Digitalisierung und Dokumentenaustausch in Österreich: Herausforderungen und Chancen für Unternehmen – Ein Interview mit Thorsten Menslin, Kreuzbauer IT

Petra Colleran: Wie schätzt du den Digitalisierungsgrad in Österreich ein? Ist die elektronische Rechnungslegung/Dokumentenaustausch für österreichische Unternehmen überhaupt Thema?

Thorsten Menslin: Ich bin mit dem Thema Dokumentenmanagement und Archivierung schon viele Jahre auch immer im Projekten als „Beiprodukt“ unterwegs. Und leider wurde das Thema in Österreich eher stiefmütterlich behandelt. Ich denke unter dem Hype der Digitalisierung der letzten Jahre bringen sicherlich die aktuelle Entwicklung und eben auch der Hype an sich signifikante Chancen und Perspektiven für Prozessverbesserungen mit. Nun kommt ein bisschen mehr der Druck dazu. Ich glaube bei den Maßnahmen, die die europäische Union setzt und bei den internationalen Anstrengungen der verschiedensten Regierung weltweit mehr zu Transparenz und natürlich auch zu Steuer und Einnahmesicherheit beizutragen, wird sich dieser Prozess beschleunigen. Und auch Österreich wird in den nächsten Jahren konkreter umsetzen müssen, da bin ich mir sicher.

Petra Colleran:  Danke, du hast es schon angesprochen, dass die Archivierung z.B. sehr stiefmütterlich betreut wurde, welche anderen Herausforderungen siehst du bei der Digitalisierung?

Thorsten Menslin: Es geht um die Vereinheitlichung von den gesamten Formaten, die so herum fleuchen: PDF, XML, andere proprietäre Formate. Europäische EU-E-Rechnungsstandards werden gesetzt und Richtlinien werden verfasst, sodass es zu einer Vereinheitlichung der gesamten Formaten kommt. Viele Unternehmen begrüßen natürlich diese Richtung, weil es natürlich Prozesse vereinfacht und wesentlich weniger Aufwand bedeutet in der Umsetzung, auch in der Projektumsetzung und vor allen Dingen in der Umsetzung der vielfach unterschiedlichen Systeme, die zu berücksichtigen gelten, in allen Ländern.

Petra Colleran: Wenn ein Unternehmen ihren Dokumentenaustausch digitalisieren möchte, welche Faktoren sollte das Unternehmen hier berücksichtigen?

Thorsten Menslin: Es kommt natürlich immer auf die finanzielle Thematik an. Es muss vorher gründlich analysiert werden, welche Prozesse haben wir, welche Prozesse eignen sich, wie die Prozesse aktuell laufen, was können wir verbessern. Natürlich ist es mit mehr Aufwendungen für den gesamten zeitlichen Ablauf so eines Projektes zu rechnen. Es müssen Mitarbeiter frei gestellt werden. Es muss Zeit geschaffen werden. Hinzu kommt dann natürlich als zweite Größe auch die Bereitschaft von Lieferanten, Handelspartnern, Kunden, allen Beteiligten, sozusagen, die in den Prozessen von einem umsetzenden Unternehmen beteiligt sind, mit an einen Tisch zu holen, weil die haben auch eine Stimme dabei.

Petra Colleran:  Aus deiner Erfahrung gibt es dann irgendwelche Prozesse, die sich für die Digitalisierung besonders eignen?

Thorsten Menslin: Standardisierbare Prozesse, also alle Prozesse, die eigentlich 100% fixen Ablauf haben bzw. in einen elektronischen Workflow hineinpassen, der generierbar ist. Alles was im technischen Sinne, Workflow fähig ist, also ich spreche von Genehmigungsprozessen, von iterativen Prozessen, parallelen Prozessen, was gibt es noch für Prozesse? Alle Prozesse, die am besten elektronisch steuerbar sind, über ein ERP-System, über Workflow-Systeme, über CRM-Systeme, die meist an den Unternehmen bereits vorhanden sind, die auch in der Regel Workflowfunktionalitäten mit sich bringen, die zu meist relativ wenig bis gar nicht genutzt werden.

Petra Colleran:  Was sind deiner Meinung nach die größten Vorteile von einer Digitalisierung vom Dokumentenaustausch?

