Automatisierung der Rechnungsstellung - Grundlagen für automatisierte Rechnungsstellungsprozesse

Rechnungsautomatisierung ist so ziemlich das, was es aussagt. Es bedeutet, dass Sie Technologie einsetzen, um den Rechnungsstellungsprozess zu digitalisieren und zu automatisieren. Dazu gehört der Einsatz von E-Invoicing-Software oder -Dienstleistungen, um Aufgaben zu übernehmen, die traditionell manuell erledigt werden, z. B. Datenerfassung, Validierung und Freigaben.

Die automatisierte Rechnungsstellung beschleunigt den Rechnungsstellungsprozess und minimiert die manuelle Arbeit, was den Weg für eine höhere Effizienz, verbesserte Genauigkeit und effizientere Abläufe ebnet. Darüber hinaus gewinnen Sie Zeit, um sich auf strategische Initiativen und wichtige Aktivitäten zu konzentrieren, anstatt auf banale, sich wiederholende Aufgaben.

Die Rechnungsautomatisierung optimiert den Prozess der Rechnungsstellung, sieht jedoch unterschiedlich aus, je nachdem, ob Sie Ihre Ausgangsrechnungen oder Ihre Eingangsrechnungen bearbeiten möchten. Hier ist die allgemeine Aufschlüsselung.

Elektronische Ausgangsrechnung (AR-Automation)

Kundenfakturierung (Versand von Rechnungen)

Erstellung von Rechnungen: Der Zyklus des AR-Managements beginnt mit der automatischen Erstellung einer Rechnung. Nach dem Eingang einer Bestellung eines Käufers wird die Rechnung in Ihrem ERP-System oder Ihrer Fakturierungsplattform erstellt und dem Kunden die bestellten Waren oder Dienstleistungen in Rechnung gestellt, wodurch die Notwendigkeit einer manuellen Dateneingabe entfällt.

Validierung: Vor dem Versand an den Kunden wird die elektronische Rechnung einem automatischen Validierungsprozess unterzogen. Diese digitalen Prüfungen bestätigen, dass die Rechnung allen etablierten Regeln und Standards entspricht, so dass eine manuelle Prüfung an dieser Stelle nicht mehr erforderlich ist.

Zustellung an den Empfänger: Sobald die Rechnung die Validierung bestanden hat, wird sie entweder direkt an den Kunden versandt, je nach dessen Präferenzen und Möglichkeiten bei der Rechnungsstellung, oder an einen Vermittler zur weiteren Bearbeitung. Beide Wege sind so konzipiert, dass eine effiziente und reibungslose Abwicklung der Transaktion gewährleistet ist, die vollständig auf digitalem Wege erfolgt.

Zahlungsabwicklung und -einzug: Wenn der Kunde die Zahlung ausführt und der Lieferant den Erhalt des Geldes bestätigt, wird die Transaktion automatisch mit der/den entsprechenden Rechnung(en) im System abgeglichen und erfasst. Auch wenn dieser Prozess weitgehend automatisiert ist, kann eine abschließende Überprüfung und ein Abgleich durch Mitarbeiter erforderlich sein, um die Genauigkeit vor dem Abschluss zu gewährleisten.

Elektronische Eingangsrechnung (AP-Automation)

Lieferantenfakturierung (Rechnungseingang)

Erhaltene Rechnung: Der AP-Verwaltungszyklus beginnt mit dem Eingang einer Rechnung von einem Lieferanten. In einem automatisierten System wird diese Rechnung in einem strukturierten Datenformat direkt in Ihrem ERP-System oder Ihrer Zahlungsplattform empfangen, wodurch eine reibungslose Zustellung und Datenintegrität gewährleistet wird, ohne dass ein menschliches Eingreifen erforderlich ist.

Rechnungsabgleich/Kodierung/Bestätigung: In dieser Phase wird die Rechnung sorgfältig mit den zugehörigen Dokumenten, wie z. B. Bestellungen oder Lieferscheinen, abgeglichen und kodiert. Dies geschieht digital, wobei das System den Abgleich und die Kodierung automatisch vornimmt und sicherstellt, dass die in Rechnung gestellten Artikel mit den bestellten und gelieferten Waren übereinstimmen. Nach dem Abgleich und der Kodierung der Rechnung ist jedoch ein menschliches Eingreifen zur endgültigen Genehmigung erforderlich.

Freigabe: Nach der Überprüfung der Rechnungsdetails geht die Rechnung in die Genehmigungsphase über. Dies ist der einzige Schritt, der in einem ansonsten vollständig digitalen Prozess eine manuelle Eingabe erfordert.

