E-Rechnung in Polen: So funktioniert die elektronische Rechnungsstellung mit KSeF ab 2026
Ab dem Jahr 2026 wird in Polen die Nutzung des Nationalen Systems für elektronische Rechnungsstellung (KSeF) verpflichtend. Für Unternehmen mit Geschäftsaktivitäten in Polen bedeutet das eine umfassende regulatorische Veränderung, die erhebliche Auswirkungen auf bestehende Prozesse haben wird. In diesem Beitrag erfahren Sie,
- welche gesetzlichen Anforderungen durch die polnischen Neuerungen auf Ihr Unternehmen zukommen,
- wie sich KSeF von anderen Reporting-Standards wie SAF-T unterscheidet,
- welche technologischen sowie organisatorischen Schritte notwendig sind
und wie Sie sich optimal vorbereiten können.
KSeF: Polens neues System für elektronische Rechnungen ab 2026
Polen führt mit dem „Krajowy System e-Faktur“ (KSeF) ein zentrales System zur elektronischen Rechnungsstellung ein. Ab dem 1. Februar 2026 sind große Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 200 Millionen Polnischen Zloti (PLN) im Jahr 2025 verpflichtet, alle Ausgangsrechnungen elektronisch über das System einzureichen. Ab dem 1. April 2026 gilt diese Vorschrift schließlich auch für alle weiteren Unternehmen, die in Polen tätig sind.
Ziel des neuen nationalen Systems zur Übertragung von elektronischen Rechnungen ist, die Transparenz zu erhöhen, Steuerbetrug zu reduzieren und die Kommunikation zwischen Unternehmen und Behörden zu vereinheitlichen. Ein wesentliches Merkmal von KSeF ist zudem die automatisierte Archivierung der Rechnungen für einen Zeitraum von zehn Jahren. Insgesamt soll sich die Bearbeitungszeit von Mehrwertsteuerrückerstattungen durch KSeF von 60 auf 40 Tage verkürzen lassen. So jedenfalls der ambitionierte Plan des polnischen Finanzministeriums.
Für Unternehmen steht damit eine grundlegende Neuausrichtung ihrer Tax- und Rechnungsprozesse an. Künftig dürfen Rechnungen nämlich dann (ähnlich wie bald auch in Deutschland) nicht mehr als PDF- oder Papierdokument übermittelt werden, sondern müssen im strukturierten XML-Format erstellt und eingereicht werden. Aktuell im FA(2)-Schema, zukünftig jedoch im neueren FA(3)-Schema.
Gilt KSeF nur für B2B-Geschäfte wie in Deutschland?
Für B2C-Rechnungen ist KSeF zwar technisch nutzbar, aber zunächst freiwillig. Das polnische Finanzministerium plant über die Verpflichtung für B2B hinaus jedoch, die Nutzung von KSeF mittelfristig auch auf den B2C-Bereich auszuweiten, wobei hier bisher keine verbindlichen Zeitpläne veröffentlicht wurden.
KSeF und SAF-T im Vergleich: Was ist was - und wofür?
Neben KSeF ist auch der Standard SAF-T (Standard Audit File for Tax) für Unternehmen relevant, die steuerlich in Polen tätig sind. Denn SAF-T dient bereits heute als standardisiertes Format für die Übermittlung von Buchhaltungs- und Steuerdaten an die Finanzbehörden.
Im Unterschied dazu ist KSeF kein reines Reporting-Tool, sondern eine obligatorische Plattform für den Austausch und die Validierung von elektronischen Rechnungen. Um die Unterschiede zwischen KSeF und SAF-T besser zu verstehen, hilft die folgende Gegenüberstellung der beiden Standards bzw. Systeme:
KSeF und SAF-T im Vergleich
| Kriterium | KSeF | SAF-T |
|---|---|---|
Zweck | Pflichtsystem für elektronische Rechnungsstellung | Standardisiertes Reporting von Buchhaltungs- und Steuerdaten |
Datenformat | XML (FA(2), FA(3)) | XML (SAF-T-Format) |
Anwendungsbereich | Alle (steuerpflichtigen) Unternehmen mit Sitz in Polen | Unternehmen mit steuerlicher Registierung in Polen |
Verpflichtend ab | Februar/April 2026 | Bereits verpflichtend |
Integration ins ERP | Erfordert API-Anbindung oder Middleware-Lösung | Oft bereits intergriert oder als Export verfügbar |
Archivierung | Zehn Jahr im KSeF-System | Pflicht zur eigenständigen Archivierung |
Steuerrelevanz | Unmittelbare Rechnungskontrolle | Periodische Steuerprüfung |
Technische und Compliance-Herausforderungen bei der Rechnungsstellung ab 2026
Für viele Unternehmen mit Geschäftsaktivitäten in Polen stellt die Einführung von KSeF eine erhebliche Herausforderung dar. Denn gerade internationale Konzerne verfügen ohnehin bereits meist über eine sehr komplexe und heterogene IT-Landschaft, die aus unterschiedlichen ERP-Systemen, lokalen Anwendungen und individuellen Schnittstellen besteht. Die neuen regulatorischen B2B-Vorgaben in Polen machen die entsprechende digitale Transformation der eigenen Systeme nun noch anspruchsvoller.
Die Umstellung erfordert somit eine sorgfältige Analyse und Anpassung der bestehenden Prozesse für den Versand, den Empfang und die Archivierung von elektronischen Rechnungen. Folgende Punkte sollten Unternehmen dabei unbedingt berücksichtigen:
- Systemintegration: Die vorhandenen ERP- und Buchhaltungssysteme müssen in der Lage sein, Rechnungen im nationalen KSeF-konformen XML-Format zu generieren und zu verarbeiten.
