Prestador de serviços Peppol

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) é um padrão de infraestrutura de rede que permite às organizações trocar documentos comerciais eletrónicos entre fronteiras e sistemas.

Originalmente desenvolvido para simplificar os contratos públicos europeus, o Peppol evoluiu para uma estrutura global para a troca segura e normalizada de documentos comerciais.

A troca de documentos através do Peppol é facilitada por formatos e protocolos normalizados. Todos os participantes seguem as mesmas especificações técnicas, garantindo a interoperabilidade independentemente dos sistemas subjacentes que as empresas usam internamente. Essa normalização elimina a necessidade de integrações personalizadas entre parceiros comerciais, reduzindo significativamente os custos e a complexidade da implementação.

O Peppol aborda diversos desafios importantes na troca eletrónica de documentos. Oferece uma solução para problemas de incompatibilidade de formatos, simplifica a conformidade regulamentar em todas as jurisdições e cria uma rede escalável onde uma única ligação garante acesso a todos os participantes da rede. A rede suporta vários tipos de documentos, incluindo faturas, encomendas, catálogos e notificações de envio.

À medida que os governos em todo o mundo exigem cada vez mais a faturação eletrónica, o Peppol tornou-se um importante mecanismo de conformidade. Muitas jurisdições reconhecem ou exigem a conectividade Peppol como parte dos seus regulamentos de faturação eletrónica, considerando-o um componente estratégico da infraestrutura global de troca de documentos comerciais.

À medida que os regulamentos globais de faturação eletrónica e de conformidade evoluem, estão a surgir diferentes modelos de Controlo Contínuo de Transações para ligar empresas, prestadores de serviços e autoridades fiscais. Estas estruturas determinam a forma como os documentos circulam entre as partes e quem trata dos vários aspetos da validação e da comunicação.

Modelo de 4 cantos

O modelo de 4 cantos do Peppol estabelece uma estrutura normalizada para a troca de documentos eletrónicos entre empresas.

Neste modelo:

O canto 1 representa o remetente (ex., um prestador)

O canto 2 é o prestador do ponto de acesso do remetente

O canto 3 é o prestador do ponto de acesso do destinatário

O canto 4 representa o destinatário (ex., um comprador)

Quando uma empresa envia um documento eletrónico, este passa do Canto 1 para o Canto 4 através dos Cantos 2 e 3. Os prestadores de pontos de acesso tratam de todos os aspetos técnicos da transmissão de documentos, incluindo a validação do formato, os protocolos de segurança e o encaminhamento. Isto elimina a necessidade de integração técnica direta entre parceiros comerciais.

Modelo de 5 cantos

O modelo de 5 cantos amplia a estrutura padrão, acrescentando um quinto canto, que representa geralmente uma autoridade governamental ou uma administração fiscal. Neste modelo:

Os cantos 1-4 funcionam como descrito acima e o canto 5 é a autoridade reguladora que recebe cópias dos documentos pertinentes

Este modelo é particularmente importante em países que implementam CTC, onde as autoridades fiscais exigem visibilidade em tempo real ou quase real das transações comerciais. Os prestadores de serviços Peppol asseguram que cópias de documentos corretamente formatados são transmitidas à autoridade reguladora, mantendo o fluxo entre empresas.

Porque é que estes modelos são importantes

Estes modelos são importantes por várias razões:

1. Permitem a interoperabilidade entre diferentes sistemas e organizações sem exigir ligações ponto-a-ponto personalizadas.
2. Distribuem de forma clara as responsabilidades entre os participantes, cabendo aos prestadores de serviços tratar das complexidades técnicas.
3. Oferecem uma abordagem escalável à conformidade com a evolução dos requisitos regulamentares em várias jurisdições.
4. Reduzem os custos de implementação, permitindo às empresas ligarem-se uma vez para chegarem a muitos parceiros comerciais.
5. Garantem a integridade e a segurança dos documentos durante todo o processo de transmissão.

À medida que os mandatos de faturação eletrónica vão sendo implementados em mais países, estes modelos normalizados tornam-se estruturas de referência para uma troca de documentos comerciais eficiente e em conformidade.

A Pagero atua como prestador de serviços, permitindo que as empresas se liguem e participem na rede Peppol.  A Pagero trata dos aspetos técnicos da transmissão de documentos, incluindo a validação de formatos, protocolos de segurança e encaminhamento entre parceiros comerciais.

O que distingue a Pagero no ecossistema Peppol é a nossa acreditação abrangente em todas as jurisdições Peppol, a nível mundial. Acompanhamos atentamente os desenvolvimentos regulamentares para, quando forem anunciados novos modelos de CTC baseados no Peppol, como em França e Singapura, estarmos preparados para procurar e obter a acreditação das autoridades locais Peppol.

Mais do que fornecer conetividade técnica, a Pagero molda ativamente o desenvolvimento e a governação da rede Peppol através da sua participação em organizações chave. Este envolvimento permite-nos representar os interesses das empresas e dos nossos clientes nas discussões sobre normas, políticas e desenvolvimento futuro da rede.

