Rechnungsbetrug und wie man ihn vermeidet

Der Chief Information Security Officer von Pagero, Christer Wejke, gibt einen tiefen Einblick in die komplexe Welt des Rechnungsbetrugs. Er gibt wertvolle Einblicke, die sowohl Privatpersonen als auch Unternehmen dabei helfen können, Betrug und Cyberkriminalität zu erkennen und zu bekämpfen.

Rechnungsbetrug ist eine betrügerische Methode, bei der Betrüger gefälschte oder geänderte Rechnungen an ahnungslose Empfänger senden. Diese Rechnungen sind so gestaltet, dass sie wie echte Rechnungen aussehen und das Erscheinungsbild legitimer Zahlungsaufforderungen imitieren. Das Ziel ist einfach: Der Empfänger soll dazu gebracht werden, für Waren oder Dienstleistungen zu zahlen, die er nie erhalten hat, oder zu viel für solche, die er erhalten hat.

Zwar sind Unternehmen aufgrund ihres Transaktionsvolumens ein häufiges Ziel, doch ist keine Einrichtung davor sicher. Auch Schulen, Wohltätigkeitsorganisationen, Kommunen und ahnungslose Privatpersonen sind Opfer dieser Masche geworden. Die Folgen, die sich ergeben, wenn man auf solche Machenschaften hereinfällt, sind vielfältig. Abgesehen von den unmittelbaren finanziellen Verlusten, die beträchtlich sein können, kann auch das Vertrauen und der Ruf geschädigt werden. Für Organisationen kann dies zu angespannten Beziehungen mit Partnern oder Interessengruppen führen. Einzelpersonen wiederum können sich verletzt fühlen oder misstrauisch werden und zögern, sich auf zukünftige Transaktionen einzulassen. Und auf der anderen Seite drohen rechtliche Konsequenzen oder weitere Täuschungsversuche. Die sich entwickelnde Natur von Cyberkriminalität und Betrug unterstreicht die Notwendigkeit ständiger Wachsamkeit und proaktiver Maßnahmen zu deren Bekämpfung.

Im Zeitalter der rasanten Globalisierung und komplizierter Transaktionen sind die Probleme im Zusammenhang mit betrügerischen Praktiken wie Rechnungsbetrug eskaliert. Traditionell sind Papierrechnungen aufgrund ihres greifbaren Charakters anfällig für Manipulationen durch Betrüger. Sie können abgefangen, verändert, vervielfältigt oder sogar von Grund auf neu erstellt werden, was vielfältige Möglichkeiten für Betrug bietet.

Der technologische Fortschritt hat zwar digitale Lösungen hervorgebracht, die Schutz vor vielen dieser traditionellen Schwachstellen bieten, aber der Übergang ist nicht überall gleich. Darüber hinaus können unerwartete globale Ereignisse, wie die COVID-19-Pandemie, Störungen verursachen, die diese Unternehmen noch anfälliger machen, da sie oft dringenden Bedürfnissen Vorrang vor strengen Kontrollen einräumen müssen.

Rechnungsbetrug tritt in verschiedenen Formen auf, die jeweils auf die Ausnutzung unterschiedlicher Schwachstellen in den Rechnungsstellungsprozessen eines Unternehmens zugeschnitten sind. Die Kenntnis dieser Methoden ist der erste Schritt zur Prävention. Hier sind die gängigsten Techniken, die von Betrügern eingesetzt werden:

• Doppelte Rechnungsstellung: Eine einzige Rechnung wird wiederholt verschickt, um mehrere Zahlungen zu erschleichen.
• Falsche Rechnungsstellung: Unternehmen erhalten Rechnungen für nicht existierende Waren oder Dienstleistungen.
• Abänderung bestehender Rechnungen: Echte Rechnungen werden verändert, oft durch Änderung der Bankverbindung, um Zahlungen auf betrügerische Konten umzuleiten.
• Phishing-Angriffe: Betrüger geben sich als rechtmäßige Verkäufer aus und versuchen, mit betrügerischen Mitteln Zahlungen zu erhalten. Dazu kann die Erstellung gefälschter E-Mail-Adressen gehören, die fast identisch mit denen Ihrer Lieferanten aussehen (z. B. durch Änderung nur eines Buchstabens), um den Anschein zu erwecken, dass die Zahlung von einer legitimen, vertrauenswürdigen E-Mail-Adresse aus angefordert wird.