- Compliance-Anforderungen: KSeF stellt bereits zur Einführung 2026 klare Vorgaben hinsichtlich Datenintegrität, Nachvollziehbarkeit und elektronischer Authentifizierung. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Systeme diese Anforderungen an den Versand und Empfang von elektronischen Rechnungen zuverlässig erfüllen.
- Prozessharmonisierung: Um Medienbrüche und Prozessunterbrechungen zu vermeiden, ist es wichtig, die VAT- und Rechnungsprozesse zwischen Polen und anderen Ländern ab 2026 nahtlos zu harmonisieren.
- Ressourcenplanung: Die Einführung von KSeF erfordert interne Ressourcen für IT-Anpassungen, strukturierte Tests und Schulungen. Branchenerfahrungen zeigen, dass für eine umfassende Implementierung des elektronischen Invoicings über KSeF in der Regel sechs bis neun Monate einzuplanen sind.
Workflow: Elektronische Rechnungen mit KSeF
Sie fragen sich, wie ein typischer Rechnungsprozess mit KSeF aussieht? Die folgende Prozessgrafik zeigt den Ablauf Schritt für Schritt:
- Rechnungsstellung im ERP-System
Erstellung der Rechnung im System nach KSeF-Anforderungen (XML-Format). - Validierung der Pflichtfelder
Automatische Prüfung auf Vollständigkeit und Korrektheit der erforderlichen Felder. - Übertragung an das KSeF-Portal
Elektronische Übermittlung über das Pagero Network, eine API oder sonstige Middleware. - KSeF-Validierung
Invoice-Prüfung durch das System, Bestätigung oder Fehlermeldung. - Archivierung
Speicherung im KSeF-System für mindestens zehn Jahre. - Benachrichtigung des Empfängers
Übermittlung der Freigabe oder des Links zur Rechnung an den Geschäftspartner.
Diese Darstellung hilft dabei, Prozesse zu visualisieren und die relevanten Schritte für eine Implementierung besser zu verstehen.
So bereiten Sie Ihr Unternehmen auf die KSeF-Einführung vor
Wir hatten es bereits erwähnt: Eine erfolgreiche Einführung von KSeF setzt eine gute Planung voraus. Zu Beginn sollten Unternehmen daher ihre Ist-Prozesse und Systemlandschaften analysieren, um festzustellen, welche Anpassungen notwendig sind. Nach dieser Analysephase, die üblicherweise etwa ein bis zwei Monate in Anspruch nimmt, folgt die eigentliche Planungsphase. In diesem Zeitraum werden die passende technische Lösung ausgewählt – zum Beispiel das Pagero Network oder eine alternative API-Anbindung – und die Projektziele festgelegt.
In der anschließenden Implementierungsphase wird dann das ERP-System möglichst zielgererichtet und effizient angepasst. Hierzu gehören die Entwicklung von Schnittstellen, die Einbindung von Middleware-Lösungen sowie erste Tests. Diese Phase kann schnell bis zu vier Monate dauern.
Nach der technischen Umsetzung sollte zudem eine Testphase eingeplant werden, in der Sie mit ausgewählten Geschäftspartnern den Pilotbetrieb starten und mögliche Fehler oder Optimierungspotenziale identifizieren. Erst danach sind Sie und Ihr System wirklich reif für den Go-Live. In diesem Schritt werden alle Rechnungsprozesse vollständig auf die Nutzung von KSeF umgestellt und gegebenenfalls erforderliche Schulungen abgeschlossen.
Insgesamt dauert die vollständige Vorbereitung auf KSeF erfahrungsgemäß sechs bis neun Monate, abhängig von der Komplexität der Unternehmensstruktur und der Systemlandschaft. Die nachfolgende Timeline hilft Ihnen, die notwendigen Schritte zu priorisieren und sicherzustellen, dass alle relevanten Bereiche im Unternehmen eingebunden werden.
Handeln Sie jetzt, nicht nur in Polen!
Die Einführung von KSeF markiert einen entscheidenden Schritt in Richtung Digitalisierung des Rechnungswesens in Polen. Unternehmen mit Geschäftsaktivitäten in Polen sollten sich darum zeitnah mit den neuen Anforderungen auseinandersetzen, um Compliance-Risiken zu vermeiden und ihre Prozesse zukunftssicher aufzustellen.
Mit dem Pagero Network steht Ihnen bereits heute eine erprobte und zuverlässige Lösung zur Verfügung, die es ermöglicht, Rechnungsprozesse global zu harmonisieren und gleichzeitig lokale Anforderungen wie KSeF und SAF-T zu erfüllen. Über eine einzige Verbindung lassen sich einzelne oder mehrere ERP-Systeme hierbei direkt mit den relevanten Plattformen in Polen und weltweit integrieren.
Das Pagero Network bietet dabei folgende Vorteile:
- Direkte Anbindung an KSeF inklusive FA(3)-Schema und Archivierung
- Compliance-Management mit automatischen Validierungen
- Unterstützung von SAF-T für eine reibungslose Steuerprüfung
- Nahtlose Integration in bestehende ERP-Systeme und internationale Geschäftsprozesse
So können im Polen geschäftstätige Unternehmen ihre regulatorischen Anforderungen effizient erfüllen und gleichzeitig ihre Prozesse optimieren, ohne neue Schnittstellen und Silos aufzubauen. Sprechen Sie uns an!