Participamos consistentemente em projetos-piloto e grupos de trabalho técnicos para ajudar a definir implementações práticas de novas normas - assegurando que as nossas soluções não estão apenas em conformidade, mas otimizadas para as necessidades comerciais do mundo real antes da entrada em vigor dos regulamentos.

O Peppol não é obrigatório para todas as empresas, mas a sua adoção está a ser cada vez mais exigida pelos governos em todo o mundo (consulte o nosso Atlas de Regulamentação para uma análise por país das regulamentações relevantes).

Em muitos países europeus, como França, Alemanha, Suécia e países nórdicos, o Peppol já é obrigatório ou está a tornar-se obrigatório para as transações entre empresas e administrações públicas (B2G). Por exemplo, a França e a Alemanha estão a implementar mandatos faseados para a faturação eletrónica B2B a partir de 2025, em consonância com os objetivos mais amplos de digitalização da UE.

Na região da Ásia-Pacífico, países como Singapura, Malásia e Vietname também estão a adotar o Peppol, com a Malásia a impor a faturação eletrónica total (incluindo Peppol) a todas as empresas até julho de 2025. Do mesmo modo, a Arábia Saudita está a expandir os seus requisitos de faturação eletrónica baseados no Peppol para incluir as pequenas empresas.

O requisito de utilizar o Peppol depende frequentemente da indústria. As empresas que fornecem bens ou serviços ao setor público são normalmente obrigadas a usar o Peppol para garantir uma troca de documentos normalizada, segura e eficiente. As grandes empresas são frequentemente as primeiras a ser visadas por estes mandatos, seguidas pelas médias e pequenas empresas.

Em algumas jurisdições, o Peppol é também necessário para a faturação aduaneira e o comércio transfronteiriço. Embora ainda não seja obrigatório para todas as transações do setor privado, muitas empresas estão a adotar voluntariamente o Peppol devido às suas vantagens em termos de automatização, redução de erros e interoperabilidade entre sistemas e fronteiras.

Sim, a Pagero fornece um suporte abrangente para a conformidade Peppol além fronteiras internacionais. Como prestador de serviços certificado pelo Peppol e acreditado em todas as jurisdições relevantes a nível mundial, mantemos total conformidade com os requisitos específicos Peppol em cada região.

Os regulamentos e as especificações técnicas Peppol podem variar entre países e regiões, sendo frequente as autoridades locais implementarem extensões ou requisitos específicos de cada país. A superação destas diferenças apresenta desafios significativos para as empresas que operam a nível internacional. A Pagero aborda estes desafios da seguinte forma:

• Manutenção de certificações atualizadas em todas as jurisdições Peppol onde operamos
• Implementar e apoiar todos os formatos de documentos e processos empresariais necessários
• Validação automática de documentos em relação aos requisitos Peppol específicos do país
• Assegurar o encaminhamento adequado através dos canais Peppol corretos com base na localização do destinatário
• Monitorizar as alterações regulamentares em todas as jurisdições e atualizar os nossos sistemas em conformidade

A nossa participação ativa na governação do Peppol permite-nos ter uma visão antecipada das futuras alterações regulamentares. Isto permite-nos implementar atualizações na nossa plataforma antes da entrada em vigor de novos requisitos, assegurando uma conformidade ininterrupta para os nossos clientes.

Para as empresas que operam em vários países, trabalhar com a Pagero elimina a necessidade de gerir diferentes ligações Peppol ou de se manter atualizado com os diferentes requisitos regionais. A nossa ligação única disponibiliza um acesso compatível a toda a rede Peppol, independentemente da localização dos seus parceiros comerciais.

O processo de implementação do Peppol com a Pagero é simples e foi desenvolvido para ligar os nossos clientes de forma rápida e eficiente. Veja o que esperar:

1. Configuração inicial - Ligamos o cliente ao ponto de acesso da Pagero, que serve de porta de entrada para a rede Peppol.
2. Registo - Registamos a organização no Service Metadata Publisher (SMP) adequado com base na sua localização (por exemplo, Galaxy, ELMA para a Noruega ou outros SMP específicos do país).
3. Configuração de documentos - Ajudamos a especificar os tipos de documentos que pretende enviar e receber (faturas, notas de encomenda, guias de expedição, etc.).
4. Testes - Antes de entrar em funcionamento, realizamos testes completos no ambiente de teste Peppol separado para garantir que tudo está a funcionar como esperado.
5. Go-live - Uma vez concluído o teste, será possível trocar documentos com qualquer organização ligada ao Peppol sem necessitar de acordos prévios.

Ao longo do processo, a nossa equipa disponibiliza orientação e apoio para garantir uma implementação tranquila que cumpra todos os requisitos técnicos e de conformidade.

Um Peppol ID é o seu identificador único na rede Peppol que permite aos outros participantes encontrar e trocar documentos com a sua empresa.

