E-fakturowanie w Polsce

Wdrożenie i utrzymanie e-fakturowania (i stałej zgodności ze zmieniającymi się przepisami) to dla działów finansowych spore wyzwanie, szczególnie przy rosnących wymaganiach prawnych. Automatyzacja pozwala uprościć ten obowiązek, zamieniając go w sprawny, przewidywalny proces, dzięki czemu zyskujesz więcej czasu na kluczowe zadania.

ONESOURCE Pagero kompleksowo obsługuje KSeF – zarówno dla transakcji między firmami (B2B), jak i z administracją publiczną (B2G). Faktury wychodzące (sprzedażowe) są automatycznie weryfikowane pod kątem zgodności z oficjalnym formatem FA(3) jeszcze przed wysyłką, a faktury przychodzące (zakupowe) trafiają bezpośrednio z KSeF do Twoich procesów rozliczeniowych (AP). Nasz system na bieżąco zarządza potwierdzeniami i zmianami statusów w czasie rzeczywistym, zapewniając pełną przejrzystość wszystkich transakcji.

Obowiązkowe odpowiedzi systemowe, które często sprawiają firmom trudności, są w naszym rozwiązaniu całkowicie zautomatyzowane. Dzięki temu zarówno sprzedający, jak i kupujący zachowują zgodność z przepisami bez dodatkowych czynności i ręcznego wprowadzania danych. Na każdym etapie ONESOURCE Pagero zapewnia pełną ścieżkę audytu, wspierając Twoją organizację podczas kontroli podatkowych. Efekt? Mniej błędów i pełna zgodność – bez zakłóceń w pracy Waszego zespołu.

Prowadzisz działalność za granicą? Zadbaj, by Twoje transakcje międzynarodowe spełniały polskie wymogi e-fakturowania.

Przy wystawianiu faktur dla zagranicznych klientów z Polski, KSeF nadal odgrywa kluczową rolę. Faktury sprzedażowe w transakcjach międzynarodowych są wysyłane do KSeF w celu weryfikacji i raportowania, a po akceptacji ONESOURCE Pagero przekazuje je dalej Twoimi standardowymi kanałami.

Nasza technologia automatyzuje etap weryfikacji – dokumenty są przesyłane dopiero po potwierdzeniu przez KSeF. Dzięki temu dane są w pełni zgodne z rejestrem KSeF, rośnie odsetek zaakceptowanych faktur już przy pierwszej próbie, a uzgadnianie przebiega szybciej i sprawniej. To gwarancja spójnych danych, prostszych rozliczeń i jednej, kompletnej ścieżki audytu dla całego procesu fakturowania międzynarodowego.

Zespół finansowy zyskuje lepszą widoczność statusów faktur i ewentualnych błędów, a zespoły podatkowe — klarowny podział między krajową, scentralizowaną wymianą w KSeF a wymaganiami pre-clearance dla transakcji transgranicznych.

Polska wdrożyła model clearance, czyli obowiązkowej weryfikacji faktur przez administrację rządową przed ich oficjalnym wystawieniem. W praktyce Ministerstwo Finansów pełni rolę pośrednika – dokument jest sprawdzany natychmiast, otrzymuje numer (ID) KSeF oraz znacznik czasu, a po pozytywnej weryfikacji trafia do odbiorcy.

Nasze rozwiązanie automatycznie rozpoznaje, kiedy wymagana jest weryfikacja, konwertuje faktury do obowiązującego formatu FA(3) i przesyła je do KSeF. Każdy dokument jest bezpiecznie przechowywany do momentu uzyskania potwierdzenia. Po akceptacji faktury krajowe są dostarczane przez KSeF, a faktury międzynarodowe są przekazywane Twoimi standardowymi kanałami w ONESOURCE Pagero.

Po stronie rozliczeń (AP) faktury krajowe trafiają z KSeF bezpośrednio do Twojego systemu ERP – wraz ze standaryzowanymi odpowiedziami i aktualnymi statusami. Dzięki temu zespół ma dostęp do spójnych, zweryfikowanych informacji w jednym miejscu, co ogranicza konieczność ręcznego sprawdzania, przyspiesza księgowanie i zapewnia pełną widoczność statusu każdego dokumentu.

Obowiązkowe e-fakturowanie w Polsce oznacza dla firm napięty harmonogram dostosowania systemów i procesów. Wraz z etapowym wdrożeniem – od lutego 2026 dla dużych przedsiębiorstw oraz od kwietnia 2026 dla pozostałych firm – kluczowe jest odpowiednio wczesne przygotowanie. ONESOURCE Pagero pomaga ocenić poziom gotowości, uporządkować i dopasować dane do FA(3) oraz potwierdzić zakres obsługi faktur i faktur korygujących. Nasza technologia umożliwia przeprowadzanie testów w środowiskach testowych KSeF i sprawdzenie różnych wariantów błędów, dzięki czemu unikniesz najczęstszych przyczyn odrzucenia dokumentów.

Nasza integracja minimalizuje ryzyko zakłóceń – wdrażamy rozwiązania stopniowo, zapewniamy przejrzyste procedury awaryjne oraz praktyczne materiały wspierające zarządzanie zmianą dla zespołów lokalnych. Jeśli wytyczne się zmieniają, ONESOURCE Pagero na bieżąco informuje o aktualizacjach i dostosowuje reguły weryfikacji oraz mapowania danych – tak, aby Twoje procesy działały płynnie i bez przestojów.

Spełnienie polskich wymogów e-fakturowania wymaga nie tylko precyzyjnych rozwiązań technicznych, ale także niezawodnego systemu przechowywania i odtwarzania danych. ONESOURCE Pagero sprawdza faktury pod kątem zgodności ze strukturą FA(3), zabezpiecza ich przesyłanie oraz rejestruje wszystkie wysyłki, potwierdzenia i odpowiedzi – zapewniając pełną przejrzystość i możliwość śledzenia każdego kroku.

KSeF umożliwia zgodną z przepisami archiwizację e-faktur przez wymagane 10 lat. Jeśli jednak potrzebujesz dłuższego okresu przechowywania, jednego, uporządkowanego archiwum dla wielu krajów lub szybkiego wyszukiwania dokumentów na potrzeby audytów i raportowania, możesz rozszerzyć to o archiwizację w ONESOURCE Pagero. Takie rozwiązanie łączy pewność zgodności z polskimi regulacjami z elastycznością, której wymaga zarządzanie dokumentami w międzynarodowej organizacji – niezależnie od granic i upływu czasu.