¿Qué es la Automatización de Cuentas a Cobrar?

La mayoría de la gente está de acuerdo en que cobrar a tiempo es fundamental para su actividad. Aun así, muchas empresas, de todos los tamaños y sectores, se enfrentan con frecuencia a diferentes obstáculos a la hora de facturar. Al igual que el incumplimiento de los requisitos de facturación de los clientes, una distribución lenta y tediosa resta tiempo a tu equipo de cuentas a cobrar, lo que afecta directamente al flujo de caja. Y aquí es donde entra en juego la automatización de las cuentas a cobrar.

En términos generales, la Automatización de Cuentas a Cobrar es una forma de automatizar las tareas repetitivas y tediosas que debe llevar a cabo tu equipo de cuentas a cobrar. También puede ayudarte a aumentar la probabilidad de facturas aprobadas de inmediato que serán pagadas más rápidamente por tus clientes. Te ayuda a ahorrar tiempo y a evitar errores que se encuentran con frecuencia en las facturas, la mayoría de los cuales ocurren debido a un error humano o al incumplimiento de los requisitos de facturación del cliente. Algunos beneficios de la automatización provienen de pasarte a la facturación electrónica y disfrutar de sus ventajas.

Más allá de comprobar la precisión de los artículos, sus precios y la información de la compañía, también puede haber requisitos de los clientes, como medios de distribución específicos o referencias de compra para ayudarles a aprobar la factura. Los errores durante este proceso pueden desencadenar retrasos en los pagos, abonos en las facturas y otros trastornos y problemas de difícil solución.

La Automatización de Cuentas a Cobrar te ayuda a agilizar tu proceso cobros para cuentas a cobrar, asegurarte de cumplir la legislación local sobre facturación y distribuir íntegramente las facturas de tus clientes de forma electrónica, independientemente de los medios digitales de los que dispongan. Tú estableces las reglas según las necesidades de cada cliente, lo que te permite cumplir automáticamente sus requisitos, manteniendo un flujo de trabajo totalmente digital.

Al reducir el tiempo dedicado a cada factura e incrementar la eficiencia de todo el flujo de trabajo, tu equipo de cuentas a cobrar puede concentrarse en la gestión de los pagos atrasados o la previsión del flujo de caja. O, dicho de otro modo, el personal, ahora libre de las tareas más tediosas, puede centrarse en garantizar la prosperidad de la empresa.

Cada vez más países exigen sistemas de facturación electrónica, como es el caso del SDI italiano. Debido a los diferentes requisitos nacionales, la situación se complica rápidamente, en especial cuando tienes clientes en varias regiones.

En estos casos, algunas soluciones de Automatización de Cuentas a Cobrar contribuyen al cumplimiento de la legislación local. Te proporciona un único punto de conexión desde el cual emitir toda tu facturación a nivel global y facilita el cobro en todos los mercados.

Incrementar la precisión de tus facturas también genera confianza entre tus clientes. Las empresas que cometen errores con frecuencia al enviar sus documentos ofrecen una imagen poco profesional y generan una mayor carga de trabajo. Gracias a las soluciones de Automatización de Cuentas a Cobrar, no importa el formato que prefiera tu cliente o lo desarrollado que esté en términos digitales. Para ti, la gestión será la misma, incluso aunque quieran seguir recibiendo los documentos impresos en papel.

Esto es posible gracias a los servicios Print & Mail con clasificación y enrutamiento automatizados. Tu equipo financiero puede centrarse en otras tareas de valor, en lugar del tedioso proceso de separar documentos por si deben enviarse como correos electrónicos, en papel o como facturas electrónicas. Esta función de ahorro de tiempo no solo almacena las necesidades individuales de los destinatarios de distribución de facturas, sino que también facilita que los destinatarios cambien de facturas impresas o enviadas por correo electrónico a electrónicas a medida que sus organizaciones alcancen una mayor madurez digital.

Ahora que conoces las ventajas, la siguiente pregunta podría ser cómo comenzar. Cambiar a procesos digitalizados no es necesariamente algo natural para el empresario medio, pero muchos proveedores de servicios ofrecen consultorías para evaluar lo que tu empresa necesita para automatizar el proceso de cuentas a cobrar. Una conversación con un proveedor de servicios también te da la oportunidad de examinar de cerca tus opciones, porque no todos los proveedores son iguales.

Entonces, ¿qué debes buscar al elegir una solución de cuentas a cobrar para tu negocio? Asegúrate de que cumpla todas las condiciones descritas a continuación.

En el futuro, es posible que desees digitalizar y automatizar otros procesos empresariales. Asegúrate de que el proveedor de servicios que elijas también los admita, para que puedas usar el mismo partner para la Automatización de Cuentas a Pagar, el pedido electrónico y la automatización de la gestión de los pedidos de venta.

¿Estás listo para tener esta conversación? Ponte en contacto con Pagero con total libertad para solicitar una consulta gratuita.

El objetivo de la Automatización de Cuentas a Cobrar es simplificar la emisión y distribución de facturas. La solución es posible gracias a la integración de los sistemas financieros del proveedor con una red empresarial, lo que permite a tu empresa distribuir las facturas electrónicamente, por correo electrónico o por correo postal con el clic de un botón.

Como proveedor, puedes digitalizar completamente tu procesamiento y distribución, aunque no todos tus clientes tengan las mismas capacidades digitales. Por tu parte, tú emites y gestionas todas las facturas de la misma manera, a través de tu propio sistema financiero. Las necesidades de los clientes, ya sean recibir una factura electrónica, un PDF u otro archivo de imagen por correo electrónico, o una factura en papel por correo postal, se guardan y son atendidas por el proveedor de servicios.

Además de la distribución, la red inteligente de negocios y la plataforma de facturación pueden aplicar automáticamente enriquecimientos de contenido y firmas digitales para cumplir los requisitos de tus clientes o de las autoridades fiscales locales.

Este texto se publicó originalmente el 12 de enero de 2021 y se actualizó por última vez el 3 de marzo de 2022.