Elektronische Eingangsrechnung (AP-Automation)

Die Automation der Kreditorenbuchhaltung oder AP-Automation (Accounts Payable) umfasst den Einsatz von Technologie zur Rationalisierung und Automation des Prozesses zur Verwaltung und Bezahlung von Rechnungen. Die Lösung digitalisiert Aufgaben wie die Rechnungserfassung, den Abgleich, die Genehmigung und Zahlungen und verringert den Bedarf manueller Eingriffe.

Möchten Sie mehr über dieses Thema erfahren und mehr darüber wissen, warum die Automation von Lieferantenrechnungen eine so wichtige Innovation im Finanzbereich ist? Lesen Sie unseren Blogartikel: Was ist AP-Automation?

Die AP-Automation verkürzt die Verarbeitungszeit, senkt die Kosten, minimiert Fehler und verbessert die Transparenz der Zahlungen. Die Lösung hilft Unternehmen dabei, rechtzeitige Zahlungen zu leisten, die Lieferantenbeziehungen zu stärken. Außerdem ermöglicht sie Kreditorenbuchhaltungsteams, sich auf stärker strategisch ausgerichtete Aufgaben zu konzentrieren.

Die Kapitalrendite (ROI) durch die Implementierung einer AP-Automationslösung ergibt sich häufig aus reduzierten manuellen Bearbeitungskosten, weniger Fehlern, frühzeitigen Zahlungsrabatten und einem verbesserten Cashflow-Management.

Die Kapitalrendite (ROI) ist je nach Art und Umfang der Organisation und des Umfangs der implementierten Automationen ganz unterschiedlich. Deshalb bietet der "AP Metrics that Matter"-Bericht (2024) von Ardent Partners hilfreiche Vergleichswerte:

• Bearbeitungskosten einer einzelnen Rechnung: Die effizientesten AP-Abteilungen können eine einzelne Rechnung zu einem Preis von 2,78 USD verarbeiten. Andere Unternehmen geben dagegen durchschnittlich 12,88 USD pro Rechnung aus.
• Bearbeitungsdauer einer einzelnen Rechnung: Die leistungsstärksten AP-Abteilungen verarbeiten Rechnungen in 3,1 Tagen. Alle anderen brauchen mit 17,4 Tagen deutlich länger.
• Ausnahmeanteil von Rechnungen: Bei den effizientesten Unternehmen ist der Anteil der Rechnungsausnahmen mit 9,0 % niedriger (verglichen mit 22,0 % für andere Organisationen). 
• Zeitaufwand der Mitarbeiter für die Verwaltung von Lieferantenanfragen: Die Teams der effizientesten AP-Abteilungen verbringen 13,4 % ihrer Zeit mit der Beantwortung von Lieferantenanfragen, verglichen mit 26,9 % bei anderen Abteilungen.

Dank unserer offenen Architektur ist Pagero in alle ERP-Systeme, Tools für die Rechnungsverarbeitung, Steuerlösungen und andere Systeme integrierbar. Auf unserer Seite über Systemkonnektivität können Sie mehr erfahren. 

Die AP-Automation bietet Sichtbarkeit in Echtzeit für ausstehende Rechnungen und Zahlungspläne und ermöglicht auf diese Weise eine bessere Cashflow-Prognose. So hilft die Lösung Unternehmen durch die strategische Planung von Zahlungen, Gebühren für verspätete Zahlungen zu vermeiden und die Barreserven zu optimieren.

Mit Pagero können Sie mit unserem umfassenden Analyse-Dashboard Unternehmensausgaben in all Ihren verbundenen Tochtergesellschaften analysieren. Sehen Sie sich Trends auf Gruppenebene an oder überprüfen Sie Käufe auf Zeilenebene.

Ja. Die Lösung von Pagero ist skalierbar und kann auf Unternehmen jeder Größenordnung abgestimmt werden – von kleinen bis hin zu großen multinationalen Unternehmen. Die Flexibilität unserer Lösungen ermöglicht eine einfache Anpassung an verschiedene Branchen und Abläufe.

Die AP-Automationslösung von Pagero greift auf eine komplexe Verschlüsselung, sichere Datenspeicherung und die Einhaltung globaler Datenschutzvorschriften zurück, um ein Höchstmaß an Sicherheit zu gewährleisten. 

AP-Automation digitalisiert und automatisiert den gesamten Rechnungsstellungsprozess, einschließlich der Erfassung, Validierung und Genehmigung von Rechnungen. Die Verwendung der elektronischen Rechnungsstellung ist ein grundlegender Bestandteil (im Gegensatz zur herkömmlichen PDF- oder papierbasierten Rechnungsstellung), der Arbeitsabläufe effizienter gestaltet, um schnellere Genehmigungen und Zahlungszyklen zu unterstützen.

Pagero bietet umfassenden Support, darunter auch Unterstützung bei der Einbindung und Integration sowie kontinuierlichen Kundenservice. Wir bieten auch Ressourcen wie Schulungen, Dokumentation und einen schnellen Zugang zu einem engagierten Support-Team.

Automatisierte AP-Systeme gleichen Rechnungsdetails mit Bestellungen, Lieferbestätigungen und Vertragsbedingungen ab und erkennen Unstimmigkeiten, die auf betrügerische Aktivitäten hindeuten können. Hierdurch wird sichergestellt, dass nur autorisierte Zahlungen verarbeitet werden.

Die AP-Automationslösung unterstützt die Compliance, indem Rechnungsdaten automatisch mit lokalen Steuervorschriften und Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung abgeglichen werden. So werden Fehler reduziert, und die Einhaltung gesetzlicher Standards wird sichergestellt. Die Lösung erstellt auch detaillierte Prüfpfade für jede Transaktion, was die Bereitstellung von Protokollen im Rahmen von Audits erleichtert. Darüber hinaus aktualisieren wir kontinuierlich unser internes Format, sobald sich regulatorische Änderungen ergeben, und gewährleisten ohne manuelle Eingriffe eine kontinuierliche Compliance.