3 ventajas de optimizar la gestión de facturas de proveedores y los procesos P2P

Los procesos de gestión del aprovisionamiento P2P (purchase-to-pay) y de facturación a proveedores contribuyen a que una organización sea más eficiente, aunque también pueden ralentizarla. Las empresas reciben y envían millones de facturas al año. Y esa cantidad sigue aumentando: según el informe Billentis 2019, se espera que el número de facturas enviadas anualmente ¡se cuadruplique para 2025!

Generar facturas es esencial para que cualquier empresa obtenga beneficios y pueda crecer. Sin embargo, el proceso de facturación consume tiempo y recursos a diario, y es especialmente ahora cuando las empresas necesitan optimizar al máximo unos recursos que son limitados. ¿Cómo es posible hacer más con menos recursos? Con tecnología.

Adoptar la tecnología adecuada para automatizar tu proceso de facturación te ayudará a obtener ventajas considerables. Estas son tres de ellas:

La optimización de la entrada de facturas de proveedores permite obtener importantes beneficios económicos. El procesamiento de cada factura conlleva tiempo y cuesta dinero. Supongamos que gestionas alrededor de 50.000 facturas al año. Por lo general, cada factura pasaría por las siguientes etapas:

1. Recepción de la factura
2. Tratamiento del documento, apertura y clasificación, o descarga en PDF
3. Escaneado y obtención de un documento imagen en PDF
4. Introducción manual de la información de la factura en el sistema financiero
5. Alta de la factura en PDF en el sistema
6. Validación de datos y verificación de que es correcta
7. Gestión de errores/excepciones: incluye el tiempo empleado en contactar con el proveedor para obtener más información sobre la factura, o en buscar internamente datos necesarios como, por ejemplo, el número de pedido o la referencia de un artículo en concreto.
8. Incorporación manual de los datos

Realizar todos estos pasos en cada una de las facturas que se generan y reciben requiere mucho tiempo y, según los datos de nuestros clientes, el coste medio por factura es de 8 a12 dólares, solo en tiempo y costes de procesamiento.
En esa cantidad no se incluye, por ejemplo, los costes relacionados con las facturas perdidas, que pueden ocasionar cargos e intereses por retrasos en el pago. Por lo tanto, de media, los costes derivados de las 50.000 facturas anuales ascenderían a 600.000 dólares cada año. ¡Así es!

Con un software que optimice el procesamiento de las facturas es posible ahorrar hasta el 80% de estos costes (Billentis, 2019).

¿Cómo puede conseguirse? Mediante la adopción del proceso de facturación electrónica (e-factura), mucho más eficiente y rentable que las facturas en papel y en PDF. Porque, aunque las facturas en PDF sean documentos digitales, no son verdaderas facturas electrónicas. La facturación electrónica es una solución integrada que permite un flujo totalmente automatizado y directo desde el sistema ERP de una empresa al de otra. Una factura electrónica incluye toda la información necesaria para eliminar la mayor parte del trabajo manual y las posibles incidencias, de modo que obtendrás unos costes mínimos y cero quebraderos de cabeza. Lo que conduce al siguiente punto:

Una vez que adoptes la tecnología para automatizar el proceso de facturación, no solo estarás ahorrando recursos financieros, sino también mano de obra. Tu equipo financiero es fundamental para el éxito de la organización por lo que, al automatizar estos procesos, todo el trabajo se realizará de forma automática.

Además, hay que considerar que, aunque existen numerosas herramientas de automatización, la forma más inteligente de eliminar trabajo manual innecesario es centrarse en el primer paso del proceso: introducir datos completos y precisos en el sistema, lo que desbloqueará el procedimiento de aprobación y reducirá la mayoría de los pasos del proceso.

En pocas palabras, cuanto menos trabajo manual sea necesario realizar, más tiempo podrá dedicar el equipo financiero a otras prioridades y estrategias, que ayudarán al crecimiento y mantenimiento de tu negocio.

Un proceso automatizado también es una ventaja para tus proveedores porque les permite digitalizar sus procesos de suministro. Obtén más información sobre las ventajas de la automatización de proveedores.

Por último, otra de las muchas ventajas de optimizar el proceso de P2P es que puedes asegurarte de estar recibiendo información precisa y completa. Porque cuanto más precisa y completa sea la información que tengas, menos tiempo deberá emplear en corregir datos incorrectos y, por tanto, proporcionar agilidad y ahorro. Imaginemos introducir manualmente 50.000 facturas cada año; no es de extrañar que los errores cometidos al gestionar un volumen tan alto de datos sean uno de los mayores problemas para los departamentos de cuentas a pagar. Cuanto más trabajo manual se lleve a cabo, mayor será la probabilidad de cometer errores. La optimización de este proceso minimiza los errores y hace que el procedimiento de aprobación sea eficiente, lo que ayuda a tomar decisiones más inteligentes.

En el mundo actual, las compañías necesitan tener estrategias dirigidas a hacer más con menos cuando se trata de recursos. Una facturación con datos más precisos y completos te ayudarán a lograrlo.

Optimizar y agilizar tus procesos empresariales con tecnología favorece que tanto el comprador como el vendedor consigan beneficios. Tú, como comprador, ahorrarás tiempo y dinero, mientras que el proveedor recibirá el pago de manera más rápida, lo cual fomenta una relación positiva. Y ahora que has recuperado tiempo y presupuesto, imagina las posibilidades de lo que tu compañía puede lograr para estimular aún más el crecimiento.

Pagero puede ayudarte a optimizar tus procesos P2P (compra) y OTC (venta) , tanto si eres comprador como vendedor.

¿Quieres saber más sobre cómo funciona? Descubre cómo nuestro cliente Shawcor optimizó sus procesos de cuentas a pagar.