Gefälschte Rechnungen zu erkennen, erfordert Aufmerksamkeit und Wachsamkeit. Es gibt jedoch bestimmte Muster und Unstimmigkeiten, die Ihnen helfen können, Rechnungsbetrug zu erkennen. Achten Sie auf diese Signale:

• Wenn Sie von unbekannten Verkäufern angesprochen werden, könnte dies ein mögliches Warnsignal sein.
• Rechnungen, die mit Rechtschreib- oder Grammatikfehlern übersät sind, deuten oft auf Betrug hin.
• Unstimmige Firmenlogos oder manipulierte Bankdaten auf Rechnungen.
• Unaufgeforderte, drängende Forderungen nach schnellen Zahlungen, manchmal begleitet von unüblich hohen Rabatten für prompte Zahlungen

Wenn Sie Opfer eines Rechnungsbetrugs werden, kann dies weitreichende und dauerhafte Folgen haben. Von der unmittelbaren finanziellen Auswirkung bis hin zur potenziellen langfristigen Schädigung des Rufs - hier erfahren Sie, was auf dem Spiel steht:

• Den Unternehmen können erhebliche finanzielle Verluste entstehen, die den Geschäftsbetrieb gefährden können.
• Das Vertrauen wird beeinträchtigt, was zum Abbruch langjähriger Geschäftsbeziehungen führen kann.
• Es kann zu rechtlichen Verwicklungen kommen, die zu Geldstrafen und einem beschädigten Ruf führen.
• Interne organisatorische Probleme, wie z. B. eine niedrige Arbeitsmoral in dem Team, das auf den Betrug hereingefallen ist.

Um sich im verschlungenen Labyrinth des Rechnungsbetrugs zurechtzufinden, bedarf es einer Mischung aus technologischer Stärke und menschlichem Verständnis. Es ist ein Balanceakt, der, wenn er gemeistert wird, einen starken Schutz vor schädlichen Absichten bildet. Im Folgenden finden Sie einige Schritte, die Ihnen helfen, Ihre Schutzmaßnahmen zu stärken:

Robuste Rechnungsprüfung: Die erste Schutzmaßnahme ist ein umfassendes System zur Rechnungsprüfung. Durch die systematische Prüfung jeder Rechnung und den Abgleich mit den entsprechenden Bestellungen oder Lieferscheinen können Unternehmen verdächtige Anfragen erkennen und abwehren.

Digitale Instrumente zur Aufdeckung von Rechnungsbetrug: Die heutige Technologie bietet Tools, die eine Echtzeitüberwachung und automatische Erkennung von Anomalien ermöglichen. Die Einbindung digitaler Dienste in Ihre Abläufe kann ein wirksames Mittel sein, um sicherzustellen, dass nur authentifizierte Rechnungen in den Zahlungskreislauf gelangen, und so die Maßnahmen zur Verhinderung von Rechnungsbetrug weiter zu verstärken.

Kontinuierliche Mitarbeiterschulung: So wie sich die Taktiken der Betrüger weiterentwickeln, müssen auch unsere Gegenmaßnahmen angepasst werden. Regelmäßige Workshops und Schulungen vermitteln den Mitarbeitern das nötige Wissen, um neue Bedrohungen zu erkennen und sich entsprechend anzupassen.

Informationssicherheit: Regelmäßige Datensicherungen und -aktualisierungen dienen nicht nur der Datenerhaltung, sondern sind auch ein Bollwerk gegen Bedrohungen wie Ransomware. Die Aufrechterhaltung eines sauberen, unversehrten Datenbestands ist für jeden Finanzbetrieb von zentraler Bedeutung.

Mehrstufiges Genehmigungssystem: Bei wichtigen Transaktionen sorgt ein mehrstufiger Überprüfungsmechanismus für mehrere Kontrollpunkte. Dies schafft nicht nur Verantwortlichkeit, sondern auch zusätzliche Prüfungsebenen, die von Betrügern nur schwer umgangen werden können.

Die Einführung moderner Technologien kann erhebliche Vorteile bieten. Unter diesen Innovationen sticht die elektronische Rechnungsstellung als wirksamer Verbündeter gegen Rechnungsbetrug hervor.

Verbesserte Überprüfung: E-Invoicing-Systeme sind mit automatisierten Prüfverfahren ausgestattet. Sie können die Echtheit einer Rechnung anhand vordefinierter Kriterien sofort überprüfen und so sicherstellen, dass nur rechtmäßige Rechnungen bearbeitet werden.

Ausgabemuster: Durch die Digitalisierung der Rechnungsbearbeitung erhalten Ihre Teams die Möglichkeit, Daten zu sammeln und leicht abzurufen und so Ausgabenmuster zu erkennen, die bei der Bearbeitung von Papierstapeln viel schwerer zu erkennen sind. Auf diese Weise sind Abweichungen von den üblichen Mustern leichter zu erkennen und werden genauer untersucht.

Digitale Prüfpfade: Jede elektronische Rechnung wird mit einem digitalen Protokoll versehen, das jeden Schritt von der Erstellung bis zur Zahlung festhält. Diese Rückverfolgbarkeit erschwert es Betrügern, sich unentdeckt einzumischen, und liefert eine umfassende Historie, die bei Prüfungen oder Untersuchungen von unschätzbarem Wert sein kann.

