dzięki tej integracji możesz nadal pracować w znanym sobie środowisku, a jednocześnie w pełni korzystać z możliwości, jakie daje połączenie z siecią Peppol — bez konieczności ręcznego przetwarzania dokumentów.

W Pagero bezpieczeństwo i zgodność z regulacjami traktujemy priorytetowo, stosując kompleksowe rozwiązania na każdym etapie wymiany dokumentów w ekosystemie Peppol:

• Bezpieczna transmisja – wszystkie dokumenty wymieniane za pośrednictwem naszego punktu dostępowego Peppol korzystają z bezpiecznych, szyfrowanych połączeń zgodnych z najbardziej rygorystycznymi protokołami bezpieczeństwa Peppol.
• Weryfikacja zgodności – przed wysłaniem każdorazowo upewniamy się, że dokumenty spełniają wszelkie wymagane standardy, w tym specyficzne dla danego kraju „dialekty” formatu Peppol BIS.
• Zgodność z przepisami – jako certyfikowany dostawca punktu dostępowego Peppol zapewniamy ścisłe przestrzeganie wszystkich aktualnych norm i wymagań tej sieci.
• Brak nieautoryzowanych walidacji – zgodnie z wymogami Peppol nie przeprowadzamy nieautoryzowanych kontroli (takich jak sprawdzanie referencji) na dokumentach przychodzących i nie odrzucamy ich z powodu ewentualnych niezgodności.
• Oddzielne środowisko testowe – dysponujemy całkowicie odseparowaną infrastrukturą testową, która gwarantuje, że integralność danych produkcyjnych pozostaje nienaruszona podczas wdrożeń i testów.

Nasze podejście zapewnia, że wymiana dokumentów jest nie tylko bezpieczna, ale także w pełni zgodna z obowiązującymi regulacjami Peppol – niezależnie od kraju, w którym prowadzisz działalność.

Wejście do świata Peppol z Pagero to czysta przyjemność — wystarczy kilka prostych kroków:

1. Skontaktuj się z naszym zespołem– Porozmawiaj z nami o swoich potrzebach i oczekiwaniach, abyśmy mogli zaproponować najlepsze rozwiązanie.
2. Podaj podstawowe informacje – Poprosimy Cię o kilka danych dotyczących Twojej organizacji oraz typów dokumentów, które chcesz wymieniać przez Peppol.
3. Wybierz metodę integracji – Zdecyduj, w jaki sposób chcesz połączyć swoje systemy z punktem dostępowym Peppol — elastycznie dopasujemy się do Twoich preferencji.
4. Rejestrację zostaw nam – Zajmiemy się rejestracją Twojej firmy w odpowiednim rejestrze SMP (Galaxy, ELMA dla Norwegii lub innym krajowym rejestrze, w zależności od lokalizacji).
5. Przejdź testy z naszym wsparciem – Razem przeprowadzimy testy w środowisku Peppol, by upewnić się, że wszystko działa bez zarzutu.

Po tych kilku krokach możesz swobodnie wysyłać i odbierać dokumenty z dowolną firmą korzystającą z Peppol — i to bez konieczności wcześniejszych uzgodnień z partnerami biznesowymi. Od teraz onboarding nowych kontrahentów stanie się szybki, prosty i wygodny!

Choć terminy „dostawca usług Peppol” i „punkt dostępu Peppol” odnoszą się w praktyce do tego samego podmiotu, zmiana nazewnictwa odzwierciedla ewolucję roli, jaką pełnią te organizacje w ekosystemie Peppol.

Początkowo „punkt dostępu” był rozumiany przede wszystkim jako techniczna brama – infrastruktura umożliwiająca firmom wysyłanie i odbieranie elektronicznych dokumentów za pośrednictwem sieci Peppol. Skupiano się więc głównie na samym połączeniu z siecią.

Z biegiem czasu rola tych podmiotów znacznie się rozszerzyła. Dziś określenie „dostawca usług Peppol” lepiej oddaje zakres świadczonych usług – od zapewnienia niezawodnej łączności technicznej, przez walidację i konwersję dokumentów, zarządzanie zgodnością, rejestrację w rejestrze SMP, aż po integrację z systemami biznesowymi klienta. Nowoczesny dostawca usług Peppol, taki jak Pagero, to partner oferujący kompleksowe wsparcie na każdym etapie elektronicznej wymiany dokumentów.

Nowa terminologia lepiej oddaje rzeczywistość i jest bardziej zrozumiała dla przedsiębiorstw, które szukają nie tylko połączenia z siecią, ale także wsparcia, bezpieczeństwa i pełnej obsługi w zakresie rozwiązań Peppol. Dodatkowo, odpowiada ona aktualnym wymaganiom regulacyjnym.

Wybierając Pagero jako swojego dostawcę usług Peppol, zyskujesz nie tylko dostęp do sieci, ale także całościowe wsparcie – od obsługi i walidacji dokumentów, przez zarządzanie zgodnością, aż po płynną integrację z Twoimi obecnymi systemami.