Prestataire de services Peppol

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) est une infrastructure réseau normalisée qui permet aux organisations d'échanger des documents commerciaux électroniques au-delà des frontières et des systèmes.

Initialement développé pour simplifier les marchés publics européens, Peppol est devenu un cadre mondial pour l'échange sécurisé et normalisé de documents commerciaux.

L'échange de documents via Peppol est facilité par des formats et des protocoles normalisés. Tous les participants adhèrent aux mêmes spécifications techniques, garantissant ainsi l'interopérabilité indépendamment des systèmes sous-jacents utilisés en interne par les entreprises. Cette normalisation élimine le besoin d'intégrations personnalisées entre les partenaires commerciaux, ce qui réduit considérablement les coûts et la complexité de la mise en œuvre.

Peppol répond à plusieurs enjeux majeurs liés à l'échange de documents électroniques. Il apporte une solution aux problèmes d'incompatibilité de formats, simplifie la conformité réglementaire entre les juridictions et crée un réseau évolutif où une seule connexion donne accès à tous les participants du réseau. Le réseau prend en charge différents types de documents, notamment les factures, les commandes, les catalogues et les avis d'expédition.

Alors que les gouvernements du monde entier imposent de plus en plus la facturation électronique, Peppol est devenu un mécanisme de conformité important. De nombreuses juridictions reconnaissent ou exigent la connectivité Peppol dans le cadre de leur réglementation en matière de facturation électronique, ce qui en fait un élément stratégique de l'infrastructure mondiale d'échange de documents commerciaux.

À mesure que les réglementations mondiales en matière de facturation électronique et de conformité évoluent, différents modèles de contrôle continu des transactions apparaissent pour connecter les entreprises, les prestataires de services et les autorités fiscales. Ces cadres déterminent la manière dont les documents circulent entre les parties et qui se charge des différents aspects de la validation et de la déclaration.

Le modèle à 4 coins

Le modèle Peppol à 4 coins établit un cadre normalisé pour l'échange de documents électroniques entre entreprises.

Dans ce modèle :

Le coin 1 représente l'expéditeur (par exemple, un fournisseur)

Le coin 2 est le fournisseur du point d'accès de l'expéditeur

Le coin 3 est le fournisseur du point d'accès du destinataire

Le coin 4 représente le destinataire (par exemple, un acheteur)

Lorsqu'une entreprise envoie un document électronique, celui-ci passe du coin 1 au coin 4 en passant par les coins 2 et 3. Les fournisseurs de points d'accès gèrent tous les aspects techniques de la transmission des documents, y compris la validation du format, les protocoles de sécurité et le routage. Le besoin d'une intégration technique directe entre les partenaires commerciaux est ainsi éliminé.

Le modèle à 5 coins

Le modèle à 5 coins élargit le cadre standard en ajoutant un cinquième coin, qui représente généralement une autorité gouvernementale ou une administration fiscale. Dans ce modèle :

Les coins 1 à 4 fonctionnent comme décrit ci-dessus. Le coin 5 est l'autorité réglementaire qui reçoit les copies des documents pertinents.

Ce modèle est particulièrement important dans les pays qui mettent en œuvre les CTC, où les autorités fiscales exigent une visibilité en temps réel ou quasi réel des transactions commerciales. Les prestataires de services Peppol veillent à ce que des copies correctement formatées des documents soient transmises à l'autorité de réglementation tout en maintenant le flux business-to-business.

Pourquoi ces modèles sont-ils importants ?

Ces modèles sont importants pour plusieurs raisons :

1. Ils permettent l'interopérabilité entre différents systèmes et organisations sans nécessiter de connexions point à point personnalisées.
2. Ils répartissent clairement les responsabilités entre les participants, les prestataires de services prenant en charge les complexités techniques.
3. Ils fournissent une approche évolutive pour se conformer aux exigences réglementaires en constante évolution dans plusieurs juridictions.
4. Ils réduisent les coûts de mise en œuvre en permettant aux entreprises de se connecter une seule fois pour atteindre de nombreux partenaires commerciaux.
5. Ils garantissent l'intégrité et la sécurité des documents tout au long du processus de transmission.

