Peppol-palveluntarjoaja

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) on standardoitu verkkoinfrastruktuuri, joka mahdollistaa organisaatioiden välisen sähköisten liiketoiminta-asiakirjojen lähettämisen ja vastaanottamisen yli rajojen ja eri järjestelmien välillä.

Alun perin eurooppalaisten julkisten hankintojen helpottamiseksi kehitetty Peppol on sittemmin muodostunut globaaliksi viitekehykseksi turvalliselle ja standardoidulle sähköiselle sanomaliikenteelle.

Tiedonvaihto Peppolin kautta perustuu yhteisiin formaatteihin ja viestintäprotokolliin. Kaikki verkoston osapuolet noudattavat samoja teknisiä vaatimuksia, mikä takaa yhteentoimivuuden riippumatta siitä, mitä järjestelmiä yritykset käyttävät sisäisesti. Tämä standardointi poistaa tarpeen räätälöidyille integraatioille kauppakumppaneiden välillä, mikä vähentää merkittävästi käyttöönoton kustannuksia ja monimutkaisuutta.

Peppol ratkaisee useita keskeisiä haasteita sähköisessä sanomaliikenteessä. Se tarjoaa ratkaisun formaattien yhteensopimattomuuteen, yksinkertaistaa sääntelyn noudattamista eri lainkäyttöalueilla ja luo skaalautuvan verkoston, jossa liittyminen kerran mahdollistaa yhteyden kaikkiin verkoston osapuoliin.

Koska yhä useammat hallitukset ympäri maailmaa edellyttävät sähköistä laskutusta, Peppolista on tullut tärkeä väline sääntelyn noudattamisessa. Monet maat tunnustavat tai vaativat Peppol-yhteyttä osana sähköisen laskutuksen sääntöjään, mikä tekee siitä strategisesti tärkeän osan globaalia infrastruktuuria liiketoimintaan liittyvässä tiedonvaihdossa.

Kun sähköinen laskutus ja sääntelyvaatimukset kehittyvät maailmanlaajuisesti, erilaisia jatkuvan valvonnan malleja (CTC, Continuous Transaction Controls) otetaan käyttöön yhdistämään yrityksiä, palveluntarjoajia ja veroviranomaisia. Nämä mallit määrittelevät, miten asiakirjat liikkuvat osapuolten välillä ja kuka vastaa validoinnista ja raportoinnista.

Nelikulmamalli

Peppolin nelikulmamalli luo standardoidun kehyksen sähköiseen sanomaliikenteeseen yritysten välillä.

Tässä mallissa:

Kulma 1 edustaa lähettäjää (esim. toimittajaa)

Kulma 2 on lähettäjän yhteyspisteenä toimiva Peppol-palveluntarjoja (Access Point)

Kulma 3 on vastaanottajan yhteyspisteenä toimiva Peppol-palveluntarjoaja (Access Point)

Kulma 4 edustaa vastaanottajaa (esim. ostajaa)

Kun yritys lähettää sähköisen asiakirjan, se kulkee kulmasta 1 kulmaan 4 kulmien 2 ja 3 kautta. Peppol-palveluntarjoajat (Access Pointit) vastaavat sanoman teknisestä välityksestä – mukaan lukien asiakirjan muodon tarkistus, tietoturva ja reititys. Tämä arkkitehtuuri poistaa tarpeen suorille teknisille integraatioille kauppakumppaneiden välillä.

Viisikulmamalli

Viisikulmamalli laajentaa vakiokehystä lisäämällä viidennen kulman, joka tyypillisesti edustaa viranomaista tai verohallintoa. Tässä mallissa:

Kulmat 1–4 toimivat edellä kuvatulla tavalla. Kulma 5 on sääntelyviranomainen, joka vastaanottaa kopiot asiaankuuluvista asiakirjoista.

Tämä malli on erityisen tärkeä maissa, joissa käytetään CTC-järjestelmiä ja veroviranomaiset vaativat reaaliaikaista tai lähes reaaliaikaista näkyvyyttä liiketoimiin. Peppol-palveluntarjoajat varmistavat, että asiakirjojen oikeamuotoiset kopiot toimitetaan viranomaiselle samalla, kun tiedonvaihto yritysten välillä säilyy.

Miksi nämä mallit ovat tärkeitä

Nämä mallit ovat merkittäviä useista syistä:

1. Ne mahdollistavat yhteentoimivuuden eri järjestelmien ja organisaatioiden välillä ilman räätälöityjä point-to-point-yhteyksiä.

