Customer cases

Blåkläder styrker compliance og håndtering av e faktura i Europa med ONESOURCE Pagero

Gjennom Thomson Reuters ONESOURCE Pagero har Blåkläder redusert mengden fakturarelatert e post, forkortet tiden for onboarding av nye kunder og fått bedre innsikt og kontroll over fakturahåndteringen i sine europeiske markeder.

Blåkläder er en av Sveriges ledende produsenter av slitesterke arbeidsklær, med en årlig produksjon på rundt 4,5 millioner plagg og en stadig sterkere tilstedeværelse i Europa og Nord Amerika. Etter hvert som virksomheten vokste i flere markeder, økte behovet for en skalerbar løsning for fakturahåndtering, en løsning som kunne ivareta lands¬spesifikke krav, samtidig som den ga bedre kontroll og økt grad av standardisering på tvers av organisasjonen.I dag har selskapet salgskontorer i 19 land og distribuerer produktene sine til rundt 85 land verden over.

Utfordring: Fragmenterte formater, begrenset innsikt og økte krav til compliance i Europa

Da Blåkläder etablerte seg i stadig flere land, ble det mer krevende å håndtere fakturaene på en enhetlig måte på tvers av markedene. Ulike kundekrav, lokale regelverk og flere distribusjonsmetoder skapte unødvendig kompleksitet for både økonomi‑ og supportfunksjonene. Fakturaer ble fortsatt sendt via e‑post og PDF, noe som ga begrenset innsikt i om fakturaene faktisk nådde frem til mottaker. Dette førte til mer oppfølging, økt manuelt arbeid og større risiko
for forsinkelser.

Utfordringene ble særlig tydelige ved onboarding av nye kunder og ved etablering i nye markeder. Blåkläder ønsket at all informasjon som ble sendt fra forretningssystemet, skulle ha ett felles og standardisert utgangspunkt, i stedet for å måtte håndtere flere ulike formater for forskjellige mottakere. I den tidligere løsningen tok endringer ofte lang tid og krevde manuelle prosesser eller systemutvikling, noe som forsinket lanseringer og skapte friksjon mellom økonomi,
salgsstøtte og IT.

Samtidigøkte kravene til Europa. I enkelte land er e‑faktura et lovpålagt krav, mens andre markeder opplevde en økende etterspørsel fra kundene etter strukturerte e‑fakturaer, også der hvor lovgivning ennå mangler. Blåkläder hadde derfor behov for en partner med sterk grenseoverskridende kompetanse, effektiv og tilgjengelig support samt et standardisert verktøy som både kunne forenkle videre ekspansjon og sikre etterlevelse av lokale compliance‑krav.

"I dag kan vi sende en testfaktura til en ny kunde i løpet av bare noen timer. Tidligere kunne det ta flere uker å gjennomføre all utviklingen som måtte til for å komme i gang."

Johan Björsell, IT Business Developer, Blåkläder

Løsning: Én plattform for fakturahåndtering på tvers av landegrenser

Blåkläder utvidet bruken av ONESOURCE Pagero for å etablere en mer enhetlig arbeidsmåte for e‑faktura i sine europeiske virksomheter. Med plattformens standardiserte oppsett har selskapet i dag én felles fakturaflyt fra Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations, samtidig som dataene automatisk tilpasses formatene og kravene som gjelder for ulike kunder og land. Dette har gitt Blåkläder en skalerbar løsning for markeder som Sverige, Finland, Norge, Danmark, Belgia, Tyskland, Italia, Polen, Nederland, Estland og flere til.

ONESOURCE Pagero har også redusert det operative avhengighetsforholdet til IT. Ved at leveringspreferanser kan håndteres direkte i forretningssystemet, har økonomi‑ og salgsstøtteteamene fått bedre forutsetninger for selv å flytte kunder fra PDF‑faktura til e‑faktura. Det har forenklet arbeidsprosessene og redusert behovet for tidkrevende interne overleveringer. Samtidig har Thomson Reuters sin lokale ekspertise, proaktive oppdateringer om endringer i regelverk og compliance‑krav samt effektiv support gjort det mulig for Blåkläder å ligge i forkant av nye fakturakrav. Dette har også gjort det enklere å raskt etablere seg i nye markeder og onboarde store internasjonale kunder.

“Vi har redusert antallet fakturarelaterte e poster med rundt 60%, og vi har færre fakturafeil enn tidligere. Dette sparer økonomiavdelingen vår for mange timer hver eneste uke.”

Johan Björsell, IT Business Developer, Blåkläder,

Resultat: 60% færre fakturarelaterte e poster, raskere onboarding og bedre kontroll over internasjonal e faktura og compliance

Etter implementeringen av ONESOURCE Pagero har Blåkläder økt både effektiviteten og påliteligheten i fakturahåndteringen. Mengden e‑post knyttet til fakturaer er redusert med rundt 60%, noe som har redusert manuelt arbeid og frigjort betydelige ressurser i økonomiavdelingen som tidligere ble brukt på ukentlige oppfølginger. Ved å benytte et standardisert format for e‑faktura har antallet fakturafeil gått ned, samtidig som man sikrer at fakturaene leveres med riktige referanser og korrekt utfylt informasjon. Dette har igjen gjort det enklere for kundene å behandle fakturaene automatisk.

Onboarding‑prosessen for nye kunder er også blitt betydelig kortere. Det som tidligere kunne ta flere uker med systemutvikling, kan nå løses ved hjelp av en testfaktura som er klar i løpet av noen få timer. Dette har gjort det mulig for Blåkläder å møte kundekrav raskere og samtidig effektivisere ekspansjonen til nye markeder – noe som har vært særlig viktig i takt med selskapets videre vekst i Europa.

Blåkläder har i tillegg fått bedre kontroll over både levering av fakturaer og betalingsstrømmer. Med økt sporbarhet via ONESOURCE Pagero har selskapet større trygghet for at fakturaene faktisk når mottaker, samtidig som krav til compliance etterleves i hvert enkelt marked. Dette har redusert intern kommunikasjon og bidratt til færre forsinkede betalinger. I Finland økte andelen e‑faktura fra rundt 5–10% ved starten av implementeringen av forretningssystemet til 95% i løpet av omtrent 1,5–2 år. For et selskap som globalt håndterer rundt 840 000 fakturaer årlig – hvor cirka 60% er e‑faktura – har dette bidratt til en mer skalerbar fakturaprosess og gjort det enklere å opprettholde korrekt compliance på tvers
av markeder.

Trenger dere å forenkle håndteringen av e‑faktura i flere land?

Se hvordan ONESOURCE Pagero kan forenkle håndteringen av e‑faktura i flere land og gi bedre kontroll, etterlevelse av regelverk og effektivitet i Europa.

Snakk med en e‑fakturaekspert