Swedavia, Pagero e IFS: volando alto en alas de la facturación sostenible

Swedavia posee, explota y desarrolla la infraestructura nacional de aeropuertos de Suecia. Los diez aeropuertos forman un sistema que conecta Suecia con el resto del mundo. La empresa se constituyó en 2010 y es propiedad al cien por cien del Estado sueco.

En 2005, cuando Swedavia aún formaba parte de LFV (la Administración de Aviación Civil), se convirtió en un requisito para las autoridades suecas del sector público poder recibir facturas electrónicas. Como su proveedor de sistemas ERP,  IFS, ya estaba asociado con Pagero en ese momento, optaron por la solución de Pagero para recibir facturas electrónicas. Más tarde, para optimizar aún más sus flujos de facturación, Swedavia empezó a utilizar Pagero también para el envío de facturas electrónicas.

"Antes de empezar con la facturación electrónica, el proceso implicaba mucho más trabajo manual. Se trataba principalmente de ensobrar, enviar por correo y solicitar copias a los proveedores de las facturas que no habíamos recibido", explica Klara Bodin, especialista en soporte de Swedavia. "Trabajamos principalmente en IFS, por supuesto, pero me conecto a Pagero Online todos los días para comprobar cuándo se han enviado o recibido facturas electrónicas y para controlar nuestras facturas electrónicas escaneadas. Todo nuestro flujo pasa ahora por Pagero antes de aterrizar en IFS, con lo que todo es electrónico para nosotros", afirma.

Según Bodin, una de las plataformas más útiles de Pagero Online es el panel de análisis: "Utilizando la posibilidad de analizar nuestros flujos, hemos descubierto dónde hay potencial de mejora y a qué clientes podemos presionar para que aumenten sus flujos".

El cuadro de mandos evoluciona constantemente para satisfacer las necesidades de los clientes. El reciente lanzamiento del Cuadro de Mando Medioambiental encaja perfectamente con el propio trabajo de Swedavia para ser más sostenible. "Podemos utilizar el cuadro de mando medioambiental para convencer a los clientes reticentes a cambiar a la facturación electrónica", comenta Bodin.

La facturación electrónica empezó como un requisito, pero ahora es una parte importante de la labor de sostenibilidad de Swedavia. La empresa ha formulado estrategias de desarrollo sostenible a largo plazo y se ha fijado un objetivo de cero emisiones en sus aeropuertos. "Swedavia se toma muy en serio la responsabilidad de reducir el consumo de papel y minimizar la gestión del correo mediante la digitalización de nuestros procesos empresariales", declara Bodin. Emeli Arnryd, Application Manager de Swedavia, añade: "Para nosotros, el medio ambiente siempre es prioritario, por lo que queremos gastar el menor papel posible en impresiones. Es una forma de minimizar nuestro impacto en el medio ambiente".

La facturación en papel es un proceso derrochador, no sólo por todos los productos de un solo uso, como papel, sellos y sobres. El transporte de las facturas también es una parte importante a la hora de hacer de la facturación en papel un proceso insostenible, costoso y lento. "Con la facturación electrónica ahorramos mucho dinero, tanto en mano de obra como en gastos administrativos", explica Arnryd. Y añade: "Hoy no tenemos costes de embalaje, ni de papel, y los gastos de envío son mínimos. Pero el mayor beneficio que hemos obtenido es el ahorro en costes laborales. Hoy tenemos un flujo increíblemente eficiente porque nada requiere ninguna actividad manual, ni para las facturas entrantes ni para las salientes. Lo gestionamos todo de forma completamente digital". 

Con la ayuda de la aplicación de Pagero para IFS, Swedavia ha sido capaz de agilizar tanto sus procesos de cuentas a pagar como de cuentas a cobrar. “Una de las principales razones por las que optamos por la solución de Pagero fue por ser partner con  IFS. Es una ventaja que Pagero conozca nuestros sistemas y ya tenga soluciones para los retos que se nos plantean”, afirma Bodin. “Es evidente que Pagero es una empresa consolidada con una amplia experiencia en el proceso de facturación electrónica. Además de un gran conocimiento de IFS, son capaces de manejar una gran cantidad de formatos diferentes y están siempre al día de las novedades del sector”, afirma.

¿Qué consejo daría Klara Bodin a otras empresas que quieran digitalizar sus procesos de facturación? "Obtened ayuda de Pagero con el procesamiento de los proveedores y/o clientes cuando empecéis. Así el proceso será más rápido. Muchas veces, cuando se lleva a cabo un proyecto de incorporación y hay un obstáculo en el proceso, son los proveedores de servicios los que tienen que resolverlo. Mi experiencia me ha demostrado que puede ser muy complicado, pero no es el caso de Pagero. Siempre recibimos ayuda rápida en todo lo relacionado con soporte y tienen un personal muy competente", afirma Bodin.

Cuando se le pregunta por los planes de futuro para la colaboración de Swedavia con Pagero, para Bodin la respuesta es sencilla: "Seguir trabajando para aumentar nuestro número de facturas electrónicas". Hay más áreas en el departamento financiero que también quieren optimizar. "Estamos interesados en estudiar la posibilidad de gestionar también los pedidos en formato electrónico, así que ese podría ser el siguiente paso para Swedavia", reflexiona Bodin.