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Die Vorteile des Lieferanten-Onboarding für die elektronische Rechnungsstellung

20. Juni 2023

In der heutigen Geschäftswelt erfreuen sich E-Invoicing-Lösungen zunehmender Beliebtheit bei Unternehmen, die ihre Kreditorenprozesse rationalisieren wollen. Die Auswahl der richtigen E-Invoicing-Lösung ist jedoch nicht die einzige Überlegung, die die Unternehmen anstellen müssen. Sie müssen auch sicherstellen, dass ihre Lieferanten ordnungsgemäß eingebunden werden, um die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung optimal nutzen zu können.

Was ist Lieferanten-Onboarding?

Das Onboarding von Lieferanten ist eine Reihe von Schritten, die ein Unternehmen unternimmt, um einen neuen Lieferanten in sein System einzubinden, ihn für die Rechnungsstellung einzurichten und sicherzustellen, dass er den Prozess zur Einreichung von Rechnungen versteht. Bei der elektronischen Rechnungsstellung ist ein ordnungsgemäßer Onboarding-Prozess von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass der Lieferant Rechnungen elektronisch einreichen kann und dass diese Rechnungen effizient verarbeitet werden.

Warum ist das Onboarding von Lieferanten für die elektronische Rechnungsstellung wichtig?

Einer der wichtigsten Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung ist die Verringerung der manuellen Dateneingabe, die zur Bearbeitung von Rechnungen erforderlich ist. Werden die Lieferanten jedoch nicht richtig eingebunden, kann dies zu Fehlern und Verzögerungen führen und letztlich den Zweck der elektronischen Rechnungsstellung zunichte machen. Ein gut durchdachter Onboarding-Prozess für Lieferanten kann diese Risiken mindern und sicherstellen, dass die Lieferanten korrekte und rechtzeitige Rechnungen einreichen.

Ein weiterer Vorteil eines guten Onboarding-Prozesses für Lieferanten ist, dass er dazu beitragen kann, klare Kommunikationskanäle zwischen dem Unternehmen und seinen Lieferanten zu schaffen. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die mit vielen Lieferanten zusammenarbeiten, da es schwierig sein kann, die Kommunikation mit jedem einzelnen Lieferanten zu führen. Durch die Einführung eines standardisierten Onboarding-Prozesses können Unternehmen ihre Erwartungen und Anforderungen an alle Lieferanten im Voraus kommunizieren und so das Potenzial für Verwirrung oder Missverständnisse im weiteren Verlauf minimieren.

Viele Lieferanten zögern vielleicht, sich von der traditionellen papiergestützten Rechnungsstellung zu verabschieden. Ein gut durchdachter Onboarding-Prozess kann daher die Lieferanten über die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung aufklären und den Übergang so nahtlos wie möglich gestalten.

Welche Vorteile bietet das Lieferanten-Onboarding für Ihr Unternehmen und den Lieferanten?

Ihre Vorteile beim Lieferanten-Onboarding

Effizienz: Die elektronische Rechnungsstellung ermöglicht es Unternehmen, den Prozess der Kreditorenbuchhaltung zu automatisieren, was Zeit spart und Fehler reduziert. Durch das Onboarding von Lieferanten wird sichergestellt, dass alle Lieferanten dasselbe System verwenden, wodurch die Notwendigkeit der manuellen Dateneingabe verringert und der Prozess der Rechnungsfreigabe vereinfacht wird.
Bessere Kontrolle: Mit der elektronischen Rechnungsstellung haben Unternehmen einen besseren Einblick in ihre Kreditorenbuchhaltung. Durch das Onboarding von Lieferanten können Unternehmen sicherstellen, dass alle Rechnungen ordnungsgemäß genehmigt und nachverfolgt werden, wodurch sich die Finanzkontrolle insgesamt verbessert.
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Besserer Cashflow: Die elektronische Rechnungsstellung ermöglicht eine schnellere Bearbeitung und Bezahlung von Rechnungen und verbessert so den Cashflow des Unternehmens. Durch das Onboarding von Lieferanten können Unternehmen sicherstellen, dass alle Rechnungen rechtzeitig eingereicht werden, was den Cashflow weiter verbessert.

Vorteile des Onboarding für die Lieferanten

Schnellere Bezahlung: Die elektronische Rechnungsstellung ermöglicht eine schnellere Bearbeitung und Bezahlung von Rechnungen und verbessert so den Cashflow der Lieferanten. Indem Unternehmen ihre Lieferanten in ein E-Invoicing-System einbinden, können sie sicherstellen, dass die Lieferanten rechtzeitig bezahlt werden.
Bessere Sichtbarkeit: Die elektronische Rechnungsstellung verschafft den Lieferanten einen besseren Überblick über den Status ihrer Rechnungen. Durch das Onboarding von Lieferanten können Unternehmen diesen Zugang zum System gewähren und ihnen so ermöglichen, den Status ihrer Rechnungen und Zahlungen zu verfolgen.
Verbesserte Beziehungen: Durch die Rationalisierung des Rechnungsstellungsprozesses und die Verringerung von Fehlern kann die Einbindung von Lieferanten in ein E-Invoicing-System die Lieferantenbeziehungen verbessern. Dies kann das Vertrauen stärken und zu einer besseren Zusammenarbeit zwischen dem Unternehmen und seinen Lieferanten führen.

Gibt es rechtliche oder behördliche Anforderungen, die bei der Einbindung von Lieferanten in die elektronische Rechnungsstellung zu beachten sind?

Bei der Zulassung von Lieferanten zur elektronischen Rechnungsstellung sind rechtliche und regulatorische Anforderungen zu beachten. Die spezifischen Anforderungen können je nach Land oder Region, in der der Lieferant tätig ist, variieren. Wir empfehlen Ihnen, sich mit Rechtsexperten oder Aufsichtsbehörden zu beraten, um die Einhaltung der für Ihre Situation geltenden spezifischen Anforderungen sicherzustellen. Bei Pagero gibt es eine Abteilung für regulatorische Angelegenheiten, die unsere Kunden dabei unterstützt, bei der Einhaltung der E-Invoicing-Vorschriften weltweit auf dem Laufenden zu bleiben.

Profitieren Sie von den Vorteilen des Lieferanten-Onboarding

Das Onboarding von Lieferanten spielt bei E-Invoicing-Kreditorenprojekten eine wichtige Rolle und bietet sowohl den Unternehmen als auch ihren Lieferanten viele Vorteile. Durch die Einführung einer E-Invoicing-Lösung und das effektive Onboarding von Lieferanten können Unternehmen ihre Effizienz steigern, eine bessere Kontrolle ausüben und den Cashflow optimieren. Gleichzeitig können auch die Lieferanten von diesem kooperativen Ansatz profitieren. Durch die Einführung von E-Invoicing und die Förderung starker Partnerschaften können das Unternehmen und seine Zulieferer ihre Finanzoperationen umgestalten und so die Gesamtleistung und das Wachstum verbessern.