2. Ne jakavat vastuut selkeästi osapuolten kesken, ja palveluntarjoajat hoitavat tekniset monimutkaisuudet.

3. Ne tarjoavat skaalautuvan tavan täyttää muuttuvat lakivaatimukset eri maissa.

4. Ne pienentävät käyttöönottokustannuksia, sillä yritykset tavoittavat yhdellä yhteydellä useita kauppakumppaneita.

5. Ne varmistavat asiakirjojen eheyden ja turvallisuuden koko prosessin ajan.

Koska verkkolaskutus on yleistymässä yhä useammassa maassa, näistä standardoiduista malleista on tullut liiketoiminta-asiakirjojen tehokkaan ja vaatimustenmukaisen tiedonvaihdon perusrakenteita.

Peppol ei ole pakollinen kaikille yrityksille maailmanlaajuisesti, mutta sen käyttöä vaaditaan yhä useammin eri maiden hallitusten toimesta. (Katso esimerkiksi Regulatory Atlas saadaksesi maakohtaisen yhteenvedon sääntelytilanteesta.)

Monissa Euroopan maissa, kuten Ranskassa, Saksassa, Ruotsissa ja muissa Pohjoismaissa, Peppol on jo pakollinen tai siitä on tulossa pakollinen julkisen sektorin (B2G) liiketoiminnassa. Esimerkiksi Ranska ja Saksa ottavat käyttöön vaiheittaisia vaatimuksia B2B-verkkolaskutukseen vuodesta 2025 alkaen osana EU:n laajempaa digitalisaatiostrategiaa.

Aasian ja Tyynenmeren alueella Peppolia hyödyntävät muun muassa Singapore, Malesia ja Vietnam. Malesiassa kaikki yritykset siirtyvät pakolliseen verkkolaskutukseen (mukaan lukien Peppol) heinäkuuhun 2025 mennessä. Myös Saudi-Arabia laajentaa Peppol-pohjaisia vaatimuksiaan pienempiin yrityksiin.

Peppolin käyttövelvoite riippuu usein myös toimialasta. Yritykset, jotka toimittavat tuotteita tai palveluita julkiselle sektorille, velvoitetaan tyypillisesti käyttämään Peppolia, jotta asiakirjojen välitys olisi standardoitua, turvallista ja tehokasta. Suuret yritykset ovat usein ensimmäisiä, joita vaatimukset koskevat, ja niiden jälkeen vuorossa ovat keskisuuret ja pienet yritykset.

Joissakin maissa Peppolia vaaditaan myös tulliasiakirjojen ja rajat ylittävän kaupan yhteydessä. Vaikka Peppol ei vielä ole pakollinen kaikissa yksityisen sektorin liiketoimissa, monet yritykset ottavat sen käyttöön vapaaehtoisesti sen tarjoamien hyötyjen vuoksi – kuten automaation, virheiden vähentämisen ja järjestelmien välisen yhteentoimivuuden parantamisen.

Kyllä, Thomson Reuters tarjoaa kattavan tuen Peppol-vaatimusten noudattamiseen kansainvälisesti. Peppol-sertifioituna palveluntarjoajana, joka on akkreditoitu kaikilla asiaankuuluvilla lainkäyttöalueilla maailmanlaajuisesti, noudatamme täysin kunkin alueen erityisiä Peppol-vaatimuksia.

Peppol-säädökset ja tekniset vaatimukset voivat vaihdella maittain ja alueittain, ja paikallisviranomaiset soveltavat usein maakohtaisia laajennuksia tai säädöksiä. Näiden erojen hallinta voi olla merkittävä haaste kansainvälisesti toimiville yrityksille. Thomson Reuters vastaa näihin haasteisiin:

• Pitämällä sertifikaatit ajan tasalla kaikilla Peppol-alueilla, joilla toimimme
• Toteuttamalla ja tukemalla kaikkia vaadittuja asiakirjamuotoja ja liiketoimintaprosesseja
• Validoimalla asiakirjat automaattisesti maakohtaisten Peppol-säädösten mukaisiksi
• Varmistamalla asianmukaisen reitityksen oikeiden Peppol-kanavien kautta vastaanottajan sijainnin perusteella
• Seuraamalla sääntelymuutoksia eri alueilla ja päivittämällä järjestelmiämme vastaavasti

Aktiivinen osallistumisemme Peppolin ohjaus- ja kehitystyöhön antaa meille ennakkotietoa tulevista sääntelymuutoksista. Tämä mahdollistaa alustamme päivittämisen ennen uusien vaatimusten voimaantuloa, mikä takaa asiakkaillemme keskeytymättömän vaatimustenmukaisuuden.

