In der Vergangenheit haben Unternehmen im Rahmen von Projekten zur digitalen Transformation Projekte zur elektronischen Eingangs- (AP) und Ausgangsrechnung (AR) sowie zur Einhaltung von Vorschriften für elektronische Dokumente isoliert und mit separaten Anbietern durchgeführt. Regierungen führen jedoch Vorschriften für elektronische Dokumente ein, die sich auf die elektronische Rechnungsstellung auswirken, was bedeutet, dass dieser Ansatz nicht mehr wirtschaftlich sinnvoll ist.
Unternehmen weltweit werden digital
Die digitale Transformation eines Unternehmens bedeutet, dass alle manuellen oder hybriden Prozesse in vollständig automatisierte Prozesse umgewandelt werden, die leichter zu verwalten und zu überblicken sind. In diesem Zusammenhang muss sichergestellt werden, dass Sie in allen Abteilungen Ihres Unternehmens für elektronische Dokumente gerüstet sind. In der Vergangenheit war der Übergang zur Automatisierung und Digitalisierung die Ursache für den zunehmenden Austausch elektronischer Dokumente zwischen Unternehmen. In jüngster Zeit ist jedoch die sich ändernde Gesetzgebung die Haupttriebfeder geworden. In den letzten Jahren haben die Regierungen die Einführung von Vorschriften für elektronische Dokumente erheblich beschleunigt. Mehr als 70 Länder haben bisher Vorschriften für elektronische Dokumente eingeführt, und viele weitere werden dies in den kommenden Jahren tun.
Die Einhaltung der Vorschriften für elektronische Dokumente ist von entscheidender Bedeutung
Die am häufigsten vorgeschriebene Art von E-Dokumenten ist die elektronische Rechnung. Weltweit wird inzwischen vorgeschrieben, dass Rechnungen elektronisch versandt und empfangen werden müssen. Andere Arten von elektronischen Dokumenten wie elektronische Bestellungen, elektronische Kataloge, Lieferavise und Rechnungsantworten sind ebenfalls vorgeschrieben, was bedeutet, dass die digitale Transformation allmählich für mehrere Funktionen gleichzeitig erforderlich wird und nicht mehr nur für einen einzelnen Aspekt des Betriebs.
Aktuelle Änderungen der weltweiten Vorschriften für elektronische Dokumente:
Italien hat den Empfang von elektronischen Rechnungen bereits vorgeschrieben, Polen, Belgien und Frankreich werden 2023 bzw. 2024 folgen.
Indien und die Türkei haben die Übermittlung einer elektronischen Versandmeldung an den Käufer vorgeschrieben.
Chile, Kolumbien und Peru haben bereits die elektronische Übermittlung von Rechnungen vorgeschrieben, Serbien wird im Jahr 2023 folgen.
Italien hat vorgeschrieben, dass öffentliche Einrichtungen ihre Bestellungen elektronisch an die Lieferanten übermitteln müssen.
Denmark is set to announce plans for an e-order and e-catalogue mandate.
Unternehmen müssen AP-, AR- und E-Dokument-Projekte als eine Gesamtlösung behandeln
Angenommen, es wird ein staatliches Mandat eingeführt und Ihr derzeitiger Anbieter ist nicht an die staatliche Infrastruktur in dem betreffenden Land angeschlossen oder kann aus anderen Gründen die vorgeschriebenen elektronischen Dokumenttypen nicht einhalten. In diesem Fall müssen Sie sich an einen anderen Anbieter wenden, um eine Lösung zu finden.
Bevor Sie es merken, haben Sie mehrere Anbieter von elektronischen Dokumenten für verschiedene Länder und Prozesse. Dies ist nicht nur kostspielig in der Einrichtung und Verwaltung, sondern übersteigt auch die Vorteile der Automatisierung, die Sie ursprünglich erreichen wollten, und ist letztlich nicht mehr tragbar.
Daher müssen Unternehmen einen globalen Partner haben, der alle verschiedenen Arten von elektronischen Dokumenten, die von den Behörden für ihre AP- und AR-Prozesse gefordert werden, konvertieren, umwandeln und einhalten kann.
Bei Pagero behalten wir den Überblick über die sich ständig weiterentwickelnden Anforderungen und Mandate weltweit. Wir unterstützen Sie bei der Automatisierung und Digitalisierung aller Prozesse, die mit der digitalen Transformation Ihres Unternehmens zu tun haben, und sorgen für die Einhaltung aller Arten von E-Dokumenten, wobei wir uns darauf konzentrieren, so zukunftssicher und kontaktlos wie möglich zu werden.
Wenn Sie oder Ihr Unternehmen sich mit der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung, der Automatisierung der Rechnungsstellung oder der Einhaltung der Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung befassen oder Fragen dazu haben, wo Sie anfangen sollen, würden wir uns freuen, von Ihnen zu hören.
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