Rationalisierte Genehmigungen: Bei der elektronischen Rechnungsstellung sind die Genehmigungsabläufe automatisiert und standardisiert. Es ist viel schwieriger, dass eine falsche Rechnung durch die Maschen schlüpft, wenn es ein einheitliches und transparentes Prüfverfahren gibt.

Verschlüsselte Transaktionen: Elektronische Rechnungen werden sicher übertragen, wobei fortschrittliche Verschlüsselungstechnologien sicherstellen, dass die Daten vertraulich und sicher bleiben. Durch diese robuste Sicherheit wird das Risiko des Abfangens und der Veränderung durch böswillige Akteure vermindert.

Geringere menschliche Fehler: Automatisierte E-Invoicing-Systeme minimieren die manuelle Dateneingabe und verringern so das Risiko menschlicher Fehler - ein häufiger Ansatzpunkt für Betrug.

Überwachung in Echtzeit: E-Invoicing-Plattformen bieten häufig Echtzeit-Überwachung und Warnmeldungen bei verdächtigen Aktivitäten, so dass Unternehmen bei Anomalien schnell handeln können.

Zwar kann kein System von sich behaupten, vollkommen narrensicher zu sein, doch bietet die elektronische Rechnungsstellung eine Reihe von Sicherheitsfunktionen, die sie zu einem wirksamen Abschreckungsmittel gegen Betrug machen. Mit der Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung entscheiden sich Unternehmen nicht nur für mehr Effizienz, sondern machen auch einen wichtigen Schritt zum Schutz ihrer Geschäftstätigkeit und ihres Rufs vor der Gefahr von Rechnungsbetrug.

Wenn Sie feststellen, dass Sie Opfer eines Rechnungsbetrugs geworden sind, können Sie sich betrogen und verletzlich fühlen und eine Menge Stress haben. Denken Sie jedoch daran, dass Sie damit nicht allein sind und dass es proaktive Schritte gibt, die Sie unternehmen können, um diese schwierige Zeit zu überstehen:

Wenden Sie sich an die Behörden: Wenn Sie sich umgehend bei den zuständigen Behörden melden, helfen Sie nicht nur sich selbst, sondern auch anderen potenziellen Opfern.

Kontaktieren Sie sofort Ihre Bank: Je früher Sie Ihre Bank informieren, desto größer sind die Chancen, nicht autorisierte Transaktionen zu stoppen oder sogar verlorene Gelder wiederzuerlangen.

Verstärken Sie Ihre Protokolle: Wenn sich die Lage wieder beruhigt hat, ist es an der Zeit, die Situation zu überdenken und zu überprüfen. Wenn Sie Ihre Rechnungsstellungsprotokolle jetzt verstärken, können Sie Ihr Unternehmen für die Zukunft absichern.

Lassen Sie sich von Experten beraten: Sie müssen die Situation nicht allein bewältigen. Fachleute für Cybersicherheit stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite. Sie können maßgeschneiderte Lösungen und Ratschläge anbieten, um sicherzustellen, dass sich solche Vorfälle nicht wiederholen.

Denken Sie daran: Es ist in Ordnung, in solchen Zeiten Unterstützung zu suchen und sich auf andere zu stützen. Mit den richtigen Maßnahmen können Sie gestärkt und widerstandsfähiger als zuvor wieder aufstehen.

Im Laufe der Jahre hat sich die Landschaft des Rechnungsbetrugs deutlich gewandelt, von einfachen Manipulationen auf Papier zu ausgeklügelten digitalen Betrügereien. Diese Entwicklung unterstreicht die unablässigen Herausforderungen, mit denen Unternehmen und Privatpersonen gleichermaßen konfrontiert sind. Innovationen wie die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) haben sich als leistungsfähige Instrumente erwiesen, die Schutzmechanismen für Transaktionen bieten und manuelle Fehler erheblich reduzieren.

Die wichtigste Lehre aus der Beobachtung dieser Landschaft ist klar: Die Grundlage für einen wirksamen Schutz liegt in ständiger Aufmerksamkeit, Wachsamkeit und Anpassung. Während wir uns durch die komplexen Kanäle des modernen Geschäftslebens bewegen, ist es beruhigend zu erkennen, dass sich mit den Taktiken der Betrüger auch unsere Verteidigungsstrategien und -instrumente weiterentwickeln. Indem wir fundierte Entscheidungen treffen und eine Kultur der ständigen Weiterbildung fördern, können wir unser Vermögen schützen, unseren Ruf wahren und die Integrität jeder Transaktion gewährleisten.

Dieser Text wurde ursprünglich am 6. November 2020 veröffentlicht und zuletzt am 27. Oktober 2023 aktualisiert.