Zahlung: Wenn alle erforderlichen Genehmigungen vorliegen, wird die Rechnung zur Zahlung weitergeleitet. Dieser Schritt stellt sicher, dass die Lieferanten pünktlich bezahlt werden und gute Geschäftsbeziehungen aufrechterhalten werden, während gleichzeitig der manuelle Arbeitsaufwand, der traditionell mit dieser Phase verbunden ist, reduziert wird.

Archivierung: Nach der Zahlung wird die Rechnung gemäß den örtlichen Vorschriften archiviert, so dass sie für künftige Referenzen oder Prüfungen zur Verfügung steht, ohne dass eine weitere manuelle Bearbeitung erforderlich ist.

Wenn Sie über die Einführung der Rechnungsautomatisierung nachdenken, müssen Sie sich darüber im Klaren sein, dass es sich dabei nicht um einen Einheitsprozess handelt. Je nach Ihren spezifischen Anforderungen kann der Schwerpunkt auf der Optimierung der Kreditorenbuchhaltung (AP) oder der Debitorenbuchhaltung (AR) oder manchmal auch auf beiden liegen. Obwohl diese beiden Prozesse eng miteinander verbunden sind, behandeln sie unterschiedliche, aber sich ergänzende Aspekte der Rechnungsstellung eines Unternehmens. Zusammen bilden sie einen Weg zu einem effizienteren, fehlerfreien und strategisch gesteuerten Rechnungsfluss, der letztlich die finanzielle Belastbarkeit eines Unternehmens erhöht.

Ein weit verbreiteter Irrglaube ist, dass die Rechnungsautomatisierung eine Lösung ist, die nur für große Unternehmen mit großen Transaktionsvolumen geeignet ist. In Wirklichkeit ist die Rechnungsautomatisierung für Unternehmen aller Größenordnungen von Vorteil, auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Während größere Unternehmen aufgrund der Größe ihres Geschäftsbetriebs möglicherweise unmittelbarere finanzielle Vorteile erzielen, können auch kleinere Unternehmen von einer verbesserten Effizienz, Genauigkeit und Zeitersparnis profitieren.

KMU, die Bedenken wegen der Vorabkosten haben, können unter verschiedenen Anbietern wählen, die flexible Lösungen anbieten. Diese Lösungen können oft schrittweise implementiert werden, so dass die Unternehmen mit einem begrenzten Satz von Automatisierungsfunktionen beginnen und nach und nach weitere hinzufügen können, wenn sie expandieren. Diese Anpassungsfähigkeit macht sie zu einer praktikablen Option, selbst für Unternehmen mit geringem Budget.

Es gibt mehrere zwingende Vorteile, die den Wechsel zur Automatisierung der Rechnungsverarbeitung vorantreiben. Hier sind einige der offensichtlichsten:

Verringerung von Fehlern und Verbesserung der Genauigkeit: Die Gefahren der manuellen Verarbeitung reichen von Dateneingabefehlern bis hin zu verpassten Fristen. Automatisierte Rechnungssysteme reduzieren diese Fehler und stellen sicher, dass die Rechnungen korrekte Informationen enthalten und zeitnah bearbeitet werden.

Verbesserter Cashflow: Schnellere Rechnungsfreigaben und schnellere Zahlungen bedeuten, dass Unternehmen ihre Außenstandsdauer reduzieren können, was zu einem besser vorhersehbaren und gesünderen Cashflow führt. Diese Beschleunigung des Zahlungszyklus ermöglicht es den Unternehmen, ihre Mittel schneller einzusetzen und so zum Wachstum beizutragen.

Kosteneinsparungen: Abgesehen von den offensichtlichen Einsparungen bei Papier und Porto liegt der wahre Kostenvorteil der Rechnungsautomatisierung in der Zeitersparnis. Unternehmen können sich von der sich wiederholenden und zeitaufwändigen manuellen Bearbeitung abwenden und sich auf strategischere Aufgaben konzentrieren.

Robuste Sicherheit: Finanzdaten sind heilig. Angesichts der zunehmenden Bedrohungen der Cybersicherheit können automatisierte Rechnungsstellungslösungen dazu beitragen, robuste Sicherheitsprotokolle zu gewährleisten, die sicherstellen, dass die Daten unversehrt bleiben.

