Was ist ein E-Dokument?

Die Digitalisierung von Unternehmen bedeutet, dass manuelle oder halbmanuelle Prozesse in vollständig automatisierte Prozesse umgewandelt werden, die leichter zu verwalten und zu überwachen sind. Die Digitalisierung von Unternehmen wird immer beliebter, aber sie wird heutzutage auch zu einer Notwendigkeit.

Eine Veränderung, die sich immer mehr durchsetzt, ist die Verwendung elektronischer Dokumente (E-Dokumente) anstelle von Papier, was die Unternehmen aus verschiedenen Gründen tun. Es gibt zahlreiche Beweise dafür, dass Investitionen in den elektronischen Dokumentenfluss die Unternehmensabläufe rationalisieren, sie sicherer machen, den grenzüberschreitenden Handel erleichtern und Geld und Umwelt sparen. Neben diesen Vorteilen gibt es auch regulatorische und bürokratische Gründe; die Zahl der behördlichen Verordnungen, die die Verwendung elektronischer Dokumente vorschreiben, wächst weltweit mit zunehmender Geschwindigkeit.

Auch wenn die Umstellung auf die Digitalisierung je nach wirtschaftlichen, behördlichen und geografischen Faktoren von unterschiedlichen Motiven angetrieben wird, ist die Verwendung elektronischer Transaktionsdokumente für praktisch alle Unternehmen weltweit zukunftssicher. Hier erhalten Sie ein besseres Verständnis von E-Dokumenten und der Frage, welche Dokumente unter die Definition fallen könnten.

Der Begriff "E-Dokument" bezieht sich auf alle Transaktionsdokumente, die zwischen Handelspartnern in einem elektronischen Format und auf elektronische Weise ausgetauscht werden. Im Unterschied zu PDF- oder Bilddateien sind E-Dokumente maschinenlesbar und werden in der Regel nicht per E-Mail, sondern über Software oder Online-Plattformen ausgetauscht. Zu den Arten von E-Dokumenten gehören unter anderem:

Mit welchen E-Dokumenten Sie arbeiten, hängt von Ihrer Geschäftstätigkeit und den örtlichen Vorschriften ab. Wenn Ihr Unternehmen in mehreren Ländern tätig ist, unterscheiden sich die bewährten Verfahren und behördlichen Anforderungen an die Geschäftsdokumentation wahrscheinlich von Land zu Land.

Das am häufigsten regulierte elektronische Dokument ist die elektronische Rechnung. Allerdings haben Regierungen auf der ganzen Welt damit begonnen, die Verwendung anderer Dokumenttypen, die in der obigen Liste aufgeführt sind, zu regulieren. Die Einhaltung der Vorschriften für E-Dokumente umfasst eine Vielzahl von Bedingungen, die Unternehmen erfüllen müssen. Lesen Sie unsere Liste der Konformitätsbedingungen oder sehen Sie sich unsere Weltkarte der E-Invoicing-Vorschriften an, um die Spezifikationen der Länder zu sehen, in denen Sie tätig sind.