PRT-Forest optimierte die Rechnungsstellung und den Einsatz von IFS mit Pagero

”Wir haben 2005 damit begonnen, elektronische Rechnungen zu empfangen und 2010 damit begonnen, elektronische Rechnungen zu versenden”, sagt Anne Voho, Finanzmanagerin bei PRT-Forest Oy. ”B2B-Lieferanten und ihre Kunden verlangten elektronische Rechnungen, und gemeinsam mit ihnen begannen wir mit der Digitalisierung unserer Rechnungsstellungsprozesse.”

”Ein Wechsel des Dienstleisters ist oft ein recht mühsamer Prozess. Alle Lieferanten müssen über die neue Rechnungsadresse informiert werden, und obwohl es einen etablierten finnischen Rechnungsstandard, Finvoice, gibt, erfordert der Wechsel immer eine ganze Menge an Problemlösungen und Fehlerkorrekturen. Die Lieferantenbriefe erreichen unter Umständen nicht den richtigen Empfänger oder gehen verloren, und auch die Angaben in den Standardfeldern können falsch sein oder ganz fehlen.”

”Solche Probleme treten aber nur in der Anfangsphase auf. Die Vorteile machen sich sofort bemerkbar, so dass es sich auf jeden Fall lohnt, in der Umstellungsphase etwas mehr Arbeit zu investieren.”

”Im Jahr 2013 waren 3 % unserer Ausgangsrechnungen elektronische Rechnungen. Seitdem ist unser Volumen an elektronischen Ausgangsrechnungen bereits auf 50 % gestiegen, und wir erhalten kaum noch Papierrechnungen. Nach der Aktualisierung unserer Rechnungsmanagementprozesse sind sogar 78 % unserer Eingangsrechnungen elektronische Rechnungen. Das ist ein gewaltiger Unterschied! Mehr können wir eigentlich nicht verlangen, denn viele unserer Kunden sind Privatkunden und ausländische Lieferanten, die ihre Prozesse noch nicht digitalisiert haben.”

”Bei PRT-Forest verwenden wir IFS als eines unserer Finanzsysteme. Als wir beschlossen, den Dienstleister zu wechseln, wollten wir eine Lösung finden, die es uns ermöglicht, Rechnungen direkt aus unserem Finanzsystem zu versenden. Pagero bot etwas, was die anderen Dienstleister nicht konnten - IFS-Expertise. Der Implementierungsprozess verlief schnell, und dank der Hilfe und dem Wissen von Pagero über IFS war es einfach, mit der Lösung zu beginnen.”

”Was uns dazu bewogen hat, zu Pagero zu wechseln, war das Webportal. Dank des Portals konnten wir das Volumen unserer eingehenden elektronischen Rechnungen erhöhen. Das Portal hilft sowohl uns, indem es unser e-Rechnungsvolumen erhöht, als auch unseren Lieferanten, die derzeit kein System für den Empfang von e-Rechnungen haben. Darüber hinaus sind die Supportleistungen hervorragend.”

“Pagero Online ist ein gut strukturiertes Tool und es ist sehr einfach, Informationen im System zu finden. Außerdem archiviert Pagero die Rechnungen viel länger als andere Anbieter. Auch unsere Lieferanten, die ebenfalls Pagero Online nutzen, sind mit der Lösung sehr zufrieden.“

”Die elektronische Rechnungsstellung bringt viele Vorteile mit sich. Seit wir unseren Rechnungsstellungsprozess digitalisiert haben, hat sich unser Arbeitsaufwand verringert, wir haben Geld für Porto gespart und unseren Papierverbrauch reduziert. Die Tatsache, dass alle Daten automatisch, korrekt und schnell in unser System importiert werden, spart uns außerdem viel Zeit. Wir können unsere Rechnungen pünktlich bezahlen und alle möglichen Rabatte in Anspruch nehmen. Die Umweltfreundlichkeit ist ein weiterer positiver und angenehmer Aspekt der elektronischen Rechnungsstellung, und wir sind froh, dass wir keine Rechnungen mehr drucken müssen.”

”Die Vertriebsmitarbeiter von Pagero kontaktieren uns regelmäßig, was gut und natürlich wichtig ist, da wir so die Möglichkeit haben, ihnen Feedback zu geben und Informationen über die Entwicklungen in verschiedenen Bereichen zu erhalten. Natürlich können wir auch jederzeit das Pagero Support Center anrufen und um Hilfe bitten, wenn wir sie brauchen.”

”Die Lösung, die wir jetzt haben, hat seit ihrer Einführung hervorragend funktioniert. Wir sind mit unserer derzeitigen Situation und unserem Dienstleister sehr zufrieden. Stellen Sie sich vor, wir hätten all diese 49 000 Rechnungen manuell scannen müssen, wenn wir diese Lösung nicht gehabt hätten. Das wäre ziemlich zermürbend gewesen.”