Einer der weniger diskutierten, aber dennoch bedeutenden Vorteile der Rechnungsautomatisierung ist ihr positiver Einfluss auf die Beziehungen zu den Lieferanten. Konsistenz und Zuverlässigkeit sind bei jeder geschäftlichen Interaktion von größter Bedeutung, und automatisierte Rechnungsstellungssysteme zeichnen sich in diesen Punkten aus. Die Automatisierung sorgt für eine rechtzeitige Bearbeitung der Rechnungen und Zahlungen und verringert so Verzögerungen, die die Beziehungen zu den Lieferanten belasten können.

Automatisierte Systeme können zur Verbesserung der Genauigkeit beitragen, indem sie Fehler beseitigen, die mühsame Korrekturen erfordern, und eine reibungslosere Interaktion mit den Lieferanten fördern. Diese Zuverlässigkeit kann Ihrem Unternehmen helfen, sich als vertrauenswürdiger Partner zu profilieren, der Ihnen langfristige Vorteile wie bessere Zahlungsbedingungen und bevorzugten Kundenservice bietet.

Bei der Suche nach einer Lösung zur Rechnungsautomatisierung sind viele Faktoren zu berücksichtigen. Dazu gehören:

Bedarfsanalyse:

• Machen Sie sich zunächst ein Bild von den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens.
• Berücksichtigen Sie Faktoren wie die Größe Ihres Unternehmens, das Transaktionsvolumen und die besondere Komplexität Ihrer Abläufe.
• Wählen Sie einen Anbieter, der Ihre aktuellen und künftigen Anforderungen erfüllen kann. Finden Sie eine flexible Lösung, die sich an das Wachstum Ihres Unternehmens anpassen kann.

Funktionen erforschen: Bestimmte Funktionen sind für Unternehmen mit internationaler Präsenz oder solche, die eine globale Expansion planen, von entscheidender Bedeutung. Über die grundlegenden Funktionen hinaus sollten Sie prüfen, wie das System die automatische Formatkonvertierung handhabt, die für eine nahtlose Navigation durch verschiedene E-Invoicing-Standards in verschiedenen Ländern unerlässlich ist. Prüfen Sie außerdem, ob das System Cloud-Anpassungsfähigkeit und Unterstützung für mehrere Währungen bietet. Funktionen wie diese vereinfachen den internationalen Geschäftsbetrieb und können die Effizienz Ihres Rechnungsstellungsprozesses erheblich steigern.

Nahtlose Integration: Suchen Sie nach einem Anbieter, der es Ihnen ermöglicht, Ihre aktuellen Systeme nahtlos zu verbinden, egal ob es sich um ERP- oder Buchhaltungsplattformen handelt. Diese Art der Integration minimiert manuelle Eingaben und damit auch menschliche Fehler.

Interoperabilität: Die meisten Unternehmen nutzen heute eine Vielzahl digitaler Tools, von ERP-Systemen bis hin zu Buchhaltungssoftware. Dabei geht es nicht nur um die Fähigkeit eines Systems, sich zu integrieren, sondern auch um die Art seiner Konnektivität. Offene Netze bieten einen Many-to-many-Konnektivitätsansatz, der es den Systemen ermöglicht, miteinander zu interagieren und eine dynamische und anpassungsfähige Umgebung zu schaffen. Im Gegensatz dazu sind geschlossene Netze auf vordefinierte Systeme beschränkt.

Bei der Auswahl eines Anbieters für die Rechnungsautomatisierung sollten Sie denjenigen den Vorzug geben, die eine offene Netzwerkphilosophie verfolgen. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen flexibel bleibt und sich mit aktuellen und zukünftigen Systemen und Infrastrukturen verbinden kann.

Benutzerfreundlichkeit und analytische Tiefe: Eine übersichtliche, benutzerfreundliche Oberfläche ist nicht nur praktisch, sondern für die betriebliche Effizienz von grundlegender Bedeutung. Neben der Benutzeroberfläche ist es die Tiefe der Analysen, die ein Unternehmen wirklich befähigt. Starke Analysefunktionen bieten Einblicke und ebnen den Weg für einen datengesteuerten Ansatz, bei dem Daten in umsetzbare Informationen umgewandelt werden. Dieser Übergang kann bei der Verfeinerung von Strategien, der Identifizierung von Engpässen und der Optimierung des gesamten Fakturierungsbetriebs hilfreich sein.

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Da Regierungen weltweit die elektronische Rechnungsstellung vorschreiben, geht es nicht nur darum, mit den Branchentrends Schritt zu halten, sondern auch um die Einhaltung der Gesetze. Ihr Fakturierungssystem muss nicht nur konform sein, sondern idealerweise auch den gesetzlichen Vorschriften voraus sein.