Quando se é parceiro da Pagero:

• Tratamos do processo de registo do cliente no registo SMP (Service Metadata Publisher) adequado.
• O seu Peppol ID baseia-se normalmente nos identificadores existentes da sua organização, como o número de registo da sua empresa com um prefixo de país.
• Registamos os tipos de documentos que está preparado para receber (faturas, notas de encomenda, etc.).
• Uma vez registado, o seu Peppol ID torna-se visível no SML (Service Metadata Locator), e detetável para todos os participantes na rede Peppol.

A Pagero pode registá-lo em vários SMP, dependendo da sua localização, incluindo o nosso próprio serviço SMP (Tickstar) para clientes na Suécia e nos Países Baixos, ELMA para clientes noruegueses, ou outros SMP específicos de cada país, como necessário.

Sim, os serviços Peppol da Pagero foram desenvolvidos para uma integração contínua  com os sistemas existentes. A nossa solução:

• Cria uma ligação sistema a sistema entre o seu software ERP/contabilidade e a rede Peppol
• Trata automaticamente da conversão de formatos, transformando os formatos nativos em normas BIS Peppol e vice-versa
• Acomoda “dialectos” específicos de cada país no formato Peppol para garantir a conformidade em diferentes mercados
• Funciona com todos os principais sistemas ERP e de contabilidade

Esta integração permite-lhe continuar a trabalhar no seu ambiente familiar, ao mesmo tempo que obtém todas as vantagens da conectividade Peppol - sem necessidade de processamento manual. 

A Pagero adopta uma abordagem abrangente à segurança e à conformidade no âmbito da estrutura Peppol:

• Transmissão segura - Todos os documentos trocados através do ponto de acesso Peppol da Pagero utilizam ligações seguras e encriptadas, seguindo os protocolos de segurança rigorosos do Peppol.
• Validação da conformidade - Garantimos que todos os documentos cumprem as especificações de formato exigidas antes da transmissão, incluindo requisitos específicos de cada país e "dialetos" do formato BIS Peppol.
• Adesão aos regulamentos - Como prestador certificado de pontos de acesso Peppol, a Pagero mantém total conformidade com todos os regulamentos e normas Peppol.
• Sem validações não autorizadas - Em conformidade com os requisitos Peppol, não realizamos validações não autorizadas (como controlos de referência) em documentos recebidos, nem devolvemos documentos aos remetentes por motivos de não conformidade.
• Ambiente de teste separado - Mantemos uma infraestrutura de teste completamente separada para garantir que a integridade dos dados de produção não é comprometida nunca durante a implementação ou o teste.

A nossa abordagem garante que a sua troca de documentos não só é segura, como também está em total conformidade com todos os regulamentos relevantes do Peppol em diferentes jurisdições.

Começar a usar o Peppol através da Pagero é simples:

1. Contacte a nossa equipa - Entre em contacto connosco para discutir as suas necessidades e requisitos específicos.
2. Fornecer informações básicas - Precisamos de detalhes sobre a sua organização e quais os tipos de documentos que pretende trocar através do Peppol.
3. Escolha o seu método de integração - Decida como pretende ligar os seus sistemas ao ponto de acesso Peppol da Pagero.
4. Deixe-nos tratar do registo - Iremos registá-lo no SMP adequado (Galaxy, ELMA para a Noruega ou outros SMP específicos do país) com base na sua localização.
5. Testes completos - Iremos orientá-lo através de testes no ambiente de testes Peppol para garantir que tudo funciona corretamente.

Uma vez concluídos estes procedimentos, estará pronto para enviar e receber documentos com qualquer organização na rede Peppol. Não esquecemos que, após o registo, receberá automaticamente todos os documentos que lhe forem enviados através do Peppol - não são necessários acordos prévios com parceiros comerciais, o que facilita a integração de novas ligações.

Os termos "Ponto de acesso Peppol" e "Prestador de serviços Peppol" referem-se essencialmente à mesma entidade, mas refletem uma evolução na terminologia que capta melhor o papel alargado que estas organizações desempenham no ecossistema Peppol.

Originalmente, “ Ponto de acesso ” descrevia a porta de entrada técnica que ligava os utilizadores à rede Peppol para troca de documentos. Este termo centrava-se principalmente no aspeto da infraestrutura técnica - o ponto de ligação que permitia às organizações enviar e receber documentos eletrónicos através do Peppol.

Com o tempo, a terminologia preferida passou a ser "Prestador de serviços", uma vez que estas entidades começaram a oferecer serviços muito mais abrangentes para além do acesso básico à rede. Os atuais prestadores de serviços Peppol, como a Pagero, tratam de tudo, desde a conectividade técnica à validação de documentos, conversão de formatos, gestão de conformidade, registo de SMP e integração com sistemas empresariais.

Esta mudança de terminologia reconhece que os fornecedores modernos fornecem serviços de ponta a ponta e não apenas acesso à rede. Está mais alinhada com a forma como estas entidades são reconhecidas em contextos regulamentares e cria uma compreensão mais intuitiva para as empresas que procuram a conectividade Peppol.

Os atuais prestadores de serviços Peppol, como a Pagero, tratam de tudo, desde a conectividade técnica à validação de documentos, conversão de formatos, gestão de conformidade, registo de PMS e integração com sistemas empresariais.