Elektronische Rechnungsformate in Deutschland: Ein Leitfaden für Entscheider
Die Digitalisierung der Geschäftsprozesse schreitet rasant voran, und mit ihr wandelt sich auch die Art, wie Unternehmen Rechnungen austauschen. In Deutschland stehen verschiedene elektronische Rechnungsformate zur Verfügung, die nicht nur gesetzlichen Vorgaben entsprechen, sondern auch Effizienz und Automatisierung in Buchhaltung und Finanzprozessen ermöglichen.
Doch welche Formate gibt es, welche sind gesetzlich anerkannt und worin unterscheiden sie sich? Für Entscheider in IT, Buchhaltung und Finance sind diese Fragen essenziell, um rechtskonforme und zukunftssichere Prozesse zu etablieren. Dieser Beitrag gibt Ihnen eine umfassende Übersicht über die wichtigsten Rechnungsformate in Deutschland und hilft Ihnen, die beste Wahl für Ihr Unternehmen zu treffen.
Verschiedene elektronische Rechnungsformate in Deutschland im Vergleich
Traditionell wurden Rechnungen bis vor wenigen Jahren hauptsächlich in Papierform versandt. Ein Verfahren, das für alle Beteiligten in der Regel mit relativ hohem Zeitaufwand, manueller Verarbeitung und einer hohen Fehleranfälligkeit verbunden war. Mit der digitalen Transformation haben sich jedoch auch hierzulande neue Rechnungsformate und Übertragungswege etabliert. Allen voran die "einfache" PDF-Rechnung per E-Mail.
Doch: Während PDF-Rechnungen eine kostengünstige sowie schnell realisierbare digitale Form bieten, können sie nicht ohne Weiteres automatisiert verarbeitet werden. Echte elektronische Rechnungen hingegen, die in strukturierten Formaten wie XML vorliegen, ermöglichen eine direkte Integration in ERP-Systeme und eine vollständige Automatisierung der Prozesse. In Deutschland fristeten diese jedoch jahrelang eher ein "Schattendasein".
Bis jetzt. Denn seit Januar 2025 greift auch in Deutschland schrittweise die gesetzliche E-Rechnungspflicht. Bis spätestens 2028 müssen dann (nahezu) alle Rechnungen im Business-to-Business- sowie dem Business-to-Government-Bereich in EU-konformen E-Invoicing-Formaten ausgetauscht werden.
Grund genug für uns, einmal einen genaueren Blick für Sie auf die beiden wichtigsten deutschen E-Rechnungsformate zu werfen.
ZUGFeRD: Hybrides Rechnungsformat mit breiter Akzeptanz
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat, das sowohl eine PDF-Version als auch eingebettete XML-Daten enthält. Das bietet Unternehmen eine flexible Lösung, da sowohl traditionelle PDF-basierte Workflows als auch automatisierte digitale Prozesse unterstützt werden.
Besonders attraktiv erscheinen Rechnungen im ZUGFeRD-Format so auch für Unternehmen, die eine sanfte Umstellung auf elektronische Rechnungen anstreben. Da auch weniger technisch versierte Rechnungsempfänger die PDF-Datei wie gewohnt lesen können, während die eingebetteten XML-Daten von ERP-Systemen automatisch verarbeitet werden können, ist ZUGFeRD eine Brücke zwischen analoger und digitaler Rechnungsstellung. Und das reduziert Fehlerquellen, spart Zeit und sorgt für eine reibungslose Integration in bestehende Prozesse.
Technische Grundlage und Semantik des Formates
ZUGFeRD basiert auf XML-Technologie und integriert sich nahtlos in bestehende ERP- und Buchhaltungssysteme.
Es ermöglicht sowohl eine visuelle als auch maschinelle Verarbeitung durch die Kombination von PDF/A-3 und XML-Daten.
Die Spezifikation basiert auf internationalen Standards wie UN/CEFACT und ISO 19005-3.
Gesetzliche Grundlage
ZUGFeRD ist in Deutschland und der EU als E-Rechnungsstandard anerkannt.
Die Nutzung kann helfen, die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU zu erfüllen.
XRechnung: Das Standard-Format für den B2G-Sektor
Die XRechnung ist das von der deutschen Verwaltung vorgeschriebene Rechnungsformat für B2G-Transaktionen (Business-to-Government). Sie wurde entwickelt, um eine einheitliche, digitale und maschinell lesbare Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor zu gewährleisten. Das Format basiert auf einem strukturierten XML-Datensatz, der eine medienbruchfreie Verarbeitung ermöglicht.