Suchen Sie nach Anbietern von Rechnungsstellungsdiensten, die die Einhaltung der Vorschriften nicht nur versprechen, sondern auch proaktiv unterstützen. Ein System zur Unterstützung der Einhaltung von Vorschriften ist wertvoll. Wenn Sie sich für einen Anbieter entscheiden, der über ein engagiertes Team verfügt, das sich auf die Überwachung neuer Vorschriften konzentriert, können Sie sicher sein, dass Sie sich immer innerhalb der gesetzlichen Grenzen bewegen, ganz gleich, wohin Ihr Geschäft Sie führt.

Datensicherheit: Bei Finanzgeschäften ist Sicherheit das A und O. Entscheiden Sie sich für eine Lösung, die auf strenge Sicherheitsstandards Wert legt. Dazu gehören Datenverschlüsselung, Multi-Faktor-Verifizierung, regelmäßige Sicherheitsbewertungen und die Einhaltung globaler Datensicherheitsstandards.

Die Umstellung von der traditionellen Rechnungsstellung auf ein effizientes, automatisiertes Rechnungsstellungssystem erfordert eine sorgfältige Planung, durchdachte Ausführung und laufende Überwachung. Im Folgenden finden Sie einige wichtige Schritte, die Ihnen helfen, diesen Übergang erfolgreich zu bewältigen:

Zeichnen Sie den aktuellen Prozess auf: Beginnen Sie damit, Ihren bestehenden Rechnungsprozess von Anfang bis Ende darzustellen. Machen Sie sich ein Bild von den Engpässen, Stärken, Schwächen und den Bereichen, die sich für eine Automatisierung eignen.

Setzen Sie klare Ziele: Legen Sie auf der Grundlage Ihrer Erkenntnisse klare Ziele fest. Ganz gleich, ob Sie die Bearbeitungszeit für Rechnungen um 50 % reduzieren, eine Null-Fehler-Quote anstreben oder innerhalb der nächsten zwei Jahre zu 75 % auf elektronische Rechnungen umsteigen wollen, stellen Sie sicher, dass diese Ziele mit Ihren übergeordneten Unternehmensstrategien übereinstimmen

Erstellen Sie einen Implementierungsplan: Bei der Implementierung der Rechnungsautomatisierung geht es nicht nur um den Kauf einer Softwarelösung. Es geht um die Festlegung von Zeitplänen, die Zuweisung von Verantwortlichkeiten, die Schulung von Mitarbeitern und die Organisation einer nahtlosen Einbindung von Lieferanten. Seien Sie auf Herausforderungen vorbereitet, vom Widerstand der Mitarbeiter bis hin zu technischen Problemen, und entwickeln Sie Strategien, um diese zu meistern.

Überwachen und messen: Legen Sie wichtige Kennzahlen (KPIs) fest, um die Effizienz Ihrer automatisierten Rechnungsverarbeitungssoftware zu messen. Überwachen Sie diese Kennzahlen kontinuierlich und seien Sie darauf vorbereitet, Ihre Strategie auf der Grundlage der gewonnenen Erkenntnisse zu verfeinern.

Die obigen Überlegungen mögen entmutigend erscheinen, aber Sie sollten diese Aufgabe nicht allein bewältigen müssen. Ihr Dienstanbieter sollte ein strategischer Partner auf diesem Weg sein. Ein erfahrener Anbieter wird Sie bei jedem Schritt des Implementierungsprozesses unterstützen, einschließlich der Festlegung von Zielen, Schulungen und der Einbindung von Lieferanten. Es ist wichtig, einen Partner zu finden, der Ihre Bedürfnisse versteht und Sie berät, um einen reibungslosen Übergang und erfolgreiche Ergebnisse zu gewährleisten.

Wenn Sie Ihre Rechnungsstellung einmal automatisiert haben, werden Sie nie wieder zu einer manuellen Lösung zurückkehren wollen. Die automatisierte Rechnungsstellung kann Ihnen sofort greifbare Vorteile bringen, wie z. B. optimierte Abläufe und mehr Sicherheit. Betrachten Sie sie als eine strategische Investition in den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens. Und denken Sie daran, dass ein kompetenter Anbieter ein echter Partner sein kann, der Ihnen bei jedem Schritt wertvolle Unterstützung bietet. Also, wagen Sie den Schritt. Ihr zukünftiger Erfolg wird es Ihnen danken.