Useissa maissa toimiville yrityksille yhteistyö Pageron kanssa poistaa tarpeen hallinnoida erilaisia Peppol-yhteyksiä tai pysyä ajan tasalla vaihtelevista alueellisista säädöksistä. Yhden yhteyden kautta saat pääsyn koko Peppol-verkostoon – riippumatta siitä, missä kauppakumppanisi sijaitsevat.

Peppolin käyttöönottoprosessi Thomson Reutersin kanssa on suoraviivainen ja suunniteltu siten, että sinut yhdistetään verkostoon nopeasti ja tehokkaasti. Näin se etenee:

1. Alkuasetukset — Yhdistämme sinut yhteyspisteeseesi, joka toimii porttinasi Peppol-verkostoon.
2. Rekisteröinti — Rekisteröimme organisaatiosi sijaintisi perusteella asianmukaiseen Service Metadata Publisher -palveluun (SMP) (esim. Galaxy, ELMA Norjassa tai muut maakohtaiset SMP:t).
3. Asiakirjamääritykset — Autamme sinua määrittämään, minkä tyyppisiä asiakirjoja haluat lähettää ja vastaanottaa (laskut, tilaukset, lähetysilmoitukset jne.).
4. Testaus — Ennen tuotantoon siirtymistä suoritamme kattavan testauksen erillisessä Peppol-testiverkossa varmistaaksemme, että kaikki toimii moitteettomasti.
5. Käyttöönotto — Testauksen jälkeen voit aloittaa asiakirjojen lähettämisen ja vastaanottamisen minkä tahansa Peppoliin liitetyn organisaation kanssa ilman erillisiä kahdenvälisiä sopimuksia.

Koko prosessin ajan asiantuntijatiimimme tarjoaa ohjausta ja tukea varmistaakseen sujuvan käyttöönoton, joka täyttää kaikki tekniset ja vaatimustenmukaisuuteen liittyvät edellytykset.

Peppol-tunniste (Peppol ID) on yksilöllinen tunnisteesi Peppol-verkostossa, jonka avulla muut verkoston osapuolet voivat löytää sinut ja lähettää sinulle asiakirjoja tai vastaanottaa niitä sinulta.

Kun teet yhteistyötä Thomson Reutersin kanssa:

• Hoidamme rekisteröintiprosessin puolestasi asianmukaisessa SMP (Service Metadata Publisher) -rekisterissä.
• Peppol-tunnisteesi perustuu yleensä organisaatiosi olemassa oleviin tunnisteisiin, kuten yrityksesi rekisteröintinumeroon ja maatunnukseen.
• Rekisteröimme myös, minkä tyyppisiä asiakirjoja voit vastaanottaa (laskut, tilaukset jne.).
• Rekisteröitymisen jälkeen Peppol-tunnisteesi tulee näkyviin SML:ssä (Service Metadata Locator), jolloin kaikki Peppol-verkoston osapuolet voivat löytää sinut.

Thomson Reuters voi rekisteröidä sinut useisiin eri SMP-palveluihin sijaintisi mukaan – esimerkiksi omaan SMP-palveluumme (Tickstar) Ruotsissa ja Alankomaissa, ELMA-järjestelmään Norjassa tai muihin maakohtaisiin SMP:ihin tarpeen mukaan.

Kyllä, Thomson Reutersin Peppol-palvelut on suunniteltu integroitaviksi saumattomasti nykyisiin järjestelmiisi. ONESOURCE Pagero -ratkaisumme:

• Luo järjestelmäkohtaisen yhteyden ERP- tai taloushallintaohjelmistosi ja Peppol-verkoston välille
• Käsittelee formaattimuunnokset automaattisesti, muuntaen alkuperäiset tiedostot Peppol BIS -standardeihin ja takaisin alkuperäiseen muotoon.
• Mukauttaa Peppol-tiedostomuodon maakohtaiset muunnelmat varmistaakseen vaatimustenmukaisuuden eri markkinoilla
• Toimii kaikkien tärkeimpien ERP- ja kirjanpitojärjestelmien kanssa.

Tämän integraation ansiosta voit jatkaa työskentelyä tutussa järjestelmäympäristössäsi ja hyödyntää samalla Peppol-yhteyden kaikki edut – ilman manuaalista käsittelyä.

