Tradicionalmente, como parte de projetos de transformação digital, as empresas têm abordado os projetos de contas a pagar (AP), contas a receber (AR) e conformidade de documentos eletrónicos isoladamente, utilizando fornecedores separados. Contudo, os governos estão a introduzir regulamentos de documentos eletrónicos que afetam os processos de AP e AR, o que significa que esta abordagem já não faz sentido para as empresas.
As empresas de todo o mundo estão a tornar-se digitais
A transformação digital de um negócio significa a transição de todos os processos manuais ou híbridos para processos totalmente automatizados, mais fáceis de gerir e supervisionar. Como parte disto, é agora uma necessidade assegurar-se de que está preparado em todos os departamentos do seu negócio através de documentos eletrónicos.
Tradicionalmente, a tendência para a automatização e digitalização tem estado na origem de um aumento do intercâmbio de tipos de documentos eletrónicos entre as empresas. No entanto, mais recentemente, a alteração da legislação tornou-se o principal motor. Nos últimos anos, o ritmo a que os governos introduziram os mandatos de documentação electrónica tem crescido consideravelmente. Mais de 70 países introduziram até agora regulamentos sobre documentos eletrónicos, esperando-se que muitos mais o façam durante os próximos anos.
O cumprimento dos requerimentos legais para documentos eletrónicos é vital
O tipo de documento eletrónico regulamentado mais frequentemente é a fatura eletrónica. Os mandatos em todo o mundo começaram a exigir que as faturas fossem enviadas e recebidas eletronicamente. Outros tipos de documentos eletrónicos, tais como encomendas eletrónicas, catálogos eletrónicos, conselhos de expedição e respostas a faturas são também obrigatórios, o que significa que a transformação digital começa a tornar-se necessária através de múltiplas funções em simultâneo, em vez de um único aspeto das operações.
Alterações recentes na regulamentação global dos documentos eletrónicos:
Itália já mandatou a receção de faturas eletrónicas, tendo a Polónia, a Bélgica e a França seguido o exemplo em 2023 e 2024, respetivamente.
A Índia e a Turquia mandataram que as provas de envio eletrónicas fossem enviadas ao comprador.
O Chile, a Colômbia e o Peru já mandataram respostas eletrónicas às faturas, tendo a Sérvia seguido o exemplo em 2023.
A Itália mandatou que as organizações públicas transmitissem as suas encomendas aos fornecedores por via eletrónica.
A Dinamarca vai anunciar planos para um mandato de encomenda eletrónica e de catálogo eletrónico.
As empresas devem tratar os projetos AP, AR e de e-documentos como um só
Suponha que é introduzido um mandato governamental, e que o seu fornecedor atual não está ligado à infra-estrutura governamental nesse país específico ou não pode tornar-se compatível com os tipos de documentos eletrónicos mandatados. Nesse caso, terá de recorrer a outro fornecedor para obter uma solução.
Antes de o saber, terá múltiplos fornecedores de documentos electrónicos em diferentes países e processos. Isto não só será dispendioso de criar e gerir, como também ultrapassará os benefícios da automatização que inicialmente se propôs alcançar e acabará por se tornar insustentável.
Por conseguinte, as organizações devem ter um parceiro global que possa converter, transformar e cumprir todos os diferentes tipos de documentos eletrónicos que os governos exigem em todos os seus processos de AP e AR.
Aqui na Pagero, mantemo-nos firmemente atualizados nas exigências e mandatos em constante evolução em todo o mundo. Apoiá-lo-emos na automatização e digitalização de todos os processos envolvidos na transformação digital do seu negócio, assegurando ao mesmo tempo a conformidade em todos os tipos de documentos eletrónicos, concentrando- nos em tornar-se o mais à prova de futuro e sem contato possível.
Se você ou a sua organização estiverem a analisar a conformidade com a automatização AP, a automatização AR ou a faturação eletrónica ou se tiver quaisquer perguntas sobre por onde começar, gostaríamos de ouvir a sua opinião. Sinta-se à vontade para nos contactar ou para se conectar a mim no LinkedIn..
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