KSeF: Mit Pagero und Medius aus Verpflichtungen zum E-Invoicing Chancen schaffen

Der polnische Weg zur elektronischen Rechnungsstellung reicht weit zurück: Das Land war eines der ersten in Europa, das 2005 eine Rechtsgrundlage für elektronische Rechnungen einführte, und 2019 wurde Peppol für die elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich eingeführt.

Der endgültige Schritt, die elektronische Rechnungsstellung verbindlich zu machen, wird jedoch 2025 erfolgen, wenn das Mandat für die elektronische Rechnungsstellung in Kraft tritt, das alle in Polen für Mehrwertsteuerzwecke registrierten Unternehmen betrifft. Die Steuerzahler werden verpflichtet sein, Rechnungen über das nationale System für elektronische Rechnungen, Krajowy System e-Faktur (KSeF), auszustellen und zu empfangen.

Während die meisten Menschen den Vorteilen der Digitalisierung und der Automatisierung manueller Prozesse zur Zeitersparnis und Fehlerreduzierung zustimmen, stoßen Initiativen zur digitalen Transformation manchmal auf Skepsis und Widerstand gegen Veränderungen oder werden zurückgestellt, um Projekten Vorrang zu geben, die als dringender oder investitionswürdiger angesehen werden.
E-Invoicing-Mandate sind von zentraler Bedeutung, denn sobald Regierungen Fristen einführen, ist die Aktualisierung von Finanzprozessen nicht mehr "nice-to-have", sondern eine dringende Notwendigkeit, um Vorschriften einzuhalten, Sanktionen zu vermeiden und letztlich die Geschäftskontinuität zu gewährleisten. Unternehmen können und sollten sich diese Tatsache zunutze machen, um die Zuweisung von Budgets und Ressourcen zu sichern, die interne Zustimmung zu erhalten und die relevanten Interessengruppen zur Zusammenarbeit zu bewegen. Alles Schlüssel für eine erfolgreiche digitale Transformation.

Selbst wenn die Vorteile der Technologie bekannt sind, fühlen sich Organisationen aller Größenordnungen oft verloren, wenn die Steuerbehörden neue Anforderungen wie die in Polen einführen. Es ist schwierig, herauszufinden, wie die derzeitigen Systeme und Prozesse an die neuen Anforderungen angepasst werden können. Vor diesem Hintergrund hat Medius, ein globaler Anbieter von Lösungen für die Kreditorenbuchhaltung (AP), 2021 eine weltweite Partnerschaft mit Pagero geschlossen, um seinen Kunden eine einzige, benutzerfreundliche Lösung zu bieten, die alle Anforderungen an Ausgabenmanagement, Automatisierung und elektronische Rechnungsstellung erfüllt und gleichzeitig die lokalen Vorschriften für elektronische Rechnungsstellung und CTC erfüllt, wo immer sie tätig sind.

"Wir wollten auf den Markt gehen und in der Lage sein, unseren Kunden zu sagen: Wir haben eine integrierte Lösung", erklärt Katarina Andersson, VP of Capture Product bei Medius, "so dass Sie sich nicht um die Dinge kümmern müssen, die im Hintergrund passieren: die Formate, die Art der Rechnungen oder die komplexen Regeln für jedes Land, weil alles in die Lösung integriert ist", fährt sie fort.

Die Zusammenarbeit zwischen Pagero und Medius war von Anfang an darauf ausgelegt, sich weiterzuentwickeln. Die Partnerschaft konzentrierte sich zunächst auf die Vereinigten Staaten, bestimmte europäische Länder und die APAC-Region. Im Laufe der Jahre wurde die gemeinsame Lösung auf weitere Länder ausgeweitet, vor allem auf solche, in denen die Regierung zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet ist, um sicherzustellen, dass die Kunden die Anforderungen rechtzeitig erfüllen und auch weiterhin erfüllen.

Die Zusammenarbeit ermöglicht es polnischen Medius-Anwendern, die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung zu nutzen und gleichzeitig die KSeF-Vorschriften einzuhalten. Diese Partnerschaft garantiert eine reibungslose Integration und Formatkonvertierung, die von Pagero unterstützt wird. Darüber hinaus bietet Pagero die Möglichkeit, den Debitorenprozess selbst sowie umfassende P2P- (Purchase-to-Pay) und O2C- (Order-to-Cash) Prozesse zu unterstützen.

"Das Joint Venture von Medius und Pagero kombiniert zwei branchenführende Lösungen, die sich gegenseitig verstärken", kommentiert Andrzej Pijanowski, Country Manager von Pagero Polen.

Die polnische Lösung von Pagero und Medius wurde entwickelt, um Organisationen mit komplexen Infrastrukturen und Anforderungen zu unterstützen, wie z.B. internationale Konzerne und Shared Service Center. Nach der Unterzeichnung und dem Beginn der Implementierung bei einem Pilotkunden - einem weltweit tätigen Unternehmen im Elektrogroßhandel - wird die Partnerschaft auf andere Kunden und Branchen ausgeweitet und bietet eine bewährte Lösung, die Folgendes umfasst:

Trotz der potenziellen Herausforderungen, die die Umstellung auf elektronische Rechnungen gemäß den gesetzlichen Vorschriften mit sich bringt, werden die Vorteile den Aufwand rechtfertigen. Ein automatisierter Rechnungsprozess vereinfacht die internen Arbeitsabläufe, liefert Daten von besserer Qualität und schafft eine weitere Grundlage für die Rationalisierung und Weiterentwicklung der Finanzprozesse. Diese Chance ist es wert, in dem sich schnell verändernden und wettbewerbsintensiven Umfeld von heute genutzt zu werden, sei es in Polen oder anderswo.