ONESOURCE Pagero noudattaa kokonaisvaltaista lähestymistapaa tietoturvaan ja vaatimustenmukaisuuteen Peppol-kehyksessä:

• Turvallinen tiedonsiirto — Kaikki asiakirjat välitetään suojattujen ja salattujen yhteyksien kautta, jotka noudattavat Peppolin tiukkoja suojausprotokollia.
• Vaatimustenmukaisuuden tarkistus — Varmistamme, että kaikki asiakirjat täyttävät Peppol BIS -muodon ja maakohtaisten sääntöjen mukaiset formaattivaatimukset ennen niiden lähettämistä.
• Säädösten noudattaminen — Sertifioituna Peppol-yhteyspisteenä ONESOURCE Pagero toimii täysin Peppol-säädösten ja -standardien mukaisesti.
• Ei luvattomia tarkistuksia — Peppol-säädösten mukaisesti emme suorita luvattomia validointeja (kuten viitetarkistuksia) saapuville asiakirjoille tai palauta asiakirjoja lähettäjille vaatimustenvastaisuuden vuoksi.
• Erillinen testiympäristö — Käytössämme on täysin erillinen testi-infrastruktuuri varmistaaksemme, että tuotantotietojen eheys ei koskaan vaarannu käyttöönoton tai testauksen aikana.

Tämä lähestymistapa varmistaa, että asiakirjojen välitys on paitsi turvallista, myös täysin Peppol-säädösten mukaista eri lainkäyttöalueilla.

Peppolin käyttöönotto ONESOURCE Pageron kautta on yksinkertaista:

1. Ota yhteyttä tiimiimme — Keskustele kanssamme tarpeistasi ja vaatimuksistasi.
2. Toimita perustiedot — Tarvitsemme tietoja organisaatiostasi sekä siitä, minkä tyyppisiä asiakirjoja haluat välittää Peppolin kautta.
3. Valitse integrointitapa — Päätä, miten haluat yhdistää järjestelmäsi ONESOURCE Pageron Peppol-yhteyspisteeseen.
4. Me hoidamme rekisteröinnin — Rekisteröimme sinut sijaintisi perusteella sopivaan SMP-palveluun (esim. Galaxy, ELMA Norjassa tai muu maakohtainen SMP).
5. Suorita testaus — Opastamme sinua testauksessa Peppol-testiympäristössä varmistaaksemme, että kaikki toimii oikein.

Kun nämä vaiheet on suoritettu, olet valmis lähettämään ja vastaanottamaan asiakirjoja minkä tahansa Peppol-verkostossa olevan organisaation kanssa. Muista, että rekisteröitymisen jälkeen vastaanotat automaattisesti kaikki sinulle Peppolin kautta lähetetyt asiakirjat – erillisiä sopimuksia kauppakumppaneiden kanssa ei tarvita, joten uusien yhteyksien käyttöönotto on vaivatonta.

Termit ”Peppol Access Point” ja ”Peppol-palveluntarjoaja” viittaavat käytännössä samaan toimijaan, mutta niiden käyttö heijastaa muutosta siinä, miten näiden organisaatioiden rooli nähdään Peppol-ekosysteemissä.

Alun perin ”Access Point” eli ”yhteyspiste” kuvasi teknistä yhdyskäytävää, joka yhdisti käyttäjät Peppol-verkostoon asiakirjojen välitystä varten. Termi keskittyi ensisijaisesti tekniseen infrastruktuuriin – pisteeseen, jonka kautta organisaatiot saattoivat lähettää ja vastaanottaa sähköisiä asiakirjoja Peppolin kautta.

Ajan myötä alettiin suosia termiä palveluntarjoaja, kun nämä toimijat alkoivat tarjota huomattavasti kattavampia palveluita pelkän verkkoyhteyden lisäksi. Nykyiset Peppol-palveluntarjoajat, kuten Thomson Reuters, hoitavat kaiken teknisestä yhdistettävyydestä asiakirjojen validointiin, tiedostomuotojen muuntamiseen, vaatimustenmukaisuuden hallintaan, SMP-rekisteröintiin ja järjestelmäintegraatioihin.

Terminologian muutos kuvastaa sitä, että kyse ei ole enää pelkästä teknisestä yhteyspisteestä, vaan kokonaisvaltaisesta palvelukokonaisuudesta. Uusi termi vastaa paremmin myös viranomaisten käyttämää kieltä ja auttaa yrityksiä hahmottamaan palvelun laajuuden ja hyödyt selkeämmin, kun ne etsivät Peppol-yhteyttä.

Kun valitset Thomson Reutersin Peppol-palveluntarjoajaksesi, saat käyttöösi kattavan ratkaisun, joka sisältää verkostoon yhdistämisen, asiakirjojen käsittelyn, vaatimustenmukaisuuden hallinnan sekä sujuvan integraation nykyisiin järjestelmiisi.