Seit dem 27. November 2020 müssen alle Lieferanten der öffentlichen Hand XRechnungen verwenden. Im Unterschied zu ZUGFeRD, das eine hybride Lösung bietet, ist die XRechnung rein XML-basiert. Das hat den Vorteil, dass keine manuellen Zwischenschritte erforderlich sind, allerdings ist sie für den menschlichen Leser weniger intuitiv zu erfassen.
Technische Grundlage und Semantik
Die XRechnung basiert auf XML-Standards und verwendet den Standard UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII).
Sie enthält strukturierte Daten, die eine automatische Verarbeitung ohne menschliche Interaktion ermöglichen.
Erforderliche Validierungen erfolgen über definierte Prüfmechanismen.
Gesetzliche Grundlage
Die XRechnung ist durch die EU-Richtlinie 2014/55/EU vorgeschrieben.
Sie ist das verbindliche Format für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland.
Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung
Der Hauptunterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung liegt in ihrer Struktur und ihrem Anwendungsbereich. Während ZUGFeRD als hybrides Format sowohl ein menschenlesbares PDF als auch maschinenlesbare XML-Daten enthält, ist XRechnung ein rein maschinenlesbares XML-Format, das speziell für den öffentlichen Sektor in Deutschland entwickelt wurde.
ZUGFeRD eignet sich besonders für Unternehmen, die eine flexible Umstellung auf digitale Rechnungen anstreben, während die XRechnung für Unternehmen verpflichtend ist, die mit Behörden zusammenarbeiten. Unternehmen, die europaweit tätig sind, sollten sich zudem auf eine Angleichung der Standards vorbereiten.
| Steuerrechtliche Pflichtangaben in elektronischen Rechnungen | Technisch-inhaltliche Pflichtfelder in elektronischen Rechnungen |
|---|---|
Auch elektronische Rechnungen müssen in Deutschland die üblichen Pflichtangaben enthalten, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Diese umfassen mindestens folgende Angaben und Informationen:
• Rechnungsnummer (eindeutige Nummerierung) • Rechnungsdatum (Datum der Ausstellung) • Name und Anschrift des Leistenden und Leistungsempfängers • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers • Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Dienstleistungen • Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung • Rechnungsbetrag und Umsatzsteuerbetrag
• Steuersatz und ggf. Steuerbefreiungshinweis |
Neben den Pflichtangaben gibt es in strukturierten Rechnungsformaten nach EN 19631, wie XRechnung und ZUGFeRD, spezifische Pflichtfelder, die enthalten sein müssen. Fehlen diese oder sind die dort gemachten Angaben inhaltlich oder formal falsch, steigt die Gefahr, dass die Rechnung vom Empfänger abgelehnt wird. Zu den wichtigsten der zahlreichen Pflichtfelder zählen:
• BT-1: Rechnungsnummer • BT-2: Rechnungsdatum • BT-10: Steuerbetrag • BT-12: Gesamtbetrag der Rechnung • BT-20: Name des Leistungserbringers • BT-22: Umsatzsteuer-ID des Rechnungsstellers • BT-26: Name des Rechnungsempfängers • BT-34: IBAN/BIC für die Zahlung |
Warum sich Unternehmen in Deutschland schnellstmöglich mit allen elektronischen Rechnungsformaten befassen sollten
Die Einführung elektronischer Rechnungen ist mehr als nur eine technische Neuerung – sie ist ein entscheidender Schritt in Richtung digitaler Transformation. Unternehmen, die sich frühzeitig mit den verschiedenen Formaten vertraut machen und ihre Prozesse entsprechend anpassen, profitieren von zahlreichen Vorteilen. Automatisierte Rechnungsverarbeitung reduziert manuelle Fehler, beschleunigt Zahlungsläufe und verbessert die Liquiditätsplanung. Zudem sorgen gesetzliche Vorgaben dafür, dass Unternehmen nicht umhinkommen werden, sich mit dieser Thematik auseinanderzusetzen.
Unser Tipp: Jetzt auf E-Rechnung umstellen!
Unternehmen, die sich jetzt mit elektronischen Rechnungen beschäftigen, sichern sich nicht nur regulatorische Compliance, sondern auch langfristige Wettbewerbsvorteile. Während ZUGFeRD eine flexible Lösung für die schrittweise Umstellung bietet, ist XRechnung bereits heute für den öffentlichen Sektor verpflichtend.
Wer sich frühzeitig mit den verfügbaren Standards auseinandersetzt und die Umstellung strategisch plant, kann von den Effizienzgewinnen profitieren und unternehmensweite Buchhaltungsprozesse auf ein neues Level heben. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um die Weichen für die digitale Rechnungsverarbeitung mit einer zentralen Lösung zu stellen und die Vorteile der Automatisierung zu nutzen.