Thorsten Menslin: Also ich sehe den größten Vorteil in erster Linie im Außenverhältnis, in den Compliance-Vorteilen, die es mit sich bringt, weil ich sicherstellen kann, und zwar, wenn ich so ein Projekt einmal umgesetzt habe, sehr schnell sichern kann, auch über die Auswahl meines Dienstleisters, dass ich immer compliant bin. Dafür sorgt mein Dienstleister. Dann habe ich in der Zukunft relativ wenig Aufwand. Ich habe damit auch Kostenvorteile, weil ich Einsparungspotenziale realisiere und Fehlerquellen weitestgehend behebe. Das ist natürlich etwas was ich mir vorher durchrechnen muss, wann erreiche ich dann so ein ROI. Aber prinzipiell ist davon auszugehen, dass die, ich nenne sie mal in der Summe, Geschwindigkeits-, Effizienzkosten-, Compliance-, Effizienzvorteile, insgesamt sehr stark sind.

Petra Colleran:  Du hast jetzt schon die Vorteile rausgehoben. Gibt es denn deiner Meinung nach auch potenzielle Nachteile?

Thorsten Menslin: Ja, es gibt natürlich Nachteile, hinsichtlich der Akzeptanz bei meinen Wirtschaftspartnern. Also Handelspartnern, Kunde, Lieferanten, all denen, die sozusagen dann diesen Prozess auch mitbedienen müssen. Und das vielleicht nicht wollen und denen vielleicht zusätzliche Kosten entstehen, die sie in Kauf nehmen müssen. Dann habe ich natürlich damit auch einhergehend unterschiedliche Anforderungen zu Methodiken und auch möglichen Formaten, die ausgetauscht werden. Sodass jemand dann ein Format liefern muss, was er gar nicht liefern kann, gezwungen wird, dann so ein Format bereitzustellen, ist sicherlich ein Nachteil. Also da habe ich sicherlich auch Nachteile, wobei, in der strategischen Überlegung, dann doch ich er behaupten würde, die Nachteile sind wesentlich geringer als die Vorteile.

Petra Colleran: Du hast die Akzeptanz mit einem Handelspartner angesprochen. Aus meiner eigenen Erfahrung merke ich auch immer, dass die Akzeptanz bei den Anwendern doch noch diese Gefahr birgt: „Oh diese Technologien und Digitalisierung ist etwas heikel“, siehst du das auch so?

Thorsten Menslin: Wir wissen mittlerweile auch über die Presse, die in ihren Berichten einen Schwenk macht, dass Cloudgestützte Systeme weit aus sicher sind. Da ist ein Paradigmenwechsel schon in den letzten Jahren im Gang. Man geht in die Cloud, man mietet sich die Betreuung des Systems in der Cloud. Es ist vieles einfacher und man muss sich auch nicht mehr um Security und solche Dinge kümmern. Das macht dann ein hocheffizientes Cloudmanagement. Das ist genauso in der Digitalisierung des Rechnungswesens.

Petra Colleran: Wird die neuen EU Richtline Vida – VAT in the digital Age – diese Reise beschleunigen?

Thorsten Menslin: Also ich hoffe es sehr. Ich glaube, es muss strengere Regulierung seitens Brüssel/EU geben, dass sich eben so langsam eine Regierung wie Deutschland und Österreich auch mal dazu durchregen das Ganze auf eine breite Gesetzesinitiative zu bringen, um die gesamte Digitalisierung hinsichtlich des Dokumentenaustausches in all seinen Facetten, also auch die Dokumentenmanagement und Systeme und Archivierung einmal auf sauberer Füße zu bringen. Das wird jetzt kommen müssen.

Petra Colleran: Es wird schon interessant werden, ob diese Steuerlücke mit der ViDA, mit der neuen VAT auch wirklich geschlossen werden kann. Das wird uns die Zukunft jetzt wohl zeigen.

Thorsten Menslin: Ich habe für Österreich gehört, dass etwas geplant ist. Dass für 2024 eine Gesetzesinitiative zur Digitalisierung des Dokumentenaustausches in Österreich zu erwarten ist. Aber ich bin zuversichtlich, dass viele Unternehmen auch, also jetzt nicht nur die international tätigen Enterprise-Groß-Unternehmen, sondern auch eben größere Mittelständler und Mittelständler, die Notwendigkeit auch erkennen, allein um ihre Compliance-Vorteile und ihre Effizienzvorteile für sich im Thema Kosteneinsparung und Sicherheit zu generieren, hier auf international gängige Lösungen zu setzen. Ich glaube, das setzt sich durch. Und ich glaube auch viele, die einmal Kleinlösungen gemacht haben, aus welchen Gründen auch immer, schauen jetzt auch breitgefächert am Markt. Und da wird sich auch die Spreu vom Weizen trennen. Es gibt aus unserer Sicht ja nur sehr wenig Anbieter, die in der Breite und in der Internationalität so aufgestellt sind, wie eine Pagero zum Beispiel oder auch als EPR-Stelle eine IFS, die in vielerlei Funktionalitäten schon die Standardmöglichkeiten bietet, um hier strategisch, langfristig effizient zu gewährleisten.