Kundcase

Blåkläder stärker regelefterlevnad och hanteringen av e fakturor i Europa med ONESOURCE Pagero

Genom Thomson Reuters ONESOURCE Pagero har Blåkläder minskat mängden fakturarelaterad e post, kortat tiden för onboarding av nya kunder samt fått bättre insyn och kontroll över fakturahanteringen på sina europeiska marknader.

Blåkläder är en av Sveriges ledande tillverkare av slitstarka arbetskläder, med en årlig produktion på cirka 4,5 miljoner plagg och en allt starkare närvaro i Europa och Nordamerika. I takt med att verksamheten växte på fler marknader ökade behovet av en skalbar lösning för fakturahantering. En lösning som kunde möta landspecifika krav, men samtidigt skapa bättre kontroll och enhetlighet i hela organisationen. Bolaget har i dag säljkontor i 19 länder och distribuerar sina produkter till omkring 85 länder världen över.

Utmaning: Splittrade fakturaformat, begränsad insyn och ökade krav på regelefterlevnad i Europa

När Blåkläder etablerade sig i allt fler länder blev det svårare att hantera faktureringen på ett enhetligt sätt mellan marknaderna. Olika kundkrav, lokala regelverk och flera distributionssätt skapade onödig komplexitet för ekonomi‑ och supportfunktionerna. I vissa fall skickades fakturor fortfarande via e‑post och som PDF, vilket begränsade insynen i om fakturorna faktiskt nådde mottagaren. Det ledde till mer uppföljning, ökat manuellt arbete och en större risk
för förseningar.

Utmaningarna blev särskilt tydliga vid onboarding av nya kunder och vid etablering på nya marknader. Blåkläder ville att all information som skickades från affärssystemet skulle följa en gemensam standard, i stället för att behöva hantera olika format för olika mottagare. I det tidigare upplägget tog förändringar ofta lång tid och krävde manuella insatser eller systemutveckling, vilket bromsade lanseringar och skapade friktion mellan ekonomi, säljsupport och IT.

Samtidigt ökade kraven på regelefterlevnad i Europa. I vissa länder är e‑faktura ett lagkrav, medan andra marknader såg en växande efterfrågan från kunder på strukturerade e‑fakturor, även där lagstiftning ännu saknas. Blåkläder behövde därför en partner med stark gränsöverskridande kompetens, effektiv och tillgänglig support samt ett standardiserat verktyg som både kunde förenkla expansionen och säkerställa att lokala krav efterlevs.

"I dag kan vi skicka en testfaktura till en ny kund på bara några timmar. Tidigare kunde det ta veckor att göra all utveckling som krävdes för att komma igång."

Johan Björsell, IT Business Developer, Blåkläder

Lösning: En plattform för fakturahantering i flera länder

Blåkläder utökade användningen av ONESOURCE Pagero för att skapa ett mer enhetligt arbetssätt för fakturering i sina europeiska verksamheter. Genom plattformens standardiserade upplägg har bolaget i dag ett enhetligt fakturaflöde från Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations, samtidigt som datan anpassas till de format och krav som gäller för olika kunder och länder. Det här har gett Blåkläder en skalbar lösning för marknader som Sverige, Finland, Norge, Danmark, Belgien, Tyskland, Italien, Polen, Nederländerna, Estland med flera.

ONESOURCE Pagero har också minskat det operativa beroendet av IT. Genom att leveranspreferenser kan hanteras direkt i affärssystemet har ekonomi‑ och säljsupportteam fått bättre förutsättningar för att själva flytta kunder från PDF-fakturor till e‑faktura. Det har förenklat arbetsprocesser och minskat behovet av långdragna interna överlämningar. Samtidigt har Thomson Reuters lokala expertis, proaktiva uppdateringar om regelverksförändringar och effektiva support gjort det möjligt för Blåkläder att alltid vara steget före vid nya fakturakrav. Det har även gjort det enklare att snabbat etablera sig på nya marknader och onboarda stora internationella kunder.

“Vi har minskat antalet fakturarelaterade e post med cirka 60%, och vi har färre fakturafel nu än tidigare. Det här sparar vår ekonomiavdelning många timmar varje vecka.”

Johan Björsell, IT Business Developer, Blåkläder,

Resultat: 60% färre fakturarelaterade e post, snabbare onboarding av kunder och ökad kontroll av internationell fakturering

Blåkläder har sedan implementationen av ONESOURCE Pagero ökat både effektiviteten och pålitligheten i sin fakturahantering. Mängden e‑post kopplad till fakturor har minskat med cirka 60%, vilket har dragit ned på det manuella arbetet och frigjort många timmar för ekonomiavdelningen som tidigare lades på återkommande uppföljningar varje vecka. Genom att använda ett standardiserat format för e‑fakturor har antalet fakturafel minskat, samtidigt som man säkerställt att fakturorna levereras med rätt referenser och korrekt ifylld information. Det har i sin tur gjort det enklare för kunderna att hantera fakturorna automatiskt.

Processen för onboarding av nya kunder har också blivit avsevärt kortare. Det som tidigare kunde ta flera veckor av systemutveckling kan i dag lösas genom en testfaktura som är klar inom några timmar. Det har gjort det möjligt för Blåkläder att möta kundkrav snabbare och samtidigt effektivisera expansionen till nya marknader, något som varit särskilt viktigt i takt med bolagets fortsatta tillväxt i Europa.

Blåkläder har dessutom fått bättre kontroll över både fakturors leverans och betalningsflöden. Med ökad spårbarhet via ONESOURCE Pagero har bolaget större trygghet i att fakturor faktiskt når mottagarna. Det har minskat den interna kommunikationen och bidragit till färre sena betalningar. I Finland ökade andelen e‑fakturor från cirka 5–10% i början av affärssystemets implementation till 95% inom cirka 1,5–2 år. För ett företag som hanterar omkring 840 000 fakturor globalt varje år, där cirka 60% är e‑fakturor, har detta skapat en mer skalbar fakturaprocess och gjort det enklare att upprätthålla korrekt regelefterlevnad.