À mesure que les mandats de facturation électronique s'imposent dans un nombre croissant de pays, ces modèles normalisés sont devenus des structures incontournables pour un échange efficace et conforme des documents commerciaux.

Pagero est un prestataire de services qui permet aux entreprises de se connecter au réseau Peppol et d'y participer. Pagero gère les aspects techniques de la transmission des documents, notamment la validation des formats, les protocoles de sécurité et le routage entre les partenaires commerciaux.

Ce qui distingue Pagero dans l'écosystème Peppol, c'est notre accréditation complète dans toutes les juridictions Peppol à l'échelle mondiale. Nous suivons de près l'évolution de la réglementation afin d'être prêts à demander et à obtenir l'accréditation des autorités Peppol locales lorsque de nouveaux modèles de CTC basés sur Peppol sont annoncés, comme en France et à Singapour.

Au-delà de la fourniture d'une connectivité technique, Pagero participe activement au développement et à la gouvernance du réseau Peppol grâce à sa participation au conseil d'administration d'organisations clés. Cette implication nous permet de représenter les intérêts des entreprises et de nos clients dans les discussions sur les normes, les politiques et le développement futur du réseau.

Nous participons régulièrement à des projets pilotes et à des groupes de travail techniques afin de contribuer à la définition de la mise en œuvre pratique des nouvelles normes, garantissant ainsi que nos solutions sont non seulement conformes, mais également optimisées pour répondre aux besoins réels des entreprises avant l'entrée en vigueur des réglementations.

Peppol n'est pas obligatoire pour toutes les entreprises, mais son adoption est de plus en plus exigée par les gouvernements du monde entier (consultez notre Atlas réglementaire pour connaître les réglementations en vigueur dans chaque pays).

Dans de nombreux pays européens, tels que la France, l'Allemagne, la Suède et les pays nordiques, Peppol est déjà obligatoire ou en passe de le devenir pour les transactions entre entreprises et gouvernements (B2G). Par exemple, la France et l'Allemagne mettent en œuvre des mandats progressifs pour la facturation électronique B2B à partir de 2025, conformément aux objectifs plus larges de l'UE en matière de dématérialisation.

Dans la région Asie-Pacifique, des pays comme Singapour, la Malaisie et le Vietnam adoptent également Peppol, la Malaisie rendant obligatoire le passage à la facturation électronique (y compris Peppol) pour toutes les entreprises d'ici à juillet 2025. De même, l'Arabie saoudite étend ses exigences en matière de facturation électronique basée sur Peppol aux petites entreprises.

L'obligation d'utiliser Peppol dépend souvent du secteur d'activité. Les entreprises qui fournissent des biens ou des services au secteur public sont généralement tenues d'utiliser Peppol afin de garantir un échange de documents normalisé, sécurisé et efficace. Les grandes entreprises sont souvent les premières visées par ces obligations, suivies par les petites et moyennes entreprises.

Dans certaines juridictions, Peppol est également obligatoire pour la facturation douanière et le commerce transfrontalier. Bien qu'il ne soit pas encore obligatoire pour toutes les transactions du secteur privé, de nombreuses entreprises adoptent Peppol de manière volontaire en raison de ses avantages en matière d'automatisation, de réduction des erreurs et d'interopérabilité entre les systèmes et les frontières.

Oui, Pagero offre une assistance complète pour la conformité Peppol au-delà des frontières internationales. En tant que prestataire de services certifié Peppol et accrédité dans toutes les juridictions concernées à travers le monde, nous garantissons une conformité totale avec les exigences spécifiques de Peppol dans chaque région.

Les réglementations et spécifications techniques de Peppol peuvent varier d'un pays à l'autre et d'une région à l'autre, les autorités locales mettant souvent en œuvre des extensions ou des exigences spécifiques à leur pays. La gestion de ces différences représente un défi de taille pour les entreprises opérant à l'international. Pagero relève ce défi en :

• Maintenant à jour les certifications dans toutes les juridictions Peppol où nous opérons
• Mettant en œuvre et en assurant le support de tous les formats de documents et processus métier requis
• Validant automatiquement les documents au regard des exigences Peppol spécifiques à chaque pays
• Garantissant un routage approprié via les canaux Peppol pertinents en fonction de la localisation du destinataire
• Surveillant les changements réglementaires dans les différentes juridictions et en mettant à jour nos systèmes en conséquence

Notre participation active à la gouvernance Peppol nous permet d'anticiper les changements réglementaires à venir. Nous pouvons ainsi mettre à jour notre plateforme avant l'entrée en vigueur des nouvelles exigences, garantissant ainsi une conformité ininterrompue à nos clients.

Pour les entreprises opérant dans plusieurs pays, travailler avec Pagero élimine le besoin de gérer différentes connexions Peppol ou de se tenir informé des différentes exigences régionales. Notre connexion unique fournit un accès conforme à l'ensemble du réseau Peppol, où que se trouvent vos partenaires commerciaux.

Le processus de mise en œuvre de Peppol avec Pagero est simple et conçu pour vous permettre de vous connecter rapidement et efficacement. Voici ce à quoi vous pouvez vous attendre :

1. Configuration initiale — Nous vous connectons au point d'accès de Pagero, qui sert de passerelle vers le réseau Peppol.
2. Enregistrement — Nous enregistrons votre organisation dans le Service Metadata Publisher (SMP) approprié en fonction de votre localisation (Galaxy, ELMA pour la Norvège ou d'autres SMP spécifiques à chaque pays).
3. Configuration des documents — Nous vous aidons à définir les types de documents que vous souhaitez envoyer et recevoir (factures, commandes, avis d'expédition, etc.).
4. Tests — Avant le lancement, nous effectuons des tests exhaustifs dans l'environnement de test distinct de Peppol afin de s’assurer que tout fonctionne comme prévu.
5. Lancement — Une fois les tests terminés, vous pouvez échanger des documents avec n'importe quelle organisation connectée à Peppol sans avoir besoin d'accords préalables.

Tout au long du processus, notre équipe vous fournit des conseils et une assistance afin de garantir une mise en œuvre fluide qui répond à toutes les exigences techniques et de conformité.

Un ID Peppol est votre identifiant unique au sein du réseau Peppol qui permet aux autres participants de vous trouver et d'échanger des documents avec vous.

Lorsque vous vous associez à Pagero :

• Nous nous chargeons du processus d'enregistrement pour vous dans le registre SMP (Service Metadata Publisher) pertinent.
• Votre ID Peppol repose généralement sur les identifiants existants de votre organisation, tels que le numéro d'enregistrement de votre entreprise avec le préfixe du pays.
• Nous enregistrons les types de documents que vous êtes en mesure de recevoir (factures, commandes, etc.).
• Une fois enregistré, votre ID Peppol devient visible dans le SML (Service Metadata Locator), vous rendant ainsi identifiable par tous les participants au réseau Peppol.

Pagero peut vous enregistrer dans différents SMP en fonction de votre localisation, y compris notre propre service SMP (Tickstar) pour les clients en Suède et aux Pays-Bas, ELMA pour les clients norvégiens ou d'autres SMP spécifiques à certains pays si nécessaire.

Oui, les services Peppol de Pagero sont conçus pour s'intégrer de manière transparente à vos systèmes existants. Notre solution :

• Crée une connexion de système à système entre votre logiciel ERP/comptable et le réseau Peppol
• Gère automatiquement les conversions de format, en transformant vos formats natifs aux normes Peppol BIS et vice versa
• S'adapte aux « dialectes » du format Peppol spécifiques à chaque pays afin de garantir la conformité sur différents marchés
• Fonctionne avec tous les principaux systèmes ERP et comptables

Cette intégration vous permet de continuer à travailler dans votre environnement familier tout en bénéficiant de tous les avantages de la connectivité Peppol, sans aucun traitement manuel. 

Pagero adopte une approche globale en matière de sécurité et de conformité dans le cadre de Peppol :

• Transmission sécurisée — Tous les documents échangés via le point d'accès Peppol de Pagero utilisent des connexions sécurisées et cryptées conformément aux protocoles de sécurité stricts de Peppol.
• Validation de la conformité — Nous nous assurons que tous les documents respectent les spécifications de format requises avant leur transmission, y compris les exigences spécifiques à chaque pays et les « dialectes » du format Peppol BIS.
• Respect de la réglementation — En tant que fournisseur certifié du point d'accès Peppol, Pagero se conforme pleinement à toutes les réglementations et normes Peppol.
• Aucune validation non autorisée — Conformément aux exigences de Peppol, nous n'effectuons aucune validation non autorisée (telle que des contrôles de référence) sur les documents entrants et ne renvoyons pas les documents aux expéditeurs pour des raisons de non-conformité.
• Environnement de test distinct — Nous disposons d'une infrastructure de test entièrement distincte afin de garantir que l'intégrité des données de production n'est jamais compromise pendant la mise en œuvre ou les tests.

Notre approche garantit que vos échanges de documents sont non seulement sécurisés, mais également entièrement conformes à toutes les réglementations Peppol applicables dans différentes juridictions.

Pour commencer à utiliser Peppol via Pagero, rien de plus simple :

1. Contactez notre équipe — Contactez-nous pour discuter de vos besoins et exigences spécifiques.
2. Communiquez-nous les informations de base — Nous aurons besoin d'informations sur votre organisation et sur les types de documents que vous souhaitez échanger via Peppol.
3. Choisissez votre méthode d'intégration — Décidez comment vous souhaitez connecter vos systèmes au point d'accès Peppol de Pagero.
4. Laissez-nous gérer l'enregistrement — Nous vous enregistrerons dans le SMP pertinent (Galaxy, ELMA pour la Norvège ou d'autres SMP spécifiques à chaque pays) en fonction de votre localisation.
5. Tests complets — Nous vous guiderons tout au long des tests dans l'environnement de test Peppol afin de s’assurer que tout fonctionne correctement.

Une fois ces étapes terminées, vous serez prêt à envoyer et à recevoir des documents avec n'importe quelle organisation du réseau Peppol. N'oubliez pas qu'après votre enregistrement, vous recevrez automatiquement tous les documents qui vous sont envoyés via Peppol. Aucun accord préalable avec vos partenaires commerciaux n'est nécessaire, ce qui facilite grandement l'intégration de nouvelles connexions.

Les termes « point d'accès Peppol » et « prestataire de services Peppol » désignent essentiellement la même entité, mais reflètent une évolution terminologique qui traduit mieux le rôle élargi que ces organisations jouent désormais dans l'écosystème Peppol.

À l'origine, le terme « point d'accès » désignait la passerelle technique qui connectait les utilisateurs au réseau Peppol pour l'échange de documents. Ce terme désignait principalement l'infrastructure technique, c'est-à-dire le point de connexion qui permettait aux organisations d'envoyer et de recevoir des documents électroniques par l'intermédiaire de Peppol.

Au fil du temps, le terme « prestataire de services » a été privilégié, car ces entités ont commencé à offrir des services beaucoup plus complets que le simple accès au réseau. Aujourd'hui, les prestataires de services Peppol, tels que Pagero, s'occupent de tout, de la connectivité technique à la validation des documents, en passant par la conversion des formats, la gestion de la conformité, l'enregistrement dans le SMP et l'intégration avec les processus métier.

Ce changement de terminologie vise à reconnaître que les prestataires modernes fournissent des services de bout en bout plutôt qu'un simple accès au réseau. Elle est plus conforme à la manière dont ces entités sont reconnues dans les contextes réglementaires et facilite la compréhension des entreprises qui souhaitent bénéficier de la connectivité Peppol.

Lorsque vous travaillez avec Pagero en tant que prestataire de services Peppol, vous bénéficiez d'une assistance complète qui inclut la connectivité réseau, le traitement des documents, la gestion de la conformité et l'intégration transparente